Verwaltungsassistent - Ingenieurabteilung (EN-RMS-ADM-2026-27-LD)

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit aufeinanderprallen. Dieser Prozess liefert Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze.

Stellenbeschreibung

Einleitung:

Sind Sie eine erfahrene Assistenz, die gerne an verschiedenen Projekten arbeitet? Möchten Sie Ihr Wissen in neuen Bereichen erweitern, in denen Exzellenz entscheidend ist? Setzen Sie Ihre organisatorische Expertise ein und leisten Sie wichtige Unterstützung für alle Mitglieder der Ingenieurabteilung von CERN!

Das Ressourcenmanagement und die Sicherheit der Ingenieurabteilung (EN-RMS) sind das Rückgrat der Ingenieurabteilung und bieten administrative und sicherheitsrelevante Unterstützung sowie Ressourcenmanagement und Koordination. In dieser Position werden Sie Teil der Gruppe, um zentralisierte und sekretarielle Dienste sowie spezifische Services für die Leitung der Ingenieurabteilung bereitzustellen.

Aufgaben:

Sie werden Teil eines Teams von Assistenten und beteiligen sich an der täglichen Verwaltung von einem oder mehreren Gruppen-Sekretariaten mit besonderem Schwerpunkt auf Informations-, Kommunikations- und Organisationsdiensten.

Durch Anwendung relevanter CERN-Regeln und -Verfahren werden Sie:

• Administrative Unterstützung und Beratung für alle Personalkategorien der Abteilung bieten (bei Ankunft, Abreise und während der gesamten Anstellung).
• Zum reibungslosen Ablauf der Verwaltung beitragen.
• Die Anwendung der Organisationsregeln und -verfahren sicherstellen.
• Physische und elektronische Dokumente, Webseiten, gemeinsame Dateien und archivierte Dokumente pflegen.
• Anträge auf Urlaub, Erstattungen, Zahlungen und Reisen bearbeiten.
• Informationen in Form von E-Mails, Briefen, Protokollen, Verfahren und Präsentationen suchen, empfangen, bereitstellen und verarbeiten.
• Mitgliedern der Gruppe bei der Erstellung, Bearbeitung, Korrektur, Nachverfolgung, Verteilung, Archivierung und Aktualisierung von Dokumenten mit den entsprechenden Werkzeugen unterstützen.
• Gruppenleiter unterstützen (Terminverwaltung, eingehende und ausgehende Telefonate, Dienstreisen, Meetings).
• Veranstaltungen organisieren und unterstützen (Konferenzen, Workshops usw.).
• Andere Assistenten während deren Abwesenheit vertreten.

Qualifikationen

• Höherer Verwaltungsabschluss oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich der administrativen Unterstützung oder einem verwandten Bereich.
• Offizielles Englischzertifikat (Cambridge-Zertifikat).

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung in einer Vielzahl von administrativen und unterstützenden Aufgaben für eine große Einheit, vorzugsweise in einem internationalen und kundenorientierten Umfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung im Multitasking als erste administrative Anlaufstelle.
• Erfahrung im Korrekturlesen von Arbeitsdokumenten.
• Erfahrung im Umgang mit einer Vielzahl moderner Büro-Computertools sowie in der Pflege und Archivierung von Daten und Dokumenten.
• Erfahrung in der Einrichtung und Umsetzung administrativer Prozesse und Verfahren.

Technische Kompetenzen:

• Sekretariatsarbeit.
• Kenntnisse administrativer Regeln und Verfahren.
• Verwendung von Office-Softwarepaketen.
• Kundenservice.
• Organisation und Management von Veranstaltungen.
• Archivierung und Dokumentenmanagement.

Verhaltenskompetenzen:

• Flexibilität zeigen: Fähigkeit, flexibel zu handeln und dabei alle geltenden Regeln einzuhalten.
• Teamarbeit: Aufbau und Pflege konstruktiver und effektiver Arbeitsbeziehungen.
• Verantwortungsbewusstsein zeigen: gewissenhaft und zuverlässig arbeiten; Versprechen einhalten.
• Effektive Kommunikation: anderen rechtzeitig Informationen bereitstellen.

Sprachkenntnisse:

Fließend in Wort und Schrift in Englisch und Französisch.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsfrist:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 25.02.2026 um 23:59 Uhr MEZ erreichen.

Beschäftigungsbedingungen:

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Hybrid

Jobgrade: 3-4

Stellenreferenz: EN-RMS-ADM-2026-27-LD

Arbeitsbereich: Unterstützungsdienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/Teamassistenz

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das mit Ihren relevanten Berufsjahren steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Absicherung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen, abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten), abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Möglichkeit, Ihren Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Anstellung.

Überblick über CERN – Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich wird!

Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu bahnbrechender Forschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, wobei jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zweck vorangetrieben wird. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens erweitert, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Werden Sie Teil unserer Mission, das Herz des Universums zu entdecken! MITMACHEN!

Mehr Informationen über uns hier: careers.cern