Executive Assistant

Ihr Team

Pictet Wealth Management verbindet mehr als 220 Jahre Schweizer Bankengeschichte mit globaler Investmentexpertise. Die Partner-geführte Finanzdienstleistungsgruppe bietet ein umfassendes Dienstleistungsangebot für vermögende Privatpersonen und Familien, einschließlich diskretionärer und beratender Anlagelösungen sowie Family-Office-Dienstleistungen.

Dies ist eine Vollzeitstelle als Executive Assistant mit Sitz in unserem Hauptsitz in Genf, die dem Leiter der PWM Middle East & Africa (MEA) Zone unterstellt ist.

Ihre Rolle

• Arbeiten Sie in vollster Vertraulichkeit mit hohem Maß an Diskretion, Eigenständigkeit und Proaktivität im Interesse des MEA-Zonenleiters und der Zone, wo angemessen, und verbessern Sie dabei die Effizienz und optimieren Sie Prozesse.
• Verantwortlich für administrative Aufgaben zur Unterstützung des MEA-Zonenleiters in seinen täglichen Aktivitäten und zur Unterstützung des reibungslosen Ablaufs der Zonenverwaltung.
• Verwalten Sie den Posteingang des Zonenleiters, einschließlich Weiterleitung und entsprechender Beantwortung.
• Verwalten Sie Kalender und organisieren Sie Meetings für den Zonenleiter und die Zone, einschließlich der Zusammenstellung und Verteilung von Meetingunterlagen (wie Teammeetings, Exekutivausschüsse, Townhalls, Offsites, Schulungen für MEA-Zonenmitarbeiter und andere Treffen mit externen Parteien).
• Gelegentlich Protokollführung bei Meetings und Verteilung der wichtigsten besprochenen Punkte und Aktionspunkte.
• Erstellen Sie PowerPoint-Präsentationen und Excel-Berichte für interne oder externe Zwecke sowie Kommunikation an die Zonenmitarbeiter.
• Organisieren Sie alle Reisepläne für den Zonenleiter und gelegentlich für andere MEA-ExCo-Mitglieder.
• Verwalten Sie Reise- und Anbieterrechnungen und reichen Sie Spesen ein.
• Koordinieren Sie sich mit Drittanbietern, insbesondere bei der Organisation von Meetings.
• In Abstimmung mit dem Chief of Staff und bei Bedarf organisieren Sie alle notwendigen Schulungen und Einführungstreffen für neue Mitarbeiter innerhalb der Zone, koordinieren mit den erforderlichen Teams und eskalieren Probleme, um einen reibungslosen Onboarding-Prozess sicherzustellen.
• Unterstützen Sie Projekte und Veranstaltungen der Zone (Townhalls, Offsites usw.) bei der Auswahl von Veranstaltungsorten, Buchungen, Catering und Logistik.
• Unterstützen Sie die direkten Berichte des Zonenleiters bei der komplexen Meetingorganisation und bei Bedarf bei kleineren Ad-hoc-Projekten wie der Sammlung verschiedener Inputs (spezifische Anfragen, Marketingveranstaltungen usw.), deren Zusammenstellung und Nachverfolgung der Anfragen des Zonenleiters.
• Aufbau starker Arbeitsbeziehungen mit den PWM MEA-Teams, anderen Executive Assistants und verschiedenen Stakeholdern.

Ihr Profil

• Proaktiv und einfallsreich, mit der Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im MEA-Zonenteam zu arbeiten.
• Hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, mit starken Problemlösungsfähigkeiten und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant zur Unterstützung von leitenden Stakeholdern in einer multikulturellen Unternehmenswelt.
• Berufliche Qualifikation: Inhaber eines EFZ oder einer gleichwertigen Qualifikation.
• Kenntnisse oder Erfahrung in der Finanzdienstleistungsbranche sind von Vorteil.
• Ein echter Teamplayer, der flexibel ist, unter Druck effektiv arbeiten kann, positive Beziehungen zu allen Stakeholdern aufbaut und offen für Lernen und Übernahme neuer Verantwortlichkeiten ist.
• Vertraut im Umgang mit Standard-Office-Software (Word, Excel und PowerPoint) auf mittlerem Niveau und in der Lage, sich an neue Systeme anzupassen.
• Wohnsitz in der Schweiz oder Bereitschaft zum Umzug erforderlich.
• Fließend in Englisch und Französisch.

Ref: EA/YB/FT

Hinweis

Diversität & Inklusion

Pictet ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für ein vielfältiges Umfeld einsetzt. Wir respektieren alle Individuen und streben deren Einbeziehung am Arbeitsplatz an.