Als stellvertretende Leitung der medizinischen Sekretariate tragen Sie zur Administration bei. Nutzen Sie die Chance auf ein vielseitiges und sinnstiftendes Arbeitsumfeld.
Aufgaben
Administrative Unterstützung der Ärzteschaft und Therapeut*innen.
Bearbeitung medizinischer Berichte und Korrespondenz.
Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen im Sekretariat.
Fähigkeiten
Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Grundausbildung erforderlich.
Organisationstalent und hohe Dienstleistungsorientierung.
Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise.
Als Stellvertretende Leitung der Medizinischen Sekretariate übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Doppelrolle: Einerseits leisten Sie täglich einen zentralen Beitrag in der Administration rund um unsere medizinischen Prozesse – andererseits sind Sie eng in die fachliche und organisatorische Führung des Sekretariats eingebunden. Gemeinsam mit der Leitung entwickeln Sie Prozesse weiter, tragen Verantwortung für reibungslose Abläufe und sind bei Abwesenheiten auch als direkte Ansprechperson des Sekretariats gefragt.
Ihre Aufgaben – vielseitig und sinnstiftend
Administrative und organisatorische Unterstützung der Ärzteschaft, Psychologie und weiteren Therapeut*innen (Drehscheibenfunktion für interne und externe Anspruchsgruppen)
Bearbeitung des medizinischen Berichtswesens inkl. Versand und Leistungserfassung, allgemeine Korrespondenz (z. B. Kostengutsprachegesuche, Versicherungsanfragen, Rezepte usw.)
Koordination und Organisation von Sitzungen, Weiterbildungen und sonstigen Veranstaltungen
Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeitenden
Mitarbeit bei der laufende Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen und Unterstützung in deren Implementierung, Umsetzung und Einhaltung, Mitwirken in Arbeitsgruppen
Ferienvertretung im Medizinischen Sekretariat der Ambulanten Dienste
Allenfalls Funktion als Kontaktperson für Arbeitssicherheit (KOPAS)
Stellvertretung der Leitung Medizinische Sekretariate sowie Assistent*in des Ärztlichen Direktors
Teilnahme und/oder Vertretung in internen Gremien (z. B. Ines KIS Betriebsgruppe, medizinische Leitungssitzungen, Rapporte, Konferenzen) inkl. Protokollführung
Enge Zusammenarbeit mit dem Direktionssekretariat inkl. Ferienvertretung der Direktionsassistenz (bei Bedarf auch Protokollführung bei Sitzungen der Klinikdirektion)
Das bringen Sie mit
Freude an Weiterentwicklung, Projektarbeit und kollegialer, transparenter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Grundausbildung (z. B. MPA)
Weiterbildung als Arzt-/Spitalsekretär*in/Chefarztsekretär*in oder als Direktionsassistenz von Vorteil
Berufserfahrung im medizinischen Sekretariatsbereich
Vernetztes, bereichsübergreifendes Denken, hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten laufend den Gegebenheiten entsprechend sinnvoll anzupassen
Geduld mit sich und anderen, Freude an der Zusammenarbeit in interprofessionellen Teams
Organisationstalent mit einer raschen Auffassungsgabe und hoher Dienstleistungsorientierung mit der Fähigkeit, Prioritäten laufend den Gegebenheiten entsprechend sinnvoll anzupassen
Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise auch in hektischen Momenten
Erste Erfahrungen in einer Leitungsfunktion von Vorteil
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Versierter Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit einem Klinikinformationssystem (wir arbeiten mit Navision und InesKIS)
Lohncheck
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