Koordinator für Kommissions- und Programmunterstützung

Koordinator für Kommissions- und Programmunterstützung (Genf - Schweiz)

Schließen Sie sich der FIA-Abteilung für Mobilität & Nachhaltigkeit an und übernehmen Sie eine Rolle bei der Unterstützung unserer globalen Initiativen! Sie werden im Zentrum der Koordination der FIA-Mobilitätskommissionen und verwandter Programme stehen und dazu beitragen, die Zukunft der Governance, Interessenvertretung und Nachhaltigkeit mitzugestalten.

Als Koordinator für Kommissions- und Programmunterstützung übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der operativen, administrativen und sekretariellen Unterstützung, um die effektive Organisation und Koordination der Aktivitäten der Abteilung sicherzustellen. Sie sind verantwortlich für die Unterstützung bei der Vorbereitung, Logistik und Dokumentation von Sitzungen der Leitungsorgane und die Unterstützung wichtiger Interessengruppen. Sie arbeiten eng mit der Executive Assistant (EA) des Generalsekretärs & WCAMT-Koordinators sowie mit dem Kommissions- und Programmleiter zusammen. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisation, Genauigkeit und Diskretion.

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:

ADMINISTRATIVE UND PROGRAMMUNTERSTÜTZUNG

• Enge Abstimmung mit der EA & WCAMT-Koordinatorin, um Konsistenz bei Terminplanung, Dokumentenmanagement und Informationsfluss innerhalb der Abteilung Mobilität & Nachhaltigkeit sicherzustellen.
• Erbringung vielfältiger administrativer Unterstützung (Kalender, Sitzungslogistik, Spesen, Reiseverwaltung, Rechnungen, Präsentationen usw.) und proaktive Bewältigung von kurzfristigen Änderungen.
• Unterstützung des Kommissions- und Programmleiters bei der Koordination von Projekten und Initiativen im Bereich Interessenvertretung und Nachhaltigkeit.
• Regelmäßige Abstimmung mit internen Abteilungen (Finanzen, Veranstaltungen, Recht usw.) und externen Interessengruppen, einschließlich FIA-Mitgliedsclubs und externen Partnern.

KOORDINATION DER KOMMISSIONEN UND SEKRETARIATUNTERSTÜTZUNG

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Save-the-Date-Hinweisen, Tagesordnungen und Arbeitspapieren für die Mobilitäts- und Nachhaltigkeitskommissionen (WCAMT, ProCom, CHI, FMC usw.).
• Koordination der Logistik für Sitzungen (Teams, persönlich, hybrid).
• Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumentationen und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Pflege genauer Datenbanken der Kommissionsmitglieder und Mandate.
• Unterstützung bei der Zusammenstellung von Abstimmungsliste, Anwesenheitslisten, Dokumentenarchiven und bei der Vorbereitung von E-Abstimmungen.
• Unterstützung bei der Nachverfolgung von Maßnahmen und Entscheidungen der Leitungsorgane.

PROFIL:

• Universitäts- oder Hochschulabschluss (Betriebswirtschaft, Internationale Beziehungen, Jura oder verwandtes Fach). Relevante berufliche Aus- oder Weiterbildung ist von Vorteil.
• 2-4 Jahre relevante Erfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder projektunterstützenden Funktion.
• Erfahrung in internationalen oder mitgliedsbasierten Organisationen ist wünschenswert.
• Fließendes Englisch erforderlich. Weitere Sprachen sind von Vorteil.
• Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Erfahrung mit Teams, SharePoint und kollaborativen Plattformen.

Fähigkeiten:

• Ausgezeichnete organisatorische, koordinative und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Starke schriftliche Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeiten.
• Detailgenauigkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit, insbesondere unter engen Fristen.
• Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren und vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
• Takt, Diplomatie, Diskretion, Teamgeist und Anpassungsfähigkeit.

Bewerbungsschluss: 5. November 2025

Diese Position ist in den FIA-Büros in Genf angesiedelt.

Wenn Sie ein hohes Maß an Organisation, Diskretion und die erforderliche Berufserfahrung mitbringen, senden Sie uns bitte Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben.

Die FIA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für den Aufbau einer vielfältigen und integrativen Belegschaft einsetzt. Wir begrüßen und ermutigen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten.