Direktionsassistentin / Direktionsassistent 50 - 60 %

Das Theodor Kocher Institut (TKI; https://www.tki.unibe.ch ) ist ein Institut der medizinischen Fakultät der Universität Bern mit einem Forschungsschwerpunkt zu Entzündungsprozessen im zentralen Nervensystem. Unser Sekretariat ist die Drehscheibe des Instituts – ein lebendiger Ort, an dem sich Mitarbeitende, Studierende und Gäste begegnen. Wir verstehen uns als Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam zum Erfolg des Instituts beiträgt.
Für unsere Direktorin, Frau Professor Britta Engelhardt, suchen wir eine organisatorisch starke und zugewandte Persönlichkeit, die Freude daran hat, die Direktorin vorausschauend und verlässlich in allen administrativen und organisatorischen Belangen zu untersützen und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

Wir suchen ab Januar 2026 oder nach Vereinbarung eine persönliche Assistentin / einen persönlichen Assistenten für unsere Direktorin, Frau Professor Britta Engelhardt.
Die Anstellung ist zunächst temporär und umfasst die Option einer späteren Festanstellung.

• Selbstständiges und vorausschauendes Führen und Priorisieren der Agenda der Direktorin: Planung und Koordination sämtlicher Termine, Sitzungen und Reisen.
• Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland – von der Vorbereitung bis zur Abrechnung.
• Planung, Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen, inklusive Protokollführung und Nachbereitung.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch (gelegentlich Französisch) mit hoher sprachlicher und stilistischer Sicherheit.
• Zugewandte und vertrauenswürdige Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende und Gäste des Instituts.
• Sichere Anwendung des Microsoft-Office-Pakets sowie der universitären IT-Systeme und Verwaltungssoftware.
• Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben sowie Stellvertretung im Team, wenn erforderlich.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung -idealerweise im Bereich Direktionsassistenz, Organisation oder Reise-/Tourismusmanagement.
• Empathische, verlässliche und serviceorientierte Persönlichkeit, die sich mit Engagement und Freude für das Wohl der Mitarbeitenden einsetzt und auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick behält.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einer sorgfältigen, strukturierten Arbeitsweise und einem ausgeprägten Sinn für Details.
• Freude an der Planung und Koordination internationaler Termine, Reisen und Konferenzen.
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch (Französisch von Vorteil).
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit sowie Freude an vielfältigen Aufgaben in einem lebendigen internationalen universitären Umfeld.
• Vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise, verbunden mit Diskretion, Loyalität und einem offenen, wertschätzenden Umgang mit Menschen

• Ein wertschätzendes, internationales und lebendiges Arbeitsumfeld in einem motivierten Team
• Abwechslungsreiche Aufgaben in direkter Zusammenarbeit mit der Institutsleitung
• Einen zentralen Arbeitsplatz im beliebten Länggassquartier
• Zeitgemässe und flexible Arbeitsbedingungen (Jahresarbeitszeit) nach kantonalen Richtlinien

Ihr Arbeitsort
Universität Bern - Theodor Kocher Institut - Freiestrasse 1 - 3012 Bern