Persönliche/r Assistent/in / Teamassistent/in (EP-AGS-CA-2025-234-LD)

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit aufeinanderprallen. Dieser Prozess liefert den Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze.

Stellenbeschreibung

Einführung:

Innerhalb der Abteilung Experimentalphysik ( EP ), Gruppe Verwaltung und Allgemeine Dienste (AGS), werden Sie dem Abteilungsverwaltungsbüro (DAO) beitreten, das zentralisierte Unterstützung für die Abteilung bietet, einschließlich spezieller Dienste für deren Leitung. Das Büro spielt eine Schlüsselrolle bei der Verwaltung des Lebenszyklus verschiedener Kategorien von EP-Personal, arbeitet eng mit internen Interessengruppen und anderen CERN-Diensten zusammen, um die reibungslose Durchführung administrativer Formalitäten gemäß den administrativen Regeln und Verfahren von CERN sicherzustellen. Das DAO trägt durch klare Kommunikation, diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen und effektive Koordination interner Arbeitsabläufe zur effizienten Funktionsweise der Abteilung bei.

Aufgaben:

• Als erste Anlaufstelle für verschiedene Personalkategorien in der Abteilung fungieren und sie vom Eintritt bis zum Austritt unterstützen.
• Vertragsnachverfolgung koordinieren und Registrierungsdokumente vorbereiten.
• Administrative Anfragen zu Urlaub, Reisen und verschiedenen Ansprüchen bearbeiten und interne administrative Angelegenheiten verwalten.
• Aufzeichnungen, gemeinsame Dateien, Archive und Webinhalte pflegen und aktualisieren, um die Genauigkeit und leichte Zugänglichkeit der Informationen sicherzustellen.
• Vertrauliche Dokumente diskret behandeln und den reibungslosen und zeitnahen Informationsfluss innerhalb der Abteilung gewährleisten.
• Mit den administrativen Regeln und Verfahren von CERN auf dem Laufenden bleiben und eng mit Kollegen und anderen Diensten zusammenarbeiten, um deren genaue und konsistente Anwendung sicherzustellen.
• Bei Bedarf die Organisation und logistische Koordination von Meetings und Veranstaltungen unterstützen.
• Zur Kontinuität des Dienstes beitragen, indem gegenseitige Unterstützung und Vertretung im Team gewährleistet werden.

Qualifikationen

Technisches Zertifikat oder allgemeine Sekundarschulbildung oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Allgemeine Verwaltung oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen Rolle in einem internationalen Umfeld.
• Erfahrung im Kundenservice oder als erste Anlaufstelle für eine große Gemeinschaft.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in einem dynamischen, teamorientierten Umfeld zu arbeiten.
• Vertrautheit mit der Pflege und Aktualisierung von Websites oder Datenbanken.
• Erfahrung in der Veranstaltungskoordination und logistischen Unterstützung; Hintergrund im Veranstaltungsmanagement ist ein großer Vorteil.

Technische Kompetenzen:

• Sekretariatsarbeit.
• Kundenservice.
• Kenntnis administrativer Regeln und Verfahren.
• Organisation und Management von Veranstaltungen.
• Verwendung von Office-Softwarepaketen.

Verhaltenskompetenzen:

• Teamarbeit: Beitrag zur Förderung einer positiven Atmosphäre im Team durch eine optimistische und konstruktive Haltung; Probleme ansprechen.
• Effektive Kommunikation: Proaktive Herangehensweise zur Lösung von Differenzen; konstruktiver Umgang mit Konflikten; rechtzeitige Informationsweitergabe an andere.
• Flexibilität zeigen: Schnelle und einfallsreiche Anpassung an wechselnde Prioritäten und Anforderungen.
• Verantwortungsbewusstsein zeigen: Informationen genau und objektiv präsentieren; gewissenhaft und zuverlässig arbeiten; Versprechen einhalten; Vertraulichkeit wahren.
• Ergebnisse erzielen: Strukturierte und organisierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben mit Blick auf Ergebnisse zu planen.

Sprachkenntnisse:

Englisch in Wort und Schrift, mit der Bereitschaft, Französisch zu lernen.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsfrist:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 26.11.2025 um 23:59 CET erreichen.

Beschäftigungsbedingungen:

Vertragsart: Befristeter Vertrag (2 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge sich auf eine unbefristete Stelle bewerben.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Vollständig vor Ort

Jobgrade: 3-4

Stellenreferenz: EP-AGS-CA-2025-234-LD

Arbeitsbereich: Unterstützende Dienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/r Assistent/in / Teamassistent/in