Mitarbeiter/in Verwaltung (P2)

Hintergrund

Das United Nations Institute for Disarmament Research (UNIDIR) ist eine autonome Einrichtung innerhalb der Vereinten Nationen, die unabhängige Forschung zu Abrüstung und verwandten Problemen, insbesondere zu internationalen Sicherheitsfragen, durchführt. Die Vision von UNIDIR ist eine stabile und sicherere Welt, in der Staaten und Menschen vor Bedrohungen durch waffenbezogene Gewalt geschützt sind. Die Rolle von UNIDIR besteht darin, die Mitgliedstaaten, die Vereinten Nationen sowie Politik- und Forschungsgemeinschaften bei der Förderung von Ideen und Maßnahmen zu unterstützen, die zu einer nachhaltigeren und friedlicheren Welt beitragen. UNIDIR hat seinen Sitz im Palais des Nations in Genf.

Aufgaben

Unter der Aufsicht des Executive Officer erfüllt der Associate Administrative Officer folgende Aufgaben:

Personalmanagement

In enger Abstimmung mit den HR-Dienstleistern von UNIDIR:

• Durchführung von Maßnahmen im Zusammenhang mit der Verwaltung der Personalressourcen von UNIDIR, z. B. Stellenklassifizierung, Rekrutierung, Leistungsbeurteilung, Verlängerung, Trennung usw., unter Gewährleistung der einheitlichen Anwendung der UN-Regeln und -Verfahren.
• Beratung und Unterstützung von Führungskräften und Personal in Bezug auf Dienstbedingungen, Pflichten und Verantwortlichkeiten sowie Privilegien und Ansprüche gemäß den geltenden UN-Personalregeln und -vorschriften, Verwaltungsvorschriften, Beratungs- und Einzelauftragnehmerbedingungen sowie der Satzung von UNIDIR.
• Pflege aktueller Informationen über das Personal und Bereitstellung von Informationen über die Personalressourcen des Instituts.

Allgemeine Verwaltung

• Mitwirkung bei der Erstellung verschiedener schriftlicher Ausgaben, z. B. Projektvorschläge, Umsetzungsberichte, Stellungnahmen, Abschnitte von Berichten und Studien, interne Leitlinien und Verfahren usw.
• Koordination von Beschaffungs- und Bestellprozessen mit den Dienstleistern und Einkaufsbehörden von UNIDIR, um sicherzustellen, dass Ausschreibungs- und Genehmigungsverfahren die erforderlichen Zeitpläne einhalten.
• Erledigung weiterer damit zusammenhängender administrativer Aufgaben, z. B. Erstellung von Reiseanträgen und anderen reisebezogenen Maßnahmen, Unterstützung bei der Organisation von Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen, Überwachung von Konten und Zahlungen an Anbieter und Einzelauftragnehmer für Dienstleistungen usw.
• Unterstützung bei Sonderprojekten des Instituts, einschließlich im Bereich des Veränderungsmanagements.
• Gibt bei Bedarf Anweisungen und Anleitung an jüngere Mitarbeiter.
• Erledigung weiterer Aufgaben nach Bedarf.

Haushalt und Finanzen

• Unterstützung bei der Entwicklung des Arbeitsprogramms und des Haushalts des Instituts; Analyse von Eingaben und Formulierung von Ressourcenallokationen nach Programm und/oder Projekt.
• Regelmäßige Überwachung des Haushalts/Arbeitsprogramms in Bezug auf den regulären Haushalt der Vereinten Nationen, Treuhandfonds und Zuschüsse sowie bei Bedarf Umverteilung der Ressourcen.
• Unterstützung bei der Umsetzung verschiedener Finanz-, Haushalts- und Zuschussverwaltungsprozesse und -verfahren, einschließlich der Durchführung von Transaktionen im Enterprise Resource Planning-Tool der Vereinten Nationen.

Arbeitsplan für die vorgeschlagene Tätigkeit

Ein Arbeitsplan für die Dauer des Vertrags wird innerhalb der ersten zwei Wochen des Vertrags erstellt. Der Associate Administrative Officer wird regelmäßig mit dem Executive Officer kommunizieren, um Aufgaben im Arbeitsplan festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Der Associate Administrative Officer informiert den Executive Officer, falls es Probleme bei der Einhaltung der vereinbarten Leistungen und Fristen gibt.

Leistungsindikatoren

Der Associate Administrative Officer wird am Ende des Vertrags bewertet. Zu den Leistungsindikatoren gehören:

• Aufgaben werden termingerecht und zur Zufriedenheit des Executive Officer erledigt.
• Das Engagement ist professionell, teamorientiert und positiv.
• Aktive Teilnahme an den Aktivitäten des Instituts.
• Der Associate Administrative Officer zeigt die Kernwerte der UN und die unten beschriebenen Kernkompetenzen bei der Ausübung seiner Aufgaben.

Der Associate Administrative Officer soll stets die Kernwerte der Vereinten Nationen demonstrieren: Professionalität, Integrität und Respekt für Vielfalt.

Darüber hinaus zeigt der Associate Administrative Officer in dieser Rolle folgende Kompetenzen:

• Professionalität: Fachkenntnisse im Bereich Verwaltung, Finanzen, Buchhaltung, Personalmanagement oder verwandten Bereichen; Vertrautheit mit UN-Vorschriften und -Regeln, einschließlich Personalwesen, Finanzen und Haushalt, Beschaffung und Reisen; nachgewiesene Fähigkeiten in Planung und Risikoanalyse; zeigt Stolz auf die Arbeit und die erzielten Ergebnisse; demonstriert professionelle Kompetenz und Fachwissen; ist gewissenhaft und effizient bei der Einhaltung von Verpflichtungen, Fristen und Zielerreichung; wird von beruflichen und nicht persönlichen Anliegen motiviert; zeigt Beharrlichkeit bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in Stresssituationen ruhig; übernimmt Verantwortung für die Einbeziehung von Geschlechterperspektiven und die Gewährleistung der gleichberechtigten Teilnahme von Frauen und Männern in allen Arbeitsbereichen.
• Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit den vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert Prioritäten und Aufgaben, passt Prioritäten bei Bedarf an; weist angemessene Zeit und Ressourcen für die Arbeit zu; erkennt Risiken und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Maßnahmen bei Bedarf an; nutzt die Zeit effizient.
• Teamarbeit: Arbeitet kollaborativ mit Kollegen zusammen, um organisatorische Ziele zu erreichen; holt Beiträge ein, indem er die Ideen und Fachkenntnisse anderer wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen; stellt die Teamagenda über die persönliche Agenda; unterstützt und handelt gemäß der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese nicht vollständig der eigenen Position entspricht; teilt Anerkennung für Teamerfolge und übernimmt gemeinsame Verantwortung für Teamfehler.
• Kommunikation: Zeigt Stolz auf die Arbeit und die erzielten Ergebnisse; demonstriert professionelle Kompetenz und Fachwissen; ist gewissenhaft und effizient bei der Einhaltung von Verpflichtungen, Fristen und Zielerreichung; wird von beruflichen und nicht persönlichen Anliegen motiviert; zeigt Beharrlichkeit bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in Stresssituationen ruhig.

Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung

• Erforderlich: Fortgeschrittener Universitätsabschluss (Master oder gleichwertiger Abschluss) in Betriebs- oder Verwaltungswirtschaft, Finanzen, Buchhaltung, Recht oder einem verwandten Bereich. Ein Erstabschluss in Kombination mit zwei zusätzlichen Jahren qualifizierter Berufserfahrung kann anstelle des fortgeschrittenen Abschlusses akzeptiert werden.

Berufserfahrung

• Mindestens 2 (zwei) Jahre zunehmend verantwortliche Erfahrung in Verwaltung, Finanzen, Buchhaltung, Personalmanagement oder verwandten Bereichen sind erforderlich.
• Erfahrung in der Verwaltung von Personalressourcen, einschließlich Rekrutierung von Mitarbeitern, Beratern und Personalmanagement in einer großen Organisation, ist erforderlich.
• Erfahrung in der Haushaltsvorbereitung und Kostenschätzung ist wünschenswert.
• Praktische Erfahrung mit einem Enterprise Resource Planning (ERP)-System, wie Umoja, ist wünschenswert.
• Vertrautheit mit den administrativen Regeln, Vorschriften und Richtlinien der Vereinten Nationen ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Koordination und Unterstützung der Organisation internationaler Treffen/Konferenzen (Präsenz, online und/oder Hybridformat) ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Arbeit in einem Front Office (Leiter/in Büro/Abteilung) und/oder einem Executive (Verwaltungs-)Büro ist wünschenswert.

Sprachen

• Für diese Beratung sind fließende Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen Sprache der Vereinten Nationen sind sehr wünschenswert.

Wie bewerben

Der Bewerber sollte einreichen:

• Ein Anschreiben;
• Ein PDF eines UN-Personalhistorienprofils (PHP), erstellt über Inspira;
• Name und Kontaktdaten von drei Referenzen.

Bewerbungen sind als E-Mail-Anhänge mit dem Betreff "Application: Associate Administrative Officer" an unidir.recruitment@un.org zu senden. Bewerbungen per Post werden nicht akzeptiert. Einsendeschluss ist der 25. Januar 2026. Schließzeit ist Mitternacht Genfer Zeit.

Bitte beachten

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der hohen Anzahl eingegangener Bewerbungen nur ausgewählte Kandidaten kontaktiert werden. Sollten Sie im Prozess weiterkommen, werden Sie möglicherweise zu einer weiteren Bewertung eingeladen.

UNIDIR verpflichtet sich, eine 50/50-Geschlechterbalance in seinem Personal zu erreichen. Weibliche Bewerberinnen werden ausdrücklich ermutigt, sich für diese Position zu bewerben.