Backoffice Mitarbeiterin / Praxisadministration & Patientenservice (50 %)

Über den Job

Backoffice Mitarbeiter:in / Praxisadministration & Patientenservice (50 %)

Arbeitsort: Reinach BL
Pensum: 50 % (Montag bis Freitag, jeweils vormittags)
Vertragsart: Festanstellung

Organisation mit Struktur und Verantwortung

Für die Physiobox swiss GmbH suchen wir eine zuverlässige, organisierte und selbstständige Persönlichkeit für unser Backoffice.

Du sorgst dafür, dass die administrativen Abläufe unserer Physiotherapiepraxen reibungslos funktionieren, koordinierst Termine, unterstützt Patienten und Therapeuten und hältst unserer Geschäftsleitung den Rücken frei.

Du telefonierst gerne, gehst offen auf Menschen zu und hast Freude daran, Interessenten und Patienten kompetent zu begleiten. Ein Nein oder eine Terminabsage bringen dich nicht aus der Ruhe – du bleibst freundlich, professionell und suchst nach einer passenden Lösung.

Deine Aufgaben

Patientenadministration & Terminmanagement

• Telefonische Betreuung von Patienten und Interessenten
• Aktive Terminvereinbarung und optimale Auslastung der Therapeuten
• Erfassung von Neuaufnahmen im Praxissystem
• Organisation und Koordination von Erst- und Folgeterminen
• Bearbeitung von Terminverschiebungen und Terminabsagen
• Verwaltung von Wartelisten und freien Terminkapazitäten
• Dokumentation von Patientenkontakten und Terminänderungen
• Überwachung der Einhaltung der 24-Stunden-Abmelderegel
• Erfassung von Krankheitsmeldungen und kurzfristigen Terminänderungen

Verordnungs- und Versicherungswesen

• Erfassung und Kontrolle von Physiotherapieverordnungen
• Vorbereitung und Einreichung von Kostengutsprachen
• Kommunikation mit Krankenkassen und Versicherungen
• Überwachung von Langzeit- und Folgeverordnungen
• Kontrolle der Vollständigkeit von Verordnungen und Versicherungsangaben
• Administrative Begleitung von KVG-, UVG- und MTT-Fällen

Backoffice & Administration

• Bearbeitung von E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
• Pflege und Verwaltung digitaler Dokumente
• Stammdatenpflege in den eingesetzten Systemen
• Erstellung und Aktualisierung von Vorlagen, Listen und Dokumentationen
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
• Mitarbeit bei Projekten und Prozessoptimierungen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen

Praxisorganisation

• Sicherstellen eines reibungslosen Praxisbetriebs
• Kontrolle und Vorbereitung der Praxisräume
• Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Bestellungen
• Koordination wiederkehrender organisatorischer Aufgaben
• Unterstützung unserer Standorte bei administrativen Anliegen

Rechnungs- und Debitorenmanagement

• Kontrolle offener Rechnungen vor Terminvergaben
• Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
• Administrative Bearbeitung von Zahlungserinnerungen
• Dokumentation von Sonderfällen gemäss internen Richtlinien

Arbeitszeiten

• 50 % Pensum
• Montag bis Freitag
• jeweils vormittags
• ca. 07:00 bis 11:00/12:00 Uhr

Was du mitbringst

• Kaufmännische Ausbildung (KV EFZ) oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Administration, Praxisorganisation oder Gesundheitswesen von Vorteil
• Du sprichst fliessend Deutsch sowie Englisch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und digitalen Systemen
• Rasche Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freude am Telefonieren und an der Kommunikation mit Menschen

Was dich auszeichnet

• Du arbeitest strukturiert, exakt und zuverlässig.
• Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Du telefonierst gerne und trittst freundlich sowie souverän auf.
• Du gehst offen auf Menschen zu und kommunizierst serviceorientiert.
• Du bleibst auch bei Einwänden oder Absagen motiviert und professionell.
• Du denkst mit und erkennst Verbesserungspotenzial.
• Du arbeitest gerne eigenverantwortlich.
• Du fühlst dich in einem digitalen Arbeitsumfeld wohl und arbeitest dich schnell in neue Programme ein.

Was dich erwartet

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Moderne digitale Arbeitsmittel
• Kurze Entscheidungswege
• Selbstständiges Arbeiten mit viel Eigenverantwortung
• Ein wertschätzendes und familiäres Team
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Gesundheitsunternehmen
• Arbeitsplatz mit Sinn – wir helfen Menschen, ihre Lebensqualität zurückzugewinnen.
• Hochwertiger Kaffee – keine Kompromisse.

Interessiert?

Wir suchen keine perfekte Bewerbung – sondern die passende Persönlichkeit.

Schick uns:

• deinen Lebenslauf & relevante Zeugnisse
• und erzähle uns in wenigen Sätzen: Wer bist du? Warum möchtest du Teil unseres Teams werden? Was bringst du mit, das man nicht aus deinem Lebenslauf herausliest?

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!