Leiterin oder Leiter des Sekretariats - 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 180 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte und Schlüsseldaten des Jahres 2024 zu entdecken, indem Sie hier klicken.

Die Stelle ist der Abteilung für Medizin zugeordnet. Die Innere Medizin ist eine Fachrichtung, die sich, wie der Name schon sagt, auf den Körper und die Organe konzentriert. Diese Mutterdisziplin hat in den letzten drei Jahrzehnten zahlreiche Fachgebiete hervorgebracht, die seit mehreren Jahren eigenständige Fachrichtungen sind und denselben Status wie die Innere Medizin selbst erlangt haben. Der Spezialist oder die Spezialistin, der/die die neuesten Erkenntnisse seines/ihres Fachgebiets bei Patientinnen und Patienten sowie in den universitären Zentren einbringt, ist in der Lage, anspruchsvolle Forschungsprogramme zu entwickeln, sei es klinisch oder im Labor, die diese Erkenntnisse durch translationale Medizin in die Praxis integrieren.

Stellenbeschreibung

Im Rahmen einer Neuorganisation der Sekretariatsleitung der Abteilung für Medizin (DMED) sind Sie hierarchisch der Koordinatorin oder dem Koordinator des Sekretariats des DMED unterstellt. Sie organisieren, verwalten und leiten die Aktivitäten der medizinischen Sekretariate der Dienste unter Einhaltung der Abteilungs- und Institutsrichtlinien.

Sie organisieren und koordinieren alle Aktivitäten der Sekretariate von zwei Diensten in Übereinstimmung mit den Abteilungsrichtlinien. Sie gewährleisten die operative Aufsicht über die Mitarbeitenden der Sekretariate.

Sie implementieren Prozesse zur Sicherstellung der Qualität der Sekretariats- und Empfangstätigkeiten, zur Harmonisierung der beruflichen Praktiken und zur Aufrechterhaltung einer administrativen Kohärenz auf Abteilungsebene.

Sie setzen Prozesse um, die die Planung und Überwachung der Untersuchungen der Endoskopie-Abteilungen gewährleisten und sorgen für deren reibungslosen Ablauf.

Sie treffen sich regelmäßig mit den ärztlichen Leitungen der Dienste, um sie über Verfahren und Änderungen im Zusammenhang mit dem Sekretariat ihres Dienstes zu informieren.

Dank Ihrer Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams planen und koordinieren Sie die Ausführung der administrativen, medizinischen, sekretariats- und empfangsbezogenen Arbeiten für die Patientinnen und Patienten.

Sie stellen die ordnungsgemäße Verwaltung der Erstellung, Aktualisierung und Ablage der Patientendossiers sicher, einschließlich des Hochladens aller von externen Partnern außerhalb der HUG erstellten Dokumentationen.

Zur Steuerung der administrativen Tätigkeit implementieren Sie relevante Indikatoren und überwachen diese.

Sie sind verantwortlich für die Kontrolle der administrativen Daten und der klinischen Dokumentation und stellen die Einhaltung der institutionellen Anforderungen sicher. Sie sorgen für die fristgerechte Fertigstellung der klinischen Dokumentation.

Sie erstellen und aktualisieren Referenzdokumente, Verfahren und Arbeitsmethoden, die Sie Ihren Teams kommunizieren.

Sie verwalten verschiedene Berichte an Versicherungen in Koordination mit dem zuständigen Arzt sowie komplexe Korrespondenzen.

Ihre Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen es Ihnen, ein Team von Sekretärinnen und Sekretären zu führen und zu motivieren.

Sie achten auf die Angemessenheit der Ressourcen im Verhältnis zur Arbeitsbelastung. Sie planen und leiten regelmäßige Teamsitzungen und schaffen eine Teamdynamik.

Sie führen, motivieren und überwachen die Sekretärinnen und Sekretäre unter Ihrer Verantwortung, führen Beurteilungsgespräche und sorgen für die Weiterbildung des Teams.

Sie erfassen und verwalten die Dienstpläne für alle Sekretärinnen und Sekretäre des von Ihnen betreuten Dienstes.

Sie organisieren und koordinieren die Vertretungen der Sekretärinnen und Sekretäre bei deren Abwesenheit auf optimale Weise und unterstützen bei Bedarf das Sekretariatsteam.

Abteilungs- und institutionsübergreifend beteiligen Sie sich an Projekten Ihrer Abteilung oder der Institution sowie an der Ausbildung neuer Mitarbeitender und Praktikantinnen und Praktikanten.

Sie überwachen die Kodierung, Abrechnung sowie die klinische Dokumentation. Als administrative Referentin oder Referent sind Sie die Ansprechperson für den Kodierungsdienst bei allen Fragen zur Dokumentation.

Darüber hinaus übernehmen Sie die sekretariatsbezogenen Aufgaben Ihres Dienstes.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine kaufmännische Matura oder eine abgeschlossene Lehre als Kauffrau/Kaufmann; ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär ist von Vorteil.

Sie haben eine Managementausbildung (CAS oder als gleichwertig anerkannter Titel) absolviert.

Sie verfügen über mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Sekretariatsfunktion, vorzugsweise im medizinischen Bereich.

Sie haben 3 Jahre Erfahrung in der Teamleitung.

Sie besitzen sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (ECDL Advanced Niveau für Word, Standard für Excel und Web). Kenntnisse in Software wie DPI, DPA, Opale, Winscribe und GRECO sind ein wichtiger Vorteil.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift ausgezeichnet. Die medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Sie verfügen auch über sehr gute Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich).

Sie besitzen ausgezeichnete Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten, die es Ihnen ermöglichen, in Notfallsituationen mit gutem Stressmanagement zu agieren.

Sie verfügen über gute Analysefähigkeiten und einen ausgeprägten Sinn für Zusammenfassungen. Sie sind eine durchsetzungsfähige, flexible und aufmerksame Person. Sie sind dynamisch und zeigen Anpassungsfähigkeit sowie Eigeninitiative, um den Sekretariaten des Dienstes Kohärenz zu verleihen.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.01.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 14 (13, falls kein ECDL vorhanden)
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 06.11.2025
• Kontakt für Auskünfte: Frau M. Matteo, Koordinatorin der Sekretariate des D-MED, Tel. 079 553 58 60

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Im Bestreben, die Arbeitslosigkeit zu bekämpfen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.