Reservierungs- & Kommunikationsagent - Genf, Schweiz

Über Four Seasons:

Four Seasons wird von unseren Mitarbeitern angetrieben. Wir sind ein Kollektiv von Individuen, die danach streben, besser zu werden, uns zu neuen Höhen zu pushen und einander so zu behandeln, wie wir selbst behandelt werden möchten. Unsere Teammitglieder auf der ganzen Welt schaffen durch ein Engagement für Luxus mit echtem Herzen erstaunliche Erlebnisse für unsere Gäste, Bewohner und Partner. Wir wissen, dass der beste Weg, unseren Mitarbeitern diese außergewöhnlichen Gästeerlebnisse zu ermöglichen, durch eine erstklassige Mitarbeitererfahrung und Unternehmenskultur führt.

Bei Four Seasons glauben wir daran, ein bekanntes Gesicht zu erkennen, ein neues willkommen zu heißen und jeden, den wir treffen, so zu behandeln, wie wir selbst behandelt werden möchten. Ob Sie mit uns arbeiten, bei uns wohnen, mit uns leben oder uns entdecken – wir glauben, dass unser Zweck darin besteht, Eindrücke zu schaffen, die ein Leben lang bleiben. Dies entspringt unserem Glauben, dass das Leben reicher ist, wenn wir uns wirklich mit den Menschen und der Welt um uns herum verbinden.

Über den Standort:

Das Four Seasons Hotel des Bergues ist Genfs erstes Hotel und ein Wahrzeichen, das zeitgenössische und klassische Dekore vereint, nur wenige Schritte vom See, der Altstadt und dem berühmten Quartier des Banques entfernt, mit einem wunderschönen Blick auf den Jet d'Eau. Ein hochmodernes Spa und ein lebendiger F&B-Betrieb ergänzen den außergewöhnlichen Service unseres außergewöhnlichen Teams.

STELLENBESCHREIBUNG

Der Reservations- & Communications Agent ist verantwortlich für die Verwaltung von Gästebuchungen und die Bearbeitung aller eingehenden Kommunikationen, um ein nahtloses und personalisiertes Erlebnis zu gewährleisten. Diese Rolle erfordert fundierte Kenntnisse der Hotelprodukte, Dienstleistungen und Sonderangebote, Beherrschung der Reservierungsverfahren und -systeme sowie eine stets höfliche, professionelle und herzliche Herangehensweise. Die Einhaltung der Four Seasons Kernstandards und Servicekultur ist unerlässlich.

Erforderliche Qualifikationen

• Sprachen:Fließend in Französisch und Englisch (Lesen, Schreiben, Sprechen); eine weitere Fremdsprache ist von Vorteil.

• Systeme:Vertrautheit mit PMS Opera, Excel, Word, Outlook, Teams und Reservierungsplattformen; starke Computerkenntnisse.

• Kommunikation:Angenehme, professionelle Telefonmanier; klare schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.

• Service & Verkauf:Fähigkeit, Hotelfunktionen überzeugend darzustellen, um die Buchungsrate zu maximieren; starke Kundenorientierung.

• Professionalität:Hohe Integrität, Diskretion und Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten; starke Teamfähigkeit.

• Flexibilität:Fähigkeit, unterschiedliche Arbeitszeiten, einschließlich Wochenenden, zu arbeiten.

Kernverantwortlichkeiten

Reservierungsmanagement

• Erfassen von Verkäufen aus eingehenden Reservierungsanrufen und Nachrichten; Umwandlung von Anfragen durch sicheres Produktwissen und überzeugende Kommunikation.

• Beantwortung aller Gästefragen zu Unterkunft und allgemeinen Hotelinformationen.

• Darstellung und Positionierung der Hotelmerkmale, Vorteile und Werte zur Buchungsabschlusserzielung.

• Kontaktaufnahme mit Gästen oder Reiseplanern zur Klärung von Präferenzen, Unstimmigkeiten und Sonderwünschen vor der Ankunft.

• Umgehende und professionelle Bearbeitung von Gästebeschwerden gemäß Four Seasons Richtlinien; Information des Managers über Probleme und ergriffene Maßnahmen.

• Bestätigung und/oder Garantie von nicht garantierten Reservierungen; Klärung von Wartelisten; Verwaltung von Stornierungen und Nichterscheinen.

• Sicherstellung, dass Bestätigungen täglich versendet werden und alle relevanten Informationen in den entsprechenden Systemen erfasst sind.

• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb & Marketing bei Gruppenmanagement, Dateiaktualisierungen, Sperrzeiten und Folgeaktionen für jede Akte.

Kommunikation & PBX-Betrieb

• Entgegennahme aller eingehenden Anrufe und FS Messenger-Anfragen und entsprechende Weiterleitung.

• Volle Vertrautheit mit PBX-Betrieb: Anwendung/Entfernung von „Bitte nicht stören“, fehlerfreie Durchführung von Weckrufverfahren und genaue Aufzeichnungspflege.

• Wahrung der Diskretion bezüglich Hotelgästen und Mitarbeitern; keine Weitergabe unautorisierter Informationen.

• Schnelle und effiziente Reaktion auf Notfallanfragen und Befolgung der Krisenmanagementprotokolle.

Datenqualität & Berichterstattung

• Aufrechterhaltung der Genauigkeit und Sauberkeit der Golden- & PMS-Datenbank:

• Sicherstellung der korrekten Marktsegmentierung für jede Reservierung.

• Erstellung von Tickets zur Zusammenführung doppelter Profile und Pflege sauberer Golden-Profile.

• Beantwortung allgemeiner Reservierungs-/PBX-E-Mails; Abruf, Verteilung und angemessene Reaktion.

• Erreichung der Zielvorgaben bei Hotel Mystery Shopping Anrufen (sofern zutreffend).

Notfall, Sicherheit & Compliance

• Reaktion gemäß Krisenmanagementplan in Notfall- oder Sicherheitslagen (Feuer, Bombendrohung, Krankenwagen, Polizei, Arztanrufe).

• Volle Kenntnis der Feuer- und Notfallverfahren des Hotels; schnelles und effizientes Handeln bei Notfallanfragen.

• Einhaltung der Four Seasons Standards für Vertrieb, Marketing, Erscheinungsbild, Hygiene und Hotelregeln; Aufrechterhaltung höchster Standards bei persönlichem Erscheinungsbild und Hygiene.

• Volle Verpflichtung und Einhaltung der vom Hotel umgesetzten Gesundheits-, Sicherheits- und Hygienemaßnahmen.

Verwaltung & Kontinuierliche Verbesserung

• Pflege des Bestands an Standardabteilungsbedarf und Druckmaterialien, Bestellung von Büromaterial und Überwachung des DECT-Telefonsystems des Hotels.

• Teilnahme an erforderlichen beruflichen Weiterbildungen und Schulungen.

• Aktives Zuhören durch gründliche Notizen, Vorbereitung auf erwartete Fragen und Entwicklung organisierter Aktionspläne demonstrieren.

• Ausführung weiterer Aufgaben oder Projekte nach Anweisung der Hotelleitung oder des Reservierungsmanagers.

Leistung & Verhalten

• Effizientes Arbeiten in einer stressigen Umgebung; effektives Stressmanagement.

• Demonstration von Professionalität, Integrität und Diskretion in allen Interaktionen.

• Einhalten und Beherrschen der Qualitätsstandards, die mit der Rolle verbunden sind.

Diese Aufgaben sind beispielhaft, nicht abschließend. Pflichten, Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten können jederzeit mit oder ohne Vorankündigung geändert werden.

Ich bestätige, dass ich die in dieser Stellenbeschreibung aufgeführten Verantwortlichkeiten gelesen und verstanden habe und diese erfüllen werde.