Assistent (Dienstplan)

Stellenbeschreibung - Assistent (Dienstplan) (2503792)

Assistent (Dienstplan) - (2503792)

Stufe: G4

Vertragsart: Befristete Anstellung

Vertragsdauer (Jahre, Monate, Tage): 12 Monate

: 16. Okt. 2025, 6:47:15

: 30. Okt. 2025, 22:59:00

: Korea, Republik-Seoul

: WP/ACE Asia-Pacific Centre for Environment and Health in WPR

: Vollzeit

WICHTIGER HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die oben angegebene Frist für den Eingang der Bewerbungen die Systemeinstellungen Ihres persönlichen Geräts widerspiegelt.

ZIELE DES PROGRAMMS

Das WHO Asia-Pacific Centre for Environment and Health (ACE) hat zum Ziel:

• Wissenschaftliche Informationen zu generieren, Trends zu überwachen und Belege zu analysieren, um Advocacy, Programme, Politiken und Maßnahmen zu städtischer und Inselgesundheit, Umwelt und Klimawandel mit Schwerpunkt auf Anpassung zu unterstützen;
• Mitgliedstaaten bei der Entwicklung von Politiken zum Schutz und zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden durch Anpassung globaler Normen und Standards, Kapazitätsaufbau und technische Unterstützung zu helfen;
• Mit Sektoren, internationalen Agenturen, Geldgebern und Interessengruppen zusammenzuarbeiten, um Politik und Maßnahmen zu Klima und Gesundheit in der Region Westpazifik und darüber hinaus zu beschleunigen.

AUFGABENBESCHREIBUNG

Unter der allgemeinen Aufsicht und Anleitung des Programmmanagement- und Verwaltungsbeauftragten erfüllt der Stelleninhaber folgende Aufgaben:

• Eingehende Korrespondenz empfangen, prüfen, verfolgen und verteilen, Hintergrundinformationen oder zugehörige Akten anhängen und an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten, wobei bei Bedarf auf spezifische Probleme hingewiesen wird.
• Antworten auf allgemeine und administrative Korrespondenz auf Grundlage von Anweisungen oder eigeninitiativ entwerfen und diese Korrespondenz abschließen.
• Mit GSM Reiseanträge für offizielle WHO-Reisen vorbereiten. Flug- und Hotelreservierungen vornehmen, Reisemappen erstellen und andere damit zusammenhängende Angelegenheiten nach Anweisung oder eigeninitiativ erledigen.
• Über das Oracle/GSM-Beschaffungsmodul Verträge für Berater, Vereinbarungen zur Arbeitsleistung (APW) und andere Vertragsmodalitäten initiieren. Empfang von Lieferungen überwachen und Zahlungen bei Bedarf einleiten und überwachen. Über das Oracle/GSM-Beschaffungsmodul Bestellungen für Waren initiieren und Empfang von Lieferungen überwachen.
• In Zusammenarbeit mit leitenden Verwaltungsmitarbeitern Fristen überwachen, Mitarbeiter daran erinnern und sicherstellen, dass Korrespondenz und Anfragen zeitnah beantwortet werden.
• Technische Berichte und Dokumente, tabellarische Materialien tippen, sprachlich und grammatikalisch bearbeiten, korrigieren und formatieren gemäß WHO- und Abteilungsrichtlinien und bei der Vorbereitung von Präsentationen assistieren.
• Dokumente und Informationen aus internen und externen Quellen beschaffen; Informationsrecherchen (Bibliothek, Internet) nach Anforderung durchführen.
• Ablagesysteme pflegen und sicherstellen, dass alle unterstützten Aktivitäten nachvollziehbar und zugänglich sind.
• Besucher und Telefonanrufe taktvoll und diskret empfangen, Termine vereinbaren, Anfragen beantworten und/oder Besucher und Anrufer höflich weiterleiten, Hintergrundinformationen zum Zweck der Termine einholen.
• Unterstützung bei der Organisation von Team- und Abteilungsbesprechungen, Workshops, Seminaren usw., einschließlich der Erstellung von Teilnehmerlisten, Vorbereitung von Reiseanträgen, Einladungsschreiben, Akten, Präsentationen und Folien, Reservierung von Besprechungsräumen und Hotelunterkünften.
• Vertretung anderer Unterstützungskräfte nach Bedarf.
• Weitere verwandte Aufgaben nach Anweisung oder Bedarf ausführen, einschließlich Unterstützung anderer Arbeitsbereiche und Teams innerhalb der Abteilung.

ERFORDERLICHE QUALIFIKATIONEN

Ausbildung

Erforderlich: Abschluss der Sekundarschule mit gründlicher Ausbildung in sekretariellen und administrativen Tätigkeiten.

Wünschenswert: Universitätsabschluss in relevanten Bereichen. Spezielle sekretarielle oder administrative Ausbildung.

Erfahrung

Erforderlich: Mindestens drei Jahre Erfahrung in sekretariellen/administrativen Positionen.

Wünschenswert: Relevante Erfahrung bei der WHO, einer anderen UN-Organisation oder internationalen Organisationen. Erfahrung mit Oracle-basierten oder anderen Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Systemen.

Fähigkeiten

• Gründliche Kenntnisse der Büroabläufe.
• Detailorientierte Person.
• Fähigkeit, Routine von Nicht-Routine zu unterscheiden.
• Fähigkeit, Korrespondenz, Sitzungszusammenfassungen und Notizen für die Akten zu verfassen.
• Gute Computerkenntnisse, einschließlich der Fähigkeit oder Bereitschaft, mit webbasierten Ressourcen zu arbeiten, und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Softwareanwendungen.
• Fähigkeit, harmonisch im Team zu arbeiten, sich an unterschiedliche Bildungs- und kulturelle Hintergründe anzupassen und einen hohen Standard persönlicher Verhaltensweisen aufrechtzuerhalten.

WHO-Kompetenzen

Teamarbeit

Respektieren und Fördern individueller und kultureller Unterschiede

Kommunikation

Erzielung von Ergebnissen

Sich selbst kennen und managen

Sprachkenntnisse

Erforderlich: Fließend in Koreanisch und Englisch.

VERGÜTUNG

Die WHO bietet Mitarbeitern in der Kategorie Allgemeine Dienste ein attraktives Vergütungspaket, das für die oben genannte Position ein jährliches Nettogrundgehalt ab KRW 53.718.000 (vorbehaltlich obligatorischer Abzüge für Rentenbeiträge und Krankenversicherung, sofern zutreffend) und 30 Tage Jahresurlaub umfasst.

WEITERE INFORMATIONEN

• Diese Stellenausschreibung kann zur Besetzung anderer ähnlicher Positionen auf derselben Gehaltsstufe verwendet werden.
• Nur ernsthaft in Betracht gezogene Kandidaten werden kontaktiert.
• Ein schriftlicher Test und/oder eine asynchrone Video-Bewertung kann als Auswahlverfahren verwendet werden.
• Falls Ihre Bewerbung für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wird, müssen Sie im Voraus eine gescannte Kopie der für diese Position erforderlichen Abschlüsse/Diplome/Zertifikate vorlegen. Die WHO berücksichtigt nur höhere Bildungsabschlüsse von Institutionen, die in der World Higher Education Database (WHED) akkreditiert/anerkannt sind, eine Liste, die von der International Association of Universities (IAU)/UNESCO aktualisiert wird. Die Liste ist unter folgendem Link zugänglich: http://www.whed.net/. Einige Berufsqualifikationen sind möglicherweise nicht in der WHED aufgeführt und erfordern eine individuelle Prüfung.
• Gemäß Artikel 101, Absatz 3, der Charta der Vereinten Nationen ist bei der Einstellung von Personal die Notwendigkeit, die höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität zu gewährleisten, vorrangig. Dabei wird auch auf eine möglichst breite geografische Rekrutierung geachtet.
• Jede Ernennung/Verlängerung unterliegt den WHO-Personalvorschriften, Personalregeln und dem Handbuch.
• Der Generaldirektor behält sich das Recht vor, keine Ernennung für diese Stelle vorzunehmen, eine Ernennung auf niedrigerer Stufe vorzunehmen oder eine Ernennung mit geänderter Stellenbeschreibung, einschließlich Verkürzung der Vertragsdauer, vorzunehmen.
• Die WHO verpflichtet sich, ein vielfältiges und inklusives Umfeld gegenseitigen Respekts zu schaffen. Die WHO stellt Personal unabhängig von Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Sprache, Rasse, Familienstand, religiösem, kulturellem, ethnischem und sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalen ein.
• Personen mit Behinderungen können angemessene Vorkehrungen (Modifikationen oder Anpassungen des Bewerbungs- oder Einstellungsverfahrens) beantragen, um ihre Teilnahme am Bewerbungs- und Einstellungsverfahren zu unterstützen. Bitte senden Sie eine E-Mail an reasonableaccommodation@who.int mit Ihrem vollständigen Namen, der Stellenanzeige, auf die Sie sich bewerben, und spezifischen Details zu den benötigten Vorkehrungen.
• Ein tadelloses Verhalten in Bezug auf Integrität und berufsethische Standards ist unerlässlich. Die WHO ist stolz auf eine Belegschaft, die sich an die höchsten ethischen und beruflichen Standards hält und sich verpflichtet, die WHO-Wertecharta in die Praxis umzusetzen.
• Die WHO toleriert keine sexuelle Ausbeutung und Missbrauch (SEA), sexuelle Belästigung und andere Arten von missbräuchlichem Verhalten (z. B. Diskriminierung, Machtmissbrauch und Belästigung). Alle Mitglieder der WHO-Belegschaft haben eine Rolle bei der Förderung eines sicheren und respektvollen Arbeitsplatzes und sollten der WHO alle tatsächlichen oder vermuteten Fälle von SEA, sexueller Belästigung und anderen Arten von missbräuchlichem Verhalten melden. Um sicherzustellen, dass Personen mit nachgewiesener Vorgeschichte von SEA, sexueller Belästigung oder anderen Arten von missbräuchlichem Verhalten nicht von der Organisation eingestellt werden, führt die WHO eine Hintergrundüberprüfung der Endkandidaten durch.
• Die WHO hat eine rauchfreie Umgebung und stellt keine Raucher oder Nutzer jeglicher Tabakformen ein.
• Die WHO bietet auch eine breite Palette von Vorteilen für Mitarbeiter, einschließlich Elternzeit und attraktive flexible Arbeitsregelungen, um eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern und allen Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Talente voll auszudrücken und zu entwickeln.
• Das gesetzliche Rentenalter für Personalstellen beträgt 65 Jahre. Für externe Bewerber werden in der Regel nur diejenigen berücksichtigt, die voraussichtlich die Vertragsdauer erfüllen.
• Bitte beachten Sie, dass WHO-Verträge davon abhängig sind, dass Mitglieder der Belegschaft bestätigen, dass sie gemäß WHO-Anforderungen geimpft sind, bevor sie eine WHO-Tätigkeit aufnehmen, außer wenn eine medizinische Bedingung eine solche Impfung nicht zulässt, wie von den WHO-Diensten für Personalgesundheit und Wohlbefinden (SHW) bescheinigt. Der erfolgreiche Kandidat wird gebeten, relevante Nachweise zu dieser Bedingung vorzulegen. Eine Kopie des aktualisierten Impfpasses muss im medizinischen Freigabeprozess dem WHO-Medizinservice vorgelegt werden. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Länder den Nachweis spezifischer Impfungen für die Ein- oder Ausreise verlangen. Beispielsweise ist ein offizieller Nachweis/Zertifikat der Gelbfieberimpfung für die Einreise in viele Länder erforderlich. Länderspezifische Impfempfehlungen finden Sie auf der WHO-Website für internationale Reisen und Personalgesundheit und Wohlbefinden. Für impfungsbezogene Fragen wenden Sie sich bitte direkt an SHW unter shws@who.int.
• Diese Stelle unterliegt der lokalen Rekrutierung und wird mit Personen besetzt, die im lokalen Pendelbereich des Dienstortes rekrutiert werden.
• Falls die Website nicht richtig angezeigt wird, versuchen Sie es erneut, indem Sie: (i) prüfen, ob Sie die neueste Version des Browsers installiert haben (Chrome, Edge oder Firefox); (ii) Ihren Browserverlauf löschen und die Seite in einem neuen Browserfenster (nicht in einem neuen Tab desselben Browsers) öffnen; oder (iii) die Website mit dem Mozilla Firefox-Browser oder einem anderen Gerät aufrufen. Klicken Sie auf diesen Link für detaillierte Anleitungen zum Ausfüllen von Bewerbungen: Anweisungen für Kandidaten