Zürich Büro Manager und Assistent

Inklusivität und Vielfalt bei MSF

Entsprechen Ihre Qualifikationen und Erfahrungen nicht genau allen Anforderungen der Stelle?

Bei MSF OCG engagieren wir uns für eine inklusive Kultur, die die vielfältigen Stimmen unserer Mitarbeitenden unterstützt und verstärkt. Wir bemühen uns, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Teams von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Eigenschaften, Perspektiven, Ideen und Erfahrungen zusammenarbeiten, um die soziale Mission von MSF voranzutreiben und bessere Ergebnisse für unsere Patientinnen und Patienten sowie die Gemeinschaften, mit denen wir arbeiten, zu erzielen.

Wir verstehen, dass manche Menschen zögern, sich zu bewerben, wenn sie nicht alle aufgeführten Anforderungen erfüllen. Untersuchungen zeigen, dass dies besonders für Frauen gilt. Wenn Sie glauben, dass Ihr Profil gut zu dieser Position passt, laden wir Sie ein, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht jede aufgeführte Qualifikation erfüllen.

Wir ermutigen Bewerbungen von Personen aller Geschlechter, Altersgruppen, sexuellen Orientierungen, Ethnien, Hintergründe, Religionen, Überzeugungen, Behinderungsstatus und aller anderen Diversitätsmerkmale.

MSF toleriert keine sexuelle Ausbeutung und Missbrauch, jegliche Form von Diskriminierung oder Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung. Alle ausgewählten Kandidaten werden Referenzprüfungen unterzogen.

Kontext & Mission

Médecins Sans Frontières ist eine unabhängige, internationale medizinische und humanitäre Organisation, die Menschen in Not, von Natur- oder menschengemachten Katastrophen Betroffene sowie Opfer bewaffneter Konflikte ohne Diskriminierung und unabhängig von Rasse, Religion, Glauben oder politischer Zugehörigkeit versorgt (MSF-Charta).

„Das MSF-Büro in Zürich vertritt die Organisation gegenüber öffentlichen und privaten Interessengruppen sowie der Schweizer Regierung und unterstützt MSF OCG in Genf in den Bereichen Fundraising, Personalwesen, Medien und Öffentlichkeitsarbeit in der nicht-französischsprachigen Schweiz.

Der Assistent und Büro Manager bieten administrative Unterstützung für den MSF-Vertreter und den Zürcher Büroleiter, einschließlich externer Beziehungen, und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Büroverwaltung, des Facility Managements sowie des Empfangs in Zürich.“

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Unterstützung des Leiters des Zürcher Büros bei der Verwaltung der täglichen Agenda, Termine und Besprechungen der Organisation (intern und extern).

• Unterstützung bei der Organisation von Büro-/Abteilungsbesprechungen und Veranstaltungen, die im oder vom Zürcher Büro ausgerichtet werden, einschließlich Agendaerstellung, Protokollführung und logistischer Organisation.

• Verantwortlich für Empfangstätigkeiten, einschließlich Besucherbetreuung, offizielle E-Mail- und Telefonanfragen sowie Bearbeitung von Anfragen.

• Verwaltung der administrativen Bedürfnisse des Büros, einschließlich Bestandsverwaltung von Büro- und Facility-Material, Rechnungsmanagement.

• Koordination mit der Logistik in Genf und verschiedenen lokalen Dienstleistern.

• Koordination des internen Wissensmanagements von Informationen und Archivierung.

• Bereitstellung von Vertretungsunterstützung für das Zürcher Personal bei Bedarf.

Ihr Profil

Ausbildung

Erforderlich: Kaufmännische Schule mit eidgenössischer Prüfung oder gleichwertige Qualifikation

• Kaufmännische Schule mit eidgenössischer Prüfung oder gleichwertige Qualifikation

• Hochschulabschluss oder gleichwertig

Wünschenswert: Zusätzliche relevante Qualifikationen oder Zertifikate

 Erfahrung

Erforderlich:

• Frühere Erfahrung als Assistent in Projektkoordination oder -management.

• Projektmanagement

Wünschenswert: Erfahrung bei einer NGO/internationalen Organisation ist von Vorteil.

Sprachen

Erforderlich:

• Deutsch und Schweizerdeutsch (fließend C2)

• Französisch und Englisch (fließend C1 schriftlich/mündlich)

Wünschenswert:

• Italienisch wäre von Vorteil

Fähigkeiten/Technische Kompetenzen

• Gute Sekretariatsfähigkeiten, kundenorientiert (schriftlich/mündlich) mit Liebe zum Detail.

• Facility- und Veranstaltungsmanagement.

• Erfahrung mit der NGO-Welt und/oder humanitären Themen, ein Plus.

• IT-Kenntnisse, Internetnutzung und Office-Software

Persönliche Fähigkeiten/Eigenschaften

• Organisiert, mit guten Planungsfähigkeiten und Liebe zum Detail.

• Dynamisch und motiviert mit guten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und diplomatischem Auftreten.

• Teamplayer, selbstständig, kreativ und initiativfreudig.

• Schätzt das Arbeitsumfeld (sowohl Prozesse als auch Räumlichkeiten).

• Schätzt das Glück und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

• Flexibel und offen für Veränderungen.

• Fähigkeit, in einem multikulturellen, multidisziplinären Team zu arbeiten.

Beschäftigungsbedingungen

• Vollzeitstelle 100 % (40 Std./Woche)

• Unbefristeter Vertrag

• Arbeitsort: Zürich, Schweiz

• Idealer Starttermin: 5. Januar 2026

• Bruttojahresgehalt (für 100 %): von CHF 80’856.- bis CHF 97’224.- (Gehalt entsprechend Erfahrung und interner Gehaltsskala)

• Bezahlter Urlaub: 25 Tage pro Jahr, anteilig, plus alle Schweizer Feiertage während der Vertragsdauer.

• Pensionsplan: Pensionsbeitrag zu 3/4 von MSF, zu 1/4 vom Mitarbeitenden getragen.

• Umzugspaket bei Umzug aus einem anderen Land in die Schweiz.

Wie bewerben

Kandidaten werden gebeten, ihre Bewerbung ausschließlich über unsere Rekrutierungsplattform einzureichen und dabei folgende Richtlinien zu beachten:

• Lebenslauf (maximal 2 Seiten)

• Anschreiben (maximal 1 Seite)

• Dokumente müssen in Englisch oder Französisch eingereicht werden.

Bewerbungsschluss ist der 30. November 2025.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Stelle früher zu schließen, wenn wir eine ausreichende Anzahl qualitativ hochwertiger Bewerbungen erhalten.