Medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär in der Kardiologie - 50%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Highlights des Jahres 2024 hier zu entdecken.

Angeschlossen an das Medizinische Departement betreut die Kardiologieabteilung erwachsene Patientinnen und Patienten mit nicht-chirurgischen diagnostischen und therapeutischen Herzerkrankungen. Sie führt endovaskuläre Eingriffe an den Herz- und peripheren Gefäßen, am Myokard und an den Klappen durch.

Stellenbeschreibung

Im Rahmen mehrerer laufender Projekte in der Kardiologieabteilung sowie zur Verstärkung des Verwaltungsteams und zur Sicherstellung der Kontinuität der Sekretariatsaktivitäten ist die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber für das vielseitige Sekretariat der Abteilung verantwortlich.

Sie unterstützen aktiv die Planung und Koordination der Aktivitäten der Abteilung, insbesondere als Unterstützung des Sekretariats, das für die Terminplanung der Eingriffe zuständig ist.

Sie sorgen für die logistische und administrative Vorbereitung der Abteilungsbesprechungen, achten auf deren reibungslosen Ablauf und die Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen.

Sie beteiligen sich an der Nachverfolgung der klinischen Dokumente der ambulanten Einheiten, an der Rechnungsstellung sowie an verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der administrativen Verwaltung der Abteilung.

Sie arbeiten eng mit der Sekretariatsleitung in den Bereichen Planung, Organisation und Koordination der Abteilungsaktivitäten zusammen.

Sie tragen aktiv zur internen Planung, zur reibungslosen Kommunikation und zur Koordination zwischen den verschiedenen Kardiologieeinheiten bei.

Sie leisten administrative Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten der Abteilung oder bei anderen von der Hierarchie übertragenen Aufgaben.

Sie sind verantwortlich für das Verfassen von Briefen, administrativen und technischen Berichten, Sitzungs- oder Konferenzprotokollen und achten dabei auf Qualität in Präsentation und Formulierung.

Je nach Bedarf der Abteilung übernehmen Sie weitere administrative Aufgaben, die in Ihren Kompetenzbereich fallen.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ), eine Ausbildung als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung. Sie bringen zwei bis drei Jahre nachweisbare Erfahrung in einer ähnlichen Position mit, idealerweise in einem medizinischen Sekretariat.

Sie beherrschen die gängigen Standard-IT-Tools perfekt, insbesondere Word (ECDL Advanced Niveau) und Excel (ECDL Standard Niveau), sowie die an den Universitätsspitälern Genf verwendeten Softwareprogramme wie DPA, DPI, GRECO und OPALE sowie gängige Anwendungsprogramme. Die Beherrschung des Tools Vision RH, insbesondere für die Planung, wird dringend empfohlen, ebenso wie exzellente Kenntnisse der Problembox (BP) und der Software Dragon Medical Direct (DMD).

Sie verfügen über ausgezeichnete Französischkenntnisse in Wort und Schrift, eine einwandfreie Rechtschreibung und fundierte Kenntnisse der medizinischen Terminologie.

Mit ausgeprägtem Teamgeist sind Sie in der Lage, effektiv in einer Arbeitsumgebung mit mehreren Sekretärinnen und Sekretären zu arbeiten. Sie sind organisiert, methodisch und präzise, können Prioritäten mit Urteilsvermögen setzen und zeigen dabei Eigenständigkeit, Genauigkeit und Dynamik bei der Ausführung Ihrer Aufgaben.

Ihre Fähigkeit, unvorhergesehene Ereignisse und Stresssituationen zu bewältigen, kombiniert mit Anpassungsfähigkeit und Vielseitigkeit, ermöglicht es Ihnen, die Führungskräfte aktiv in ihren administrativen Tätigkeiten zu unterstützen. Schließlich verfügen Sie über ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit und achten jederzeit streng auf die Einhaltung der geltenden Normen und Verfahren.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.01.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 50%
• Funktionsklasse: 11 (10, falls kein ECDL vorhanden)
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 09.11.2025
• Auskunft: Frau M.-C. Pennacchioli, Sekretariatsleitung, Tel. 079 55 35194

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG fördern Bewerbungen von Personen, die vom kantonalen Arbeitsamt vermittelt werden, um die Bekämpfung der Arbeitslosigkeit zu unterstützen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.