Verwaltungsassistent (IT-RM-AS-2025-278-LD)

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit zusammenstoßen. Dieser Prozess liefert Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und gibt Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze.

Stellenbeschreibung

Einleitung:

Sind Sie eine organisierte, proaktive und flexible Verwaltungsassistentin bzw. ein flexibler Verwaltungsassistent mit kooperativem Geist und guten Kenntnissen in Softwarepaketen? Interessieren Sie sich dafür, an einer Reihe von administrativen Themen auf Abteilungsebene mitzuarbeiten und die Kolleginnen und Kollegen in einer dynamischen IT-Abteilung zu unterstützen?

Als Verwaltungsassistent im IT-Sekretariatsteam werden Sie Teil eines Teams von Assistenten und beteiligen sich an der täglichen Verwaltung des Sekretariats mit besonderem Schwerpunkt auf Informations-, Kommunikations- und Organisationsdiensten. Sie unterstützen außerdem den Raumleiter bei der Überwachung von Bürorenovierungsprojekten.

Aufgaben:

• Effiziente Nutzung digitaler Werkzeuge und Erkundung von Möglichkeiten zur Vereinfachung, Automatisierung oder Verbesserung administrativer Aufgaben (einschließlich KI-gestützter Tools, wo angemessen).
• Bearbeitung von täglichen Personal- und Verwaltungsanfragen (Ankunft, Abreise, Dienstreisen, Reisevorbereitungen, Spesenabrechnungen und Erstattungen) unter Verwendung der CERN-Tools und -Systeme.
• Unterstützung bei der Anwendung der administrativen und personellen Regeln und Verfahren von CERN und Erlernen der Navigation im regulatorischen Rahmen von CERN mit Anleitung durch das Team.
• Erste Anlaufstelle für routinemäßige administrative Anfragen sein und wissen, wann und wie komplexere Fälle eskaliert werden müssen.
• Übernahme kleiner Koordinationsaufgaben oder Mini-Projekte (z. B. Büroumzüge oder Renovierungsaktivitäten) mit Unterstützung des Teams.
• Zusammenarbeit mit internen Diensten und Kolleginnen und Kollegen bei CERN zur Unterstützung reibungsloser administrativer Abläufe.
• Mitwirkung bei IT-Onboarding- und Einführungsaktivitäten, einschließlich Vorbereitung von Materialien und Unterstützung bei Präsentationen für Neueinsteiger.
• Pflege und Aktualisierung digitaler Informationen (gemeinsame Dateien, Webseiten, Tabellen und Aufzeichnungen), um sicherzustellen, dass Informationen genau und leicht zugänglich sind. 

Qualifikationen

Technisches Zertifikat oder allgemeine Sekundarschulbildung oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Verwaltung oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

• Frühes Karrieremodell in einer administrativen Rolle.
• Interesse an administrativen und personellen Prozessen mit der Fähigkeit und Bereitschaft, Regeln und Verfahren mit Anleitung zu erlernen und anzuwenden.
• Sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen und moderner Bürosoftware (z. B. Microsoft 365) und Neugier, neue Werkzeuge und Arbeitsweisen zu erkunden.
• Interesse an der Nutzung von Technologie, einschließlich KI-gestützter Tools, zur Steigerung der Effizienz und Vereinfachung alltäglicher Aufgaben.
• Organisiert, proaktiv und in der Lage, selbstständig an klar definierten Aufgaben zu arbeiten, dabei wissend, wann Unterstützung anzufordern ist.
• Komfortabel in einem internationalen und multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
• Kenntnisse in Personal- und Verwaltungsdatenbanken sowie zugehörigen Werkzeugen wären von Vorteil.
• Erste Erfahrungen in der Koordination kleiner operativer Aktivitäten oder logistischer Projekte (z. B. Büroumzüge, Renovierungen) wären von Vorteil.

Technische Kompetenzen:

• Kenntnisse der administrativen Regeln und Verfahren.
• Kundenservice.
• Verwendung von Bürosoftwarepaketen.
• Organisation, Planung und Kontrolle.

Verhaltenskompetenzen:

• Erzielung von Ergebnissen: strukturierte und organisierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben mit Blick auf Ergebnisse zu planen.
• Beziehungsaufbau: Höflichkeit und Rücksichtnahme im Umgang mit anderen zeigen.
• Teamarbeit: Beitrag zur Förderung einer positiven Atmosphäre im Team durch eine optimistische und konstruktive Haltung; Probleme ansprechen.
• Effektive Kommunikation: Sicherstellung, dass Informationen, Verfahren und Entscheidungen angemessen dokumentiert werden.
• Flexibilität zeigen: Fähigkeit, Flexibilität zu demonstrieren und dabei alle geltenden Regeln einzuhalten.

Sprachkenntnisse:

Gesprochenes und geschriebenes Englisch mit der Bereitschaft, Französisch zu lernen.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsfrist:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 09.01.2026 um 23:59 CET erreichen. 

Beschäftigungsbedingungen:

Vertragsart: Befristeter Vertrag (2 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Hybrid

Diese Position beinhaltet:

• Arbeit während der Nacht, an Sonntagen und offiziellen Feiertagen, wenn dies durch die Bedürfnisse der Organisation erforderlich ist.

Jobgrade: 3-4

Jobreferenz: IT-RM-AS-2025-278-LD

Arbeitsbereich: Unterstützungsdienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/r Assistent/in / Teamassistent/in

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt  (steuerfrei), das mit Ihren relevanten Berufsjahren steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Absicherung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen je nach Ihren individuellen Umständen.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten) je nach Ihren individuellen Umständen.
• Möglichkeit, Ihren Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Anstellung.

Überblick über CERN – Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich wird!

Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu bahnbrechender Forschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, stellen sicher, dass jeder Beitrag geschätzt wird, und fördern unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zweck. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens verschiebt, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Seien Sie Teil unserer Mission, das Herz des Universums zu entdecken! MACHEN SIE MIT!

Mehr Informationen über uns hier: careers.cern