Assistent oder Assistentin der Pflegeleitung und Leiter oder Leiterin des Sekretariats - 100%

Über den Job

Assistent oder Assistentin der Pflegeleitung und Leiter oder Leiterin des Sekretariats - 100%

• Vollzeit
• Vertragsart HUG: unbefristeter Vertrag
• Abteilung: Abteilung für Rehabilitation und Geriatrie

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Institution. Für weitere Informationen über unsere Institution nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 durch Klicken hier zu lesen.

Die Abteilung für Rehabilitation und Geriatrie mit fast 1.400 Mitarbeitenden ist ein medizinischer Schwerpunkt, der sich auf ältere Menschen konzentriert und aus 6 Diensten an 5 Standorten besteht: Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour und Joli-Mont. Sie betreut akute Situationen, insbesondere dank der Notaufnahme des Spitals Trois-Chêne, altersbedingte spezifische Probleme, medizinische Rehabilitation und Palliativmedizin.

Sie betreut akute Situationen, insbesondere durch die geriatrische Notaufnahme und die Zwischenpflege des Spitals Trois-Chêne, akute Einheiten, von denen einige auf geriatrische Syndrome spezialisiert sind, geriatrische Rehabilitations-, muskuloskelettale, kardiologische, neurologische und onkologische Einheiten sowie Langzeitpflegeeinheiten. Sie umfasst auch einen spezialisierten Palliativpflegedienst, eine gemeindenahe Geriatrieeinheit, eine Liaison-Geriatrieeinheit und das Gedächtniszentrum.

Stellenbeschreibung

Als Assistent oder Assistentin der Pflegeleitung sind Sie der Pflegeleitung der Abteilung unterstellt und gewährleisten den reibungslosen operativen, administrativen und organisatorischen Ablauf der Tätigkeit. Sie sind die zentrale Schnittstelle zwischen der Pflegeleitung und den verschiedenen Diensten der Abteilung, anderen Abteilungen und der Institutsleitung. Sie unterstützen die Pflegeleitung bei der täglichen, strategischen und personellen Führung ihrer Tätigkeit (80 % der Tätigkeit sind dem Sekretariat der Pflegeleitung gewidmet) und leiten gleichzeitig die Sekretariatsteams (20 % der Tätigkeit entfallen auf das Management des Sekretariatsteams, das an mehreren Standorten tätig ist).

Als Assistent oder Assistentin der Pflegeleitung und Leiter oder Leiterin des administrativen Pflegeteams verwalten Sie Prioritäten und bieten schnelle und effiziente Lösungen für operative Probleme, um die Kontinuität der Aktivitäten zu gewährleisten. Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung identifizieren, analysieren und schlagen Sie Maßnahmen vor, um interne Prozesse zu optimieren und die Gesamteffizienz zu steigern. Sie übernehmen auch eine koordinierende Rolle, indem Sie die Kommunikation und die klare Verbreitung von Entscheidungen und Prioritäten erleichtern.

Sie unterstützen die Pflegeleitung bei der Ausübung ihrer Funktionen, indem Sie operative und organisatorische Aspekte übernehmen, damit sie sich auf strategische Herausforderungen konzentrieren kann. Als vertrauenswürdiger Partner verwalten Sie sensible und strategische Dossiers mit Loyalität, Diskretion und Vertraulichkeit. Sie antizipieren Bedürfnisse, erkennen und melden wesentliche Probleme oder Chancen, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Sie übernehmen auch die Terminverwaltung, die Priorisierung von Besprechungen und die Organisation von Verpflichtungen nach deren Wichtigkeit. Schließlich sammeln, sortieren, analysieren und synthetisieren Sie die für Entscheidungen notwendigen Informationen auf der Grundlage eines fundierten Dossierwissens. Sie organisieren und bereiten Besprechungen vor, einschließlich der Erstellung von Tagesordnungen, dem Versand von Einladungen und der Protokollführung. Sie gewährleisten die Qualität, Zuverlässigkeit und Einhaltung der Fristen bei administrativen Abläufen.

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie regelmäßig auf den verschiedenen Standorten der Abteilung unterwegs. Sie führen, leiten und betreuen ein Sekretariatsteam, das aus mehreren Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten besteht. Sie organisieren und koordinieren die Aktivitäten der Sekretariate, um die Kontinuität und Qualität des Dienstes an allen Standorten sicherzustellen. Sie fördern die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung der beruflichen Kompetenzen der Mitarbeitenden, indem Sie Kompetenzaufbau und Harmonisierung der Praktiken unterstützen. Sie sind verantwortlich für die Rekrutierung des Verwaltungspersonals sowie für deren Integration, Ausbildung und tägliche Betreuung. Schließlich gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss und das Funktionieren eines effektiven Kommunikationsnetzwerks.

Qualifikationen

Sie verfügen mindestens über eine kaufmännische Grundbildung (EFZ) ergänzt durch eine höhere administrative Ausbildung wie den eidgenössischen Fachausweis als Assistent oder Assistentin der Geschäftsleitung und/oder eine Managementausbildung (CAS oder gleichwertiger Titel).

Sie besitzen sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (ECDL Advanced Niveau in Word, Excel, PowerPoint, Web-Standard erforderlich) sowie der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).

Sie verfügen über mindestens 5 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position im medizinischen oder öffentlichen Gesundheitsbereich.

Sie sind bekannt für Ihr Organisationstalent, eine sorgfältige administrative Führung und ein ausgeprägtes Prioritätenbewusstsein. In früheren Positionen haben Sie komplexe Dossiers bearbeitet und sind in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig selbstständig zu managen.

Sie können Teams vereinen, führen und begleiten, ein Klima des Vertrauens und der Zusammenarbeit fördern und Ihre Haltung an verschiedene Gesprächspartner anpassen. Ihr Zuhörvermögen, Ihre Diplomatie und Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen es Ihnen, vielfältige Situationen professionell zu bewältigen und aktiv zur kollektiven Leistung und kontinuierlichen Verbesserung der Praktiken beizutragen. Sie haben ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit.

Sie beherrschen Französisch perfekt und verfügen über sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeiten. Sie besitzen Expertise im Umgang mit Büro- und Verwaltungssoftware.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: so bald wie möglich
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 14
• Vertrag: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 15.04.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau A. Poncet, Assistentin der Geschäftsleitung, Tel. 022 372 61 22

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zertifikate sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Im Bestreben, Arbeitslosigkeit zu bekämpfen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.