Medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär im Kardiologischen Dienst - 80%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 180 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Highlights und Schlüsseldaten des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie  hier klicken.

Angeschlossen an das  Medizinische Departement , betreut der Kardiologische Dienst erwachsene Patientinnen und Patienten mit nicht-chirurgischen diagnostischen und therapeutischen Herzerkrankungen. Er führt endovaskuläre Eingriffe an den Herz- und peripheren Gefäßen, am Myokard und an den Klappen durch.

Stellenbeschreibung

Sie sind verantwortlich für das Sekretariat der Poliklinik. In diesem Zusammenhang organisieren Sie eigenständig die Terminplanung für Konsultationen sowie ambulante Untersuchungen (Terminvereinbarungen, Einladungen) und die Organisation von Zusatzuntersuchungen, während Sie die korrekte Bearbeitung der medizinischen Akte sicherstellen.

Sie nehmen Telefonanrufe entgegen und empfangen Patientinnen, Patienten und/oder deren Angehörige persönlich.

Sie bearbeiten die Terminanfragen des Tages (E-Mails / DPI Visa) und erstellen Berichte zu Konsultationen (Problembaustein), Standardbriefe sowie deren Ablage und Weiterleitung.

Sie verwalten ebenfalls Telefonanrufe und erledigen administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Funktion (Dokumentenscans, Vorbereitung von Programmen und Tagesakten).

Sie führen den Kalender der Ärzte in GRECO (Urlaub, Kongresse, Kurse, Erstellung von Diensten) aktuell.

Sie erstellen monatlich die Statistiken des Polikliniksekretariats, organisieren alle zwei Jahre die FMH-Prüfungen sowie das jährliche Symposium zur Herzinsuffizienz und koordinieren die Kolloquien der Poliklinik (Raumbuchung, Protokollführung, Essensbestellung).

Sie sind sicher im Umgang mit der DRM-Verwaltung.

Qualifikationen

Sie besitzen eine kaufmännische Grundbildung (CFC) und/oder ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung.

Sie verfügen über 2 bis 3 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position innerhalb eines medizinischen Sekretariats.

Sie haben sehr gute Kenntnisse der Standard-Computerprogramme Word, Excel (ECDL-Niveau) sowie der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, GRECO, OPALE) und der vorhandenen Anwendungsprogramme.

Sie beherrschen die Problembaustein-Software (BP) sehr gut und kennen die Software Dragon Medical Direct (DMD).

Sie verfügen über ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse und beherrschen Französisch sowie die medizinische Terminologie sehr gut.

Mit einem guten Teamgeist sind Sie in der Lage, in einem gemeinsamen Büro mit mehreren Sekretärinnen zu arbeiten.

Sie besitzen ein ausgezeichnetes Organisationstalent und Prioritätensinn, sind selbstständig, dynamisch, sorgfältig und präzise in den Ihnen übertragenen Aufgaben.

Sie verfügen auch über die nötigen Werkzeuge, um unvorhergesehene Situationen zu bewältigen und Stresssituationen sowie Prioritäten problemlos zu managen.

Ihre Anpassungsfähigkeit und Vielseitigkeit ermöglichen es Ihnen, die Führungskräfte in ihren administrativen Tätigkeiten zu unterstützen.

Schließlich zeigen Sie ein ausgeprägtes Verständnis für Vertraulichkeit und sind in der Lage, Normen und Verfahren einzuhalten.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.04.2026
• Anzahl der Stellen: 2
• Beschäftigungsgrad: 50% und 40%
• Funktionsklasse: 11 (10, falls keine Inhaberin oder Inhaber der ECDL-Zertifikate, nämlich Advanced für Word und Standard für Excel)
• Vertragsart: Unbefristet
• Bewerbungsfrist: 15.03.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau M.-C. Pennacchioli, Sekretariatsleitung, Tel. 079 55 35194

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG fördern Bewerbungen von Personen, die vom kantonalen Arbeitsamt vermittelt werden, im Rahmen ihres Engagements gegen Arbeitslosigkeit.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.