Sekretärin – Assistentin oder Assistent der Stellvertretenden Leiterin der Pflege der Operationssäle – 80%

Unternehmensbeschreibung

Mit mehr als 13.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2024 anzusehen, indem Sie  hier klicken.

Die  Pflegedirektion  ist die Autorität im Bereich der Pflege. Ihre Aufgabe ist es, die Qualität und Sicherheit der Pflege innerhalb der Einrichtung zu gewährleisten. In diesem Sinne hat die Pflegedirektion Einsicht in alle Pflegeaktivitäten (Pflegefachpersonen und verschiedene Gesundheitsberufe). Zur Erfüllung ihrer Aufgabe stützt sie sich auf drei Kompetenzbereiche: professionelle Praxis, interprofessionelle Zusammenarbeit und Transformation in der Pflege.

Stellenbeschreibung

In dieser Funktion übernehmen Sie das Sekretariat der stellvertretenden Pflegedirektorin und tragen zum reibungslosen täglichen Ablauf der Organisation bei. Sie sorgen für einen flüssigen Ablauf der administrativen und operativen Tätigkeiten, indem Sie den Kalender und die Korrespondenz proaktiv verwalten, die notwendigen Akten und Dokumente vorbereiten und die Qualität der internen und externen Kommunikation sicherstellen. Ihre Rolle ermöglicht es der Führungsebene, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, während Sie die Koordination der praktischen und organisatorischen Aspekte übernehmen.

Sie sind verantwortlich für die Organisation und Nachverfolgung von Sitzungen, das Verfassen von Protokollen und die Verwaltung der Korrespondenz. Ebenso überwachen Sie den Ein- und Austritt von Personal und sorgen für die Begrüßung und Integration der Mitarbeitenden. Ihr Dienstleistungsbewusstsein und Ihre Genauigkeit gewährleisten eine qualitativ hochwertige telefonische und persönliche Betreuung, wie sie in einem Leitungssekretariat erwartet wird.

Als Schnittstelle zwischen der stellvertretenden Pflegedirektorin und den verschiedenen Interessengruppen übermitteln Sie Informationen klar und präzise, nehmen an bestimmten Sitzungen teil und tragen dazu bei, eine reibungslose und effektive Kommunikation innerhalb der Abteilung aufrechtzuerhalten. Sie organisieren Dienstreisen und beteiligen sich an der Organisation interner Veranstaltungen, indem Sie die beteiligten Akteure koordinieren und die Einhaltung der Budgets sicherstellen.

Sie sind auch dafür zuständig, Querschnittsprojekte zu verfolgen, die verschiedenen Beteiligten zu koordinieren und die administrative sowie finanzielle Nachverfolgung sicherzustellen, insbesondere durch die Bearbeitung von Spesenabrechnungen und die Validierung von Rechnungen. Ihre Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen und unvorhergesehene Ereignisse zu managen, ist entscheidend, um die Kontinuität und Effizienz der Aktivitäten zu gewährleisten.

Schließlich gewährleisten Sie die Vertraulichkeit sensibler und strategischer Informationen, insbesondere im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten und Führungsentscheidungen. Sie wissen, wie Sie in Notfällen und unvorhergesehenen Situationen schnell reagieren und zuverlässige sowie diskrete Unterstützung in allen Situationen bieten.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein Diplom oder eine kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder einen als gleichwertig anerkannten Abschluss.

Sie haben 3 bis 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.

Sie beherrschen die französische Sprache in Wort und Schrift ausgezeichnet und verfügen über sehr gute Computerkenntnisse.

Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und Kommunikationswerkzeugen.

Sie verfügen über gute schriftliche Ausdrucksfähigkeiten und sind kontaktfreudig.

Sie besitzen ein hohes Maß an Sozialkompetenz.

Sie sind proaktiv und bringen eigene Vorschläge ein.

Sie sind gut organisiert, können Prioritäten setzen, arbeiten selbstständig, sorgfältig und genau und haben ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit.

Zusätzliche Informationen

Der Arbeitsplatz befindet sich in den Operationssälen, was die Gewährleistung der Sterilität der Umgebung erfordert, zum Beispiel:

Sie wechseln täglich und bei jedem Betreten und Verlassen der Operationssäle die Kleidung.

Eine Kantine mit Brot, Käse und Joghurt steht zur Verfügung, jedoch werden innerhalb des Operationssaals keine warmen Mahlzeiten angeboten. Es gibt mehrere Mikrowellen.

Tragen Sie nicht zu viel Schmuck und keine künstlichen Fingernägel.

• Arbeitsbeginn: nach Vereinbarung
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80%
• Klasse: 11
• Beschäftigungsart: unbefristet
• Bewerbungsschluss: 16.01.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau A. Poncet, Direktionsassistentin, Tel. 022 372 61 22

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüßen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.