solique - Verwaltungssekretär/in (Teamkanzlistin und Empfang) (100%)

Über den Job

Bezirksgericht Uster

Gerichtsleitung

Bei uns laufen oft mehrere Dinge gleichzeitig:

Das Telefon klingelt mit einer Rückmeldung zu einem Vorladungstermin, am Empfang wartet eine Partei und gleichzeitig muss ein Entscheid ausgefertigt, von den Gerichtspersonen unterzeichnet, gescannt und für den Versand vorbereitet werden.

Für Sie kein Problem: In solchen Situationen behalten Sie den Überblick, arbeiten konzentriert weiter und begegnen den verschiedenen Anliegen kompetent und freundlich.

Das Telefon klingelt mit einer Rückmeldung zu einem Vorladungstermin, am Empfang wartet eine Partei und gleichzeitig muss ein Entscheid ausgefertigt, von den Gerichtspersonen unterzeichnet, gescannt und für den Versand vorbereitet werden.

Für Sie kein Problem: In solchen Situationen behalten Sie den Überblick, arbeiten konzentriert weiter und begegnen den verschiedenen Anliegen kompetent und freundlich.

Da die derzeitige Stelleninhaberin unbezahlten Urlaub bezieht, bietet sich Ihnen die Gelegenheit, während der Zeit vom 1. Juni 2026 bis zum 30. Juni 2027 (100 %) Einblick in unseren Gerichtsalltag zu erhalten, vielfältige Erfahrungen zu sammeln und unser eingespieltes Kanzleiteam zu unterstützen.

Verwaltungssekretär/in (Teamkanzlistin und Empfang) (100%)

Ihr Aufgabenbereich

• Akten- und Geschäftsverwaltung
• Selbständiges Erfassen neuer Geschäfte im Geschäftsverwaltungssystem und Anlegen der Aktendossiers.
• Berechnung und Überwachung von Fristen
• Archivierung der Prozessakten und Betreuung des Archivs
• Erstellung der Spruchbücher
• Ausstellen von Rechtskraftbescheinigungen
• Kommunikation und Verfahrensadministration
• Terminabsprachen sowie Korrespondenz mit Parteien, deren Vertretungen und Behörden
• Erstellung und Versand von Vorladungen und Verschiebungsanzeigen
• Ausfertigung und Versand von Gerichtsentscheiden
• Mitteilungen von Entscheiden an andere Amtsstellen
• Vorbereitung und Publikationen im Amtsblatt und SHAB sowie Inserate in Zeitungen
• Empfangs- und Kanzleidienstleistungen
• Beurteilung und Weiterleitung eingehender Post, elektronischer Postfächer und Plattformen an die zuständigen Richterinnen und Richter
• Betreuung des Empfangsschalters inklusive Eingangskontrolle
• Entgegennahme von Gesuchen und Anliegen
• Stellvertretung an der Telefonzentrale
• Kanzlei- und Betriebsorganisation
• Turnusmässige Übernahme der Pikettwoche
• Organisation der Gerichtssäle für den Verhandlungsbetrieb
• Ferien- und Abwesenheitsvertretung innerhalb der kaufmännischen Kanzlei

Ihr Profil

• kaufmännische Grundlage – abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung mit Berufserfahrung
• Erfahrung im administrativen Umfeld –idealerweise Erfahrung in Verwaltung, Gericht oder Anwaltskanzlei
• hohe Konzentrationsfähigkeit: –rasche Auffassungsgabe sowie selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, gepaart mit der Fähigkeit diese, auch in lebhaften Situationen umzusetzen
• gute Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit– sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Fremdsprachenkenntnisse sind willkommen!
• freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten im Umgang mit Parteien und Besuchenden
• Freude an der Zusammenarbeit im Team – Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Diskretion sowie Interesse an juristischen und organisatorischen Zusammenhängen

Unser Angebot

• Ein interessantes, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld in einem modernen Arbeitsumfeld unmittelbar beim Bahnhof Uster
• Wertschätzende Zusammenarbeit mit einem engagierten und sehr kollegialen Team, das Sie bei der Einarbeitung unterstützt.
• Eine ansprechende Entlöhnung in der Lohnklasse 12 gemäss Lohntabelle 2026 des Kantons Zürich
• Spannende fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Ein gutes Betriebsklima mit zahlreichen sportlichen und gesellschaftlichen Aktivitäten ausserhalb der Arbeitszeiten
• Derzeit kostenlose Parkplätze sowie Vergünstigungen (Lunch Check, Mobilfunkvertrag).

Fragen beantwortet Ihnen gerne die Leitende Gerichtsschreiberin lic. iur. Andrea Zogg (058 111 33 00).

Gestalten Sie mit uns die Justiz von morgen – wir freuen uns auf Ihre Unterlagen bis zum 20. März 2026!

Gestalten Sie mit uns die Justiz von morgen – wir freuen uns auf Ihre Unterlagen bis zum 20. März 2026!