Projektunterstützungsassistent (Distribution)

Arbeitszeit

Umgebungsbedingungen

Stellenbeschreibung

Sind Sie bereit für eine herausfordernde Rolle, in der Ihre herausragenden Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten glänzen werden?

Stellenübersicht

In dieser Rolle verwalten und koordinieren Sie alle Bestellungen von externen und internen Kunden. Sie stellen sicher, dass Bestellungen korrekt im Clinical Distribution System und in den Kurier-Systemen erfasst werden und alle erforderlichen GMP-Dokumentationsstandards erfüllen. In enger Zusammenarbeit mit unserem Lager-Pick-and-Pack-Team sorgen Sie dafür, dass alle Bestellungen bis zur Cut-off-Zeit bereitstehen und die Fisher-Qualitätsstandards sowie Zeitvorgaben eingehalten werden.

Verantwortlichkeiten

• Zusammenarbeit mit den Distribution-Projektmanagern zur Verwaltung von Bestellungen über das Distribution-Modul und Kurier-Systeme
• Bearbeitung von Bestellungen zur Einhaltung täglicher Fristen
• Sicherstellung der Beifügung aller GMP-Dokumente zu den Bestellungen
• Fungieren als Doppelkontrolle für die Bestellfreigabe
• Pflege des Bestellpostfachs
• Abwicklung aller logistischen Aufgaben im Zusammenhang mit der Bestellabwicklung, einschließlich Sicherstellung, dass Bestellungen im vorgesehenen Kurier-System und gegebenenfalls im Bestellcontainer sind
• Erstellung von Proforma-Rechnungen basierend auf genehmigten Vorlagen bei Bedarf
• Versand von Proforma-Rechnungen für Standortlieferungen zur Einholung der Freigabe
• Manuelle Vorankündigungen durchführen, wo erforderlich
• Verwaltung der täglichen Kurierabläufe gemäß der Matrix der Kurierverantwortlichkeiten
• Koordination mit Pick and Pack zur Organisation der Kurierabholung für Notfalllieferungen
• Freigabe für Importlieferungen für Fisher Clinical Services Schweiz und Deutschland erteilen sowie damit verbundene Zollabfertigungsprobleme lösen und kommunizieren

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise 3 Jahre Erfahrung im Logistik-/Speditionsumfeld
• Nachgewiesene Logistikkenntnisse, insbesondere im Kuriermanagement
• Computerkenntnisse (Excel, mittleres Niveau, Fähigkeit zur Arbeit mit Formeln)
• Starke numerische Fähigkeiten
• Hervorragende Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, tägliche und monatliche Fristen einzuhalten
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten
• Vorherige Berufserfahrung in einem administrativen/logistischen Umfeld ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig mit minimaler Aufsicht zu arbeiten
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu glänzen
• Flexibilität, sich täglich an wechselnde interne und externe Kunden- und Abteilungsanforderungen anzupassen
• Hohe Team-Motivation
• Arbeitskenntnisse in Englisch und Deutsch sind für diese Rolle zwingend erforderlich

Werden Sie Teil unseres Teams und engagieren Sie sich für eine bessere Welt!