The Global Fund to fight Aids, Tuberculosis and Malaria
Geneva
Vor 5 Stunden
Koordinator des Personalrats, Personalabteilung (80%) - GL B - Befristet bis Dezember 2028
- 22 Februar 2026
- 80%
- Geneva
Job-Zusammenfassung
Koordinator*in des Personalrats im Personalwesen (80%) bis 2028. Eine großartige Gelegenheit für eine unterstützende Rolle.
Aufgaben
- Administrative Unterstützung und Koordination der Aktivitäten des Personalrats.
- Verwaltung von Budgets und Berichterstattung über die Aktivitäten des Personalrats.
- Entwicklung und Organisation von Mitarbeiterengagement-Programmen und Veranstaltungen.
Fähigkeiten
- Abschluss als Verwaltungsassistent*in oder gleichwertige Qualifikation erforderlich.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und idealerweise Französisch.
- Starke Projektmanagement- und Koordinationsfähigkeiten.
Ist das hilfreich?
Über den Job
Koordinator des Personalrats, Personalabteilung (80%) - GL B - Befristet bis Dezember 2028Der Koordinator des Personalrats ist die Hauptansprechperson für das effektive Funktionieren des Personalrats. Der Koordinator des Personalrats bietet bereichsübergreifende administrative und kommunikative Unterstützung für den Personalrat und sorgt für eine effektive Koordination zwischen den Personalvertretern, der Geschäftsleitung und anderen organisatorischen Gremien. Die Rolle unterstützt die Arbeit des Personalrats bei der Vertretung der Interessen der Mitarbeitenden, trägt zu positiven Personal-Geschäftsleitungs-Beziehungen bei und fördert Transparenz sowie Mitarbeitereinbindung in der gesamten Organisation.
Der Koordinator ist entscheidend, um die notwendige Koordination der Arbeitsströme des Personalrats und das Management seiner Projekte sicherzustellen.
Er ist verantwortlich für die administrative Unterstützung des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden des Personalrats, die die Führung bei der Erbringung von Dienstleistungen gemäß den zu Jahresbeginn von den Mitarbeitenden festgelegten Prioritäten übernehmen.
Er ist damit ein wichtiger Vermittler für Koordination und Kommunikation innerhalb des Personalrats, um eine relevante Nachverfolgung aller Themen sicherzustellen, an denen der Personalrat arbeitet, extern mit Partnern des Personalrats und allgemein mit den Mitarbeitenden des Globalen Fonds.
Es wird erwartet, dass der Stelleninhaber hohe Standards an Professionalität, Effizienz, persönliche Kommunikation, Diskretion und unabhängiges Urteilsvermögen wahrt. Der Koordinator des Personalrats verwaltet auch die Wissensbasis und andere Dokumentationen in vollem Vertrauen. In enger Zusammenarbeit mit internen und externen Kontakten befasst sich der Stelleninhaber mit einer Vielzahl sensibler Themen unter hohem Zeitdruck. Als Teamplayer wird erwartet, dass er auch eigenständig arbeitet, Projekte und mehrere Arbeitsströme managt und die notwendige Kommunikation mit einer Vielzahl von Interessengruppen ohne enge Aufsicht erleichtert.
Der Koordinator ist entscheidend, um die notwendige Koordination der Arbeitsströme des Personalrats und das Management seiner Projekte sicherzustellen.
Er ist verantwortlich für die administrative Unterstützung des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden des Personalrats, die die Führung bei der Erbringung von Dienstleistungen gemäß den zu Jahresbeginn von den Mitarbeitenden festgelegten Prioritäten übernehmen.
Er ist damit ein wichtiger Vermittler für Koordination und Kommunikation innerhalb des Personalrats, um eine relevante Nachverfolgung aller Themen sicherzustellen, an denen der Personalrat arbeitet, extern mit Partnern des Personalrats und allgemein mit den Mitarbeitenden des Globalen Fonds.
Es wird erwartet, dass der Stelleninhaber hohe Standards an Professionalität, Effizienz, persönliche Kommunikation, Diskretion und unabhängiges Urteilsvermögen wahrt. Der Koordinator des Personalrats verwaltet auch die Wissensbasis und andere Dokumentationen in vollem Vertrauen. In enger Zusammenarbeit mit internen und externen Kontakten befasst sich der Stelleninhaber mit einer Vielzahl sensibler Themen unter hohem Zeitdruck. Als Teamplayer wird erwartet, dass er auch eigenständig arbeitet, Projekte und mehrere Arbeitsströme managt und die notwendige Kommunikation mit einer Vielzahl von Interessengruppen ohne enge Aufsicht erleichtert.
Hauptverantwortlichkeiten
Administrative Unterstützung & Koordination
- Überwachung der Planung, Durchführung und Lieferung aller Initiativen des Personalrats, um die Ausrichtung an den jährlichen Prioritäten sicherzustellen.
- Koordination mehrerer Arbeitsströme, Arbeitsgruppen und Projektteams, um klare Zuständigkeiten und rechtzeitige Ergebnisse zu gewährleisten.
- Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung innovativer Programme zur Mitarbeitereinbindung, Workshops und Veranstaltungen, die vom Personalrat geleitet werden.
- Verwaltung der Aufnahme von Fällen von Arbeitsstreitigkeiten und Beschwerden von einzelnen Mitarbeitenden und Bereitstellung der ersten Analyse- und Screening-Ebene für die Aufmerksamkeit des Personalrats und seiner Rechtsexperten;
- Als wichtige Schnittstelle zwischen dem Personalrat und den Mitarbeitenden Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen für alle Mitarbeitenden, einschließlich logistischer Arrangements (Verträge, Veranstaltungsorte, Zahlungsfreigaben, Terminplanung) sowie Beziehungsmanagement mit Ansprechpartnern, Rednern, Eingeladenen; und Unterstützung aller Mitarbeitendeninitiativen, die administrative oder organisatorische Unterstützung erfordern.
Führung & Teamunterstützung
- Verwaltung aller administrativen und projektbezogenen Angelegenheiten zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Personalrats.
- Unterstützung und Vorbereitung der Einarbeitung neuer Mitglieder des Personalrats und Sicherstellung reibungsloser Führungsübergänge.
Budget, Governance & Berichterstattung
- Verwaltung des Jahresbudgets des Personalrats, um finanzielle Verantwortlichkeit und strategische Ressourcenzuweisung wie geplant sicherzustellen.
- Überwachung der Finanzprozesse, einschließlich Beitragsverwaltung, Rechnungsstellung, Bestellungen und Prognosen.
- Erstellung umfassender Quartals- und Jahresberichte über Aktivitäten, Prioritäten und Auswirkungen des Personalrats für die Leitung des Globalen Fonds und andere Interessengruppen.
Kommunikation & Wissensmanagement
- Verwaltung aller internen und externen Kommunikationsmaßnahmen.
- Koordination der Erstellung von Newslettern, Präsentationen und anderem Kommunikationsmaterial nach Bedarf; fungiert als erste Anlaufstelle für allgemeine Anfragen von Mitarbeitenden; und stellt sicher, dass der Personalrat zeitnahes Feedback an Mitarbeitende und Geschäftsleitung gibt sowie rechtzeitige Beiträge zu Personalrichtlinien und -leitlinien liefert.
- Überwachung der Wissensmanagementsysteme, um genaue Dokumentation, Archivierungsprozesse und zugänglichen Informationsaustausch sicherzustellen.
- Teilnahme nach Bedarf an Sitzungen mit der Geschäftsleitung, relevanten Arbeitsgruppen und Treffen mit der Personalabteilung, Protokollierung von Diskussionen und Ergebnissen sowie proaktive Nachverfolgung von Maßnahmen im Namen des Personalrats;
- Führung und Aktualisierung relevanter Statistiken zu den Aktivitäten des Personalrats für die Verwendung in den jährlichen Berichten des Personalrats an den Vorstand des Globalen Fonds;
Kontinuierliche Verbesserung & Change Management
- Identifizierung von Möglichkeiten zur Steigerung der operativen Effizienz und Verbesserung der Wirkung des Personalrats.
- Leitung von Veränderungsinitiativen im Zusammenhang mit Mitarbeitereinbindung, Organisationskultur und interner Zusammenarbeit.
- Benchmarking von Best Practices in der Mitarbeitervertretung und Governance, um die Übereinstimmung mit globalen Standards sicherzustellen.
- Ausführung weiterer Aufgaben nach Anforderung.
Änderungen vorbehalten durch den Exekutivdirektor jederzeit nach eigenem Ermessen.
Qualifikationen
Erforderlich:
- Administrative/Executive Assistenz mit postsekundärem Zertifikat/Diplom oder anderer relevanter Qualifikation
Wünschenswert:
- Qualifikationen im Bereich Recht/Paralegal oder Personalmanagement.
- Fortgeschrittener Abschluss in den genannten oder eng verwandten Fachgebieten.
Erfahrung
Erforderlich:
- Solide Erfahrung in der Bereitstellung hochwertiger Produkte und Dienstleistungen in einem vertraulichen Umfeld;
- Relevante Erfahrung im Management von hochrangigen und intern fokussierten Schlüsselpartnerschaften;
- Relevante Erfahrung in bereichsübergreifenden Veranstaltungsmanagementrollen und/oder im Projektmanagement;
- Erfolgreiche Koordination von Projekten und Arbeit in einem multikulturellen Umfeld;
- Erfahrung im Budgetmanagement.
Wünschenswert:
- 2-4 Jahre kombinierte Berufserfahrung im Non-Profit- und Privatsektor;
- 3-5 Jahre Erfahrung im Management bereichsübergreifender Beziehungen und Projektmanagement in internationalen Organisationen;
- Erfahrung in der Personalführung, Berufsverbänden oder Gewerkschaften;
- Erfahrung in Prozessverbesserungen sehr vorteilhaft;
- Erfahrung mit Entwicklungsländern;
- Grundlegendes Verständnis globaler Gesundheitsfragen und der drei Krankheiten.
Kompetenzen
Sprachen:
Ausgezeichnete Englischkenntnisse und vorzugsweise gute Französischkenntnisse.
Fachliche Kompetenzen:
- Multikulturelles Verständnis – Beherrschung
- Verhandlungskompetenz – Grundlagen
- Recht – Grundlagen
- Personalwesen – Grundlagen
- Kommunikation – Beherrschung
Technische Kompetenzen:
- Fähigkeit, Informationen präzise und knapp zu synthetisieren
- Detailgenauigkeit
- Gut entwickelte analytische Fähigkeiten
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, um taktvoll, effektiv und vertraulich mit internen und externen Kontakten auf allen Ebenen umzugehen
- Ausgezeichnete Koordinations- und Projektmanagementfähigkeiten – mit fehlerfreier Organisation und Umsetzung
- Anpassungsfähigkeit und Flexibilität – Fähigkeit, in einem komplexen und dynamischen Umfeld zu arbeiten.
Der Globale Fonds rekrutiert Spitzenkräfte für unsere offenen Stellen, um unsere Mission zu unterstützen, AIDS, Tuberkulose und Malaria als Epidemien zu beenden.
Entdecken Sie unsere Stellenangebote und bewerben Sie sich im Global Fund Careers Rekrutierungssystem.
Weitere Informationen zur Arbeit beim Globalen Fonds finden Sie im Karriere -Bereich unserer Hauptwebsite.
Enddatum der Stellenausschreibung
08. März 2026