RUAG AG
Emmen
Vor 13 Stunden
Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld
- 05 März 2026
- 100%
- Emmen
Job-Zusammenfassung
Als Senior Assistant unterstützt du die ICT-Führung proaktiv. Hier erwartet dich ein dynamisches Umfeld mit flexiblen Arbeitsbedingungen.
Aufgaben
- Du kümmerst dich um das End-to-End Termin- und Pendenzenmanagement.
- Organisation von internen Anlässen, Workshops und Team-Events.
- Du unterstützt bei Budgetierung, Offerten und Servicecontrolling.
Fähigkeiten
- Abgeschlossene Grundausbildung oder höhere Qualifikation erforderlich.
- Sehr gute MS Office Kenntnisse und Affinität für digitale Tools.
- Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Diskretion.
Ist das hilfreich?
Über den Job
Das kannst du bewegen
Als Senior Assistant unterstützt du die ICT-Führung proaktiv, vorausschauend und diskret. Du bist eine zentrale Drehscheibe für Organisation, Koordination, Kommunikation und administrative Exzellenz.
- Proaktive Unterstützung der ICT-Führungspersonen in administrativen und organisatorischen Aufgaben
- End-to-End Termin- und Pendenzenmanagement (Sitzungen, Reisen, Entscheidungen, Nachverfolgung von Action Items)
- Vorbereitung, Protokollierung (oder Sicherstellung) und Nachbearbeitung von Bereichssitzungen inkl. Massnahmen-Tracking
- Professionelles Schnittstellenmanagement innerhalb der ICT sowie zu internen Stakeholdern (Finance, HR, Procurement etc.)
- Organisation interner Anlässe, Workshops, Team-Events und bereichsrelevanter Meetings inkl. Teilnehmermanagement
- Spesenprozesse, Kontierung und Rechnungsverarbeitung, Erfassung externer Ressourcen
- Unterstützung von Fachbereichs- und Teamleitern bei Budgetierung, Offerten, Servicecontrolling (z.B. Aufbereitung von Unterlagen, Terminkoordination, Nachverfolgung)
- Mitarbeit in bzw. Koordination von Sonderaufträgen und kleineren Projekten (z.B. Einführung/Verbesserung administrativer Standards, Events)
- Kontinuierliche Optimierung administrativer Abläufe und Vorlagen (Effizienz, Qualität, Transparenz)
Das bringst du mit
- Abgeschlossene Grundausbildung (EFZ) oder höhere Qualifikation (z.B. HF, FA, Weiterbildung Assistenz/Office Management)
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Senior Assistant / Executive Assistant), ideal in einem technologie- oder industriegeprägten Umfeld
- Sehr gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie prozessorientierte Denkweise
- Sicherer Umgang mit MS Office / M365 (Outlook, Teams, OneNote, SharePoint) und Affinität für digitale Tools
- Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise; du behältst auch bei Parallelität den Überblick
- Ausgeprägte Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professionelles Auftreten
- Proaktive, lösungsorientierte Haltung (du siehst, was gebraucht wird, und setzt es um)
- Teamorientierte Persönlichkeit mit klarer, freundlicher und verbindlicher Kommunikationsweise
- Hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative
Lohn und Nebenleistungen
Du kannst 100 Sachen gleichzeitig erledigen? Richtige Freude kommt bei dir erst auf, wenn du Excel-Tabellen oder Power-Point-Präsentationen erstellen kannst? Dann wartet ein Job in der Administration von RUAG auf dich. Bei uns kannst du anspruchsvolle Aufgaben erledigen, von flexiblen Arbeitsbedingungen profitieren und einen Beitrag zur Sicherheit der Schweiz leisten.
- Abgeschlossene Grundausbildung (EFZ) oder höhere Qualifikation (z.B. HF, FA, Weiterbildung Assistenz/Office Management)
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Senior Assistant / Executive Assistant), ideal in einem technologie- oder industriegeprägten Umfeld
- Sehr gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie prozessorientierte Denkweise
- Sicherer Umgang mit MS Office / M365 (Outlook, Teams, OneNote, SharePoint) und Affinität für digitale Tools
- Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise; du behältst auch bei Parallelität den Überblick
- Ausgeprägte Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professionelles Auftreten
- Proaktive, lösungsorientierte Haltung (du siehst, was gebraucht wird, und setzt es um)
- Teamorientierte Persönlichkeit mit klarer, freundlicher und verbindlicher Kommunikationsweise
- Hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative
Als Senior Assistant unterstützt du die ICT-Führung proaktiv, vorausschauend und diskret. Du bist eine zentrale Drehscheibe für Organisation, Koordination, Kommunikation und administrative Exzellenz.
- Proaktive Unterstützung der ICT-Führungspersonen in administrativen und organisatorischen Aufgaben
- End-to-End Termin- und Pendenzenmanagement (Sitzungen, Reisen, Entscheidungen, Nachverfolgung von Action Items)
- Vorbereitung, Protokollierung (oder Sicherstellung) und Nachbearbeitung von Bereichssitzungen inkl. Massnahmen-Tracking
- Professionelles Schnittstellenmanagement innerhalb der ICT sowie zu internen Stakeholdern (Finance, HR, Procurement etc.)
- Organisation interner Anlässe, Workshops, Team-Events und bereichsrelevanter Meetings inkl. Teilnehmermanagement
- Spesenprozesse, Kontierung und Rechnungsverarbeitung, Erfassung externer Ressourcen
- Unterstützung von Fachbereichs- und Teamleitern bei Budgetierung, Offerten, Servicecontrolling (z.B. Aufbereitung von Unterlagen, Terminkoordination, Nachverfolgung)
- Mitarbeit in bzw. Koordination von Sonderaufträgen und kleineren Projekten (z.B. Einführung/Verbesserung administrativer Standards, Events)
- Kontinuierliche Optimierung administrativer Abläufe und Vorlagen (Effizienz, Qualität, Transparenz)
