Stabschef

Über den Job

Alohi SA vereint ein Team hochkompetenter Ingenieure, die sich darauf konzentrieren, modernste Technologien mit überzeugender Benutzererfahrung zu verbinden, um das Leben von Unternehmen und Menschen weltweit zu vereinfachen und zu verbessern. Das Unternehmen bietet über 4.000.000 Kunden weltweit die Dienste Sign.Plus (eine rechtsverbindliche elektronische Unterschrift), Fax.Plus (Online-Fax), Dial.Plus (KI-Sprachagent) und Scan.Plus (KI-gestützter mobiler Scanner) an.
Mit Hauptsitz in Genf und entstanden aus einer ersten Seed-Investition von Fongit (Fondation Genevoise pour l’Innovation Technologique) hat sich Alohi bewusst für einen bootstrapped und finanziell unabhängigen Weg entschieden. Dieser Ansatz ermöglicht es uns, unsere Kunden zu priorisieren, agil zu bleiben und kontinuierlich ohne äußere Zwänge zu innovieren.

Wir suchen einen praxisorientierten, umsetzungsstarken Stabschef, der direkt mit dem CEO und dem Führungsteam zusammenarbeitet, um die Abläufe zu skalieren, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und die organisatorische Ausrichtung über Alohis Multi-Produkt-Portfolio sicherzustellen.

Diese Rolle verbindet strategisches Denken mit taktischer Umsetzung, oft mit Anpacken bei der Prozessgestaltung, Automatisierung von Workflows, Vorbereitung von Analysen oder direkter Leitung funktionsübergreifender Initiativen.

Sie überwachen und unterstützen mehrere Geschäftsbereiche – einschließlich Betrieb, Compliance, Personalwesen, Talentakquise und Finanzen – und fungieren als erste Anlaufstelle des Unternehmens für dringende funktionsübergreifende Herausforderungen sowie als verbindendes Element zwischen Teams und Führungsebene.

Verantwortlichkeiten

• Überwachung und aktive Steuerung der Unternehmens-OKRs, KPI-Überwachung und funktionsübergreifende Zielausrichtung, um Transparenz der Leistung und Verantwortlichkeit in allen Teams sicherzustellen.
• Entwurf, Implementierung und persönliche Ausführung skalierbarer Prozesse in den Bereichen Personal, Finanzen, Recht und Geschäftsabläufe unter Nutzung von Automatisierung und produktorientierten Tools.
• Praktische Arbeit zur Identifikation, Diagnose und Lösung funktionsübergreifender Engpässe, direkte Koordination mit Teams zur Aufrechterhaltung des operativen Flusses und der Effizienz.
• Verantwortung und Durchführung wichtiger operativer Abläufe – einschließlich Ressourcenplanung, Quartalsreviews und Berichterstattung an die Geschäftsleitung.
• Unterstützung bei Compliance und Lieferantenmanagement, Bearbeitung von Verträgen, Einbindung von Rechtsberatung und grundlegender rechtlicher Prüfung bei Bedarf.
• Leitung und Teilnahme an kontinuierlichen Verbesserungsprojekten, Erstellung von Dashboards, Vorlagen und Tools zur Reduzierung manueller Arbeit und zur Hervorhebung wichtiger Geschäftskennzahlen.
• Enge Zusammenarbeit mit den kommerziellen und Produktteams zur Steuerung datengetriebener GTM-Operationen, CRM-Optimierung und Prozessautomatisierung.
• Fungieren als strategischer Berater und Umsetzungspartner des CEO, Antizipation von Herausforderungen, Vernetzung von Erkenntnissen über Funktionen hinweg und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts.
• Ausgewogene Kombination aus strategischer Aufsicht und praktischer Umsetzung, um Fortschritte sowohl durch Führung als auch durch direkte Beiträge zu gewährleisten.

• Nachgewiesene Erfahrung in einem SaaS- oder technologiegetriebenen Unternehmen mit direkter, praktischer Beteiligung an der Skalierung von Abläufen während Wachstumsphasen.
• Frühere Erfahrung als Stabschef, Leiter Betrieb oder leitender Geschäftsoperator mit Verantwortung für funktionsübergreifende Programme in den Bereichen Personal, Finanzen und GTM.
• Sehr praxisorientierter Operator, der gleichermaßen sicher im Verfassen von Berichten, Erstellen von Dashboards, Schreiben von SOPs oder Einrichten von Tools ist wie in der Leitung von Führungssitzungen.
• Praktisches Verständnis wichtiger operativer Bereiche wie Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, HR-Systeme, Compliance und Fundraising.
• Starkes kommerzielles und analytisches Denken mit Erfahrung in GTM, Vertrieb, Marketing und Kundenbetrieb – fähig, Geschäftsprioritäten mit der Umsetzung zu verknüpfen.
• Tief technikaffin: Erfahrung mit SaaS, KI und Automatisierungstools (z. B. Notion, HubSpot, Slack-Automatisierungen, Zapier usw.) und Leidenschaft für den Einsatz von Technologie zur Skalierung von Abläufen.
• Komfortabel im Experimentieren und Implementieren KI-gestützter Workflows zur Optimierung von Entscheidungsfindung und Produktivität.
• Analytisch und datengetrieben, sicher im Aufbau und der Nutzung von Metriken, Dashboards und BI-Tools zur Informationsgewinnung und Kommunikation von Entscheidungen.
• Ausgezeichneter Kommunikator und Teamplayer, fähig, auf allen Ebenen Einfluss zu nehmen und Klarheit in schnelllebigen Umgebungen zu schaffen.
• Nachgewiesener Erfolg in der Führung und Entwicklung kleiner, leistungsstarker Teams bei gleichzeitiger Detailnähe.
• Hintergrund in Scale-ups oder Gründer-geführten Umgebungen bevorzugt – ideal für Kandidaten, die sowohl strategischen Einfluss als auch tägliche Umsetzung schätzen.
• Fließend in Englisch, mit Arbeitskenntnissen in Französisch.