Verantwortlicher für Geschäftsprozesse im Einkauf (Source-to-Pay)

Das Weltwirtschaftsforum, das sich der Verbesserung des Zustands der Welt verschrieben hat, ist die internationale Organisation für öffentlich-private Zusammenarbeit. Das Forum bringt die führenden politischen, wirtschaftlichen und anderen Führungspersönlichkeiten der Gesellschaft zusammen, um globale, regionale und branchenspezifische Agenden zu gestalten.

Warum wir rekrutieren

Die Einkaufsfunktion befindet sich weiterhin im Wandel, um ihre Source-to-Pay (S2P)-Prozesse zu transformieren, zu stärken und zu standardisieren, um Effizienz, Compliance und Benutzererfahrung in der gesamten Organisation zu verbessern.

Wir suchen einen Verantwortlichen für Geschäftsprozesse im Einkauf, der die Verantwortung für Einkaufsprozesse, -tools und Governance übernimmt. Die Rolle wird auch die kontinuierliche Verbesserungsagenda im Einkauf leiten, mit dem Fokus auf die Stärkung und Standardisierung der Einkaufspraktiken in enger Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, um Konsistenz zu erhöhen und operative Exzellenz zu ermöglichen.

Je nach organisatorischen Bedürfnissen und Prioritäten kann sich der Umfang im Laufe der Zeit weiterentwickeln und ausgewählte operative strategische Beschaffungsaktivitäten und/oder die Initiierung des verantwortungsvollen Beschaffungsprogramms des WEF umfassen.

Berichtslinien & Interaktionen

Der Verantwortliche für Geschäftsprozesse im Einkauf berichtet an den Leiter Einkauf und arbeitet eng mit funktionsübergreifenden Teams zusammen, darunter Finance Process Excellence und das Technologie-Team, Kreditorenbuchhaltung, Finanzplanung, Recht und Compliance, IT und Nachhaltigkeit.

Die Rolle steht in regelmäßigem Austausch mit Mitgliedern des Einkaufsteams und Geschäftsbereichs-Stakeholdern, um sicherzustellen, dass Prozesse verstanden, angenommen und kontinuierlich integriert verbessert werden.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verantwortung und Verwaltung der End-to-End-Einkaufsprozesse über den gesamten Source-to-Pay (S2P)-Lebenszyklus
• Definition, Dokumentation und Pflege von Einkaufsrichtlinien, Standardarbeitsanweisungen und Leitlinien
• Förderung der Standardisierung und Harmonisierung von Einkaufsprozessen über Kategorien und Teams hinweg; und Sicherstellung einer starken Integration zwischen Einkaufsprozessen und Finanzkontrollen, Systemen und Standards.
• Identifikation von Prozessineffizienzen und Leitung von kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen zur Steigerung der Leistung und Benutzererfahrung
• Fungieren als zentraler Ansprechpartner für Einkaufstools und -systeme (z. B. S2P / P2P-Plattformen), einschließlich Verbesserungen und Problemlösungen in Zusammenarbeit mit dem Finance Technology Team und der IT
• Ermöglichung und Unterstützung der Implementierung, Optimierung und Akzeptanz von Einkaufssystemen, digitalen Tools und Methoden
• Sicherstellung der Ausrichtung und nahtlosen Integration zwischen Einkaufsprozessen und internen Kontrollen, Prüfungsanforderungen und Compliance-Standards
• Entwicklung, Überwachung und Berichterstattung von Einkaufs-Kennzahlen, einschließlich solcher, die sich auf Einkaufsprozesse und -leistung beziehen
• Einrichtung und Betrieb des Governance-Rahmens für den Einkauf (einschließlich kontinuierlicher Verbesserungs-Pipeline, Best-Practice-Standards und Kompetenzaufbau)
• Bereitstellung relevanter Schulungen, Anleitung und Unterstützung für Stakeholder und Mitglieder des Einkaufsteams zu Prozessen und Tools
• Leitung und Unterstützung von Change-Management-Aktivitäten zur Förderung der Akzeptanz neuer Prozesse, Tools und Arbeitsweisen
• Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern des Einkaufsteams, um sicherzustellen, dass Prozesse die Beschaffungs- und operativen Aktivitäten effektiv unterstützen
• Bei Bedarf Unterstützung operativer strategischer Beschaffungsaktivitäten sowie Initiierung und/oder Mitgestaltung des verantwortungsvollen Beschaffungsprogramms des WEF
• Übernahme (Beitrag oder Leitung) von Projekten, Aufgaben oder Geschäftsverbesserungsaktivitäten, die vom Leiter Einkauf zugewiesen werden

Der erfolgreiche Kandidat wird sein:

• Prozessorientiert & Strukturiert
  • Starke Fähigkeit zur Gestaltung, Dokumentation und Verbesserung von Prozessen
  • Detailorientiert mit Fokus auf Konsistenz, Qualität und Effizienz
  • In der Lage, komplexe Prozesse in klare und praktische Anleitungen zu übersetzen
• Kollaborativ & Einflussreich
  • Aufbau starker Beziehungen über Funktionen und Ebenen hinweg
  • Fähig, effektiv mit technischen und nicht-technischen Stakeholdern zu arbeiten
  • In der Lage, die Akzeptanz von Prozessen und Best Practices zu beeinflussen
• Veränderungs- & Verbesserungsorientiert
  • Proaktiv bei der Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten
  • Komfortabel im Arbeiten in sich entwickelnden Umgebungen und bei der Umsetzung von Veränderungen
  • „Can-do“-Einstellung, fokussiert auf die Lieferung praktischer, nachhaltiger Lösungen
• Kommunikator
  • Fähig, klar und effektiv sowohl mündlich als auch schriftlich zu kommunizieren
  • Fähig, Schulungen zu erstellen und durchzuführen sowie komplexe Themen zu vereinfachen

Bevorzugte Anforderungen und Erfahrungen

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen, Einkauf oder einem verwandten Bereich
• 7 bis 10 Jahre Erfahrung im Einkauf, Prozessverbesserung oder Betrieb
• Fundiertes Verständnis der End-to-End Source-to-Pay (S2P)-Prozesse und Einkaufs-Best-Practices
• Erfahrung mit Einkaufssystemen (S2P / P2P-Tools) und Prozessimplementierung oder -optimierung
• Erfahrung in Prozessgestaltung, Dokumentation und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen
• Nachgewiesene Erfahrung in der Umsetzung von Veränderungen
• Starke analytische Fähigkeiten und Fähigkeit, mit Daten und Leistungskennzahlen zu arbeiten
• Erfahrung in funktionsübergreifenden oder internationalen Umgebungen
• Starke Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten
• Vertrautheit mit Prüfungs-, Compliance- und internen Kontrollrahmen ist von Vorteil
• Frühere praktische Erfahrung in operativem strategischem Sourcing und/oder Category Management ist ein großer Vorteil
• Interesse oder Erfahrung im Bereich verantwortungsbewusster Einkauf / ESG-bezogene Lieferantenpraktiken ist ein Plus
• Fließend in Englisch; Französisch ist ein großer Vorteil

Warum beim Forum arbeiten:

Das Forum ist der Überzeugung, dass Fortschritt durch das Zusammenbringen von Menschen aus allen Lebensbereichen geschieht, die den Antrieb und den Einfluss haben, den Zustand der Welt zu verbessern, indem sie Bewusstsein und Zusammenarbeit fördern, Denkweisen und Agenden gestalten und kollektives Handeln vorantreiben. Werden Sie Teil davon und werden Sie ein Treiber für positiven Wandel!