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Das SIB Swiss Institute of Bioinformatics ist eine international anerkannte gemeinnützige Organisation, die sich der biologischen und biomedizinischen Datenwissenschaft widmet. Seine Datenwissenschaftler sind leidenschaftlich daran interessiert, Wissen zu schaffen und komplexe Fragestellungen in vielen Bereichen zu lösen, von Biodiversität und Evolution bis hin zur Medizin. Sie stellen wesentliche Datenbanken und Softwareplattformen sowie Bioinformatik-Expertise und -Dienstleistungen für akademische, klinische und industrielle Gruppen bereit. Das SIB vereint die Schweizer Bioinformatik-Community von etwa 900 Wissenschaftlern und fördert Zusammenarbeit und Wissensaustausch. Das Institut trägt dazu bei, die Schweiz an der Spitze der Innovation zu halten, indem es den Fortschritt in der biologischen Forschung fördert und die Gesundheit verbessert.

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• Koordination des eintägigen Tutorials- und Workshop-Programms (T&W) sowie der Fokus-Sitzungen (4 x 1-Stunden-Slots) in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Komitees und Organisatoren. 
• Planung und Organisation von Meetings (Einladungen, Agenden, Protokolle und Nachverfolgung von Maßnahmen). 
• Unterstützung der Begutachtungs- und Auswahlprozesse: Zusammenstellung von Vorschlagszusammenfassungen, Koordination der Bewertungen, Benachrichtigung der Einreicher/bestätigten Sprecher und Verfolgung der Teilnahmebestätigungen. 
• Kommunikation mit ausgewählten Organisatoren und eingeladenen Referenten zur Sammlung detaillierter Zeitpläne und Sicherstellung der Einhaltung von Fristen. 
• Verwaltung logistischer Arrangements: Raumzuweisungen, Ausstattung, Materialien und Anforderungen vor Ort. 
• Sicherstellung der genauen und rechtzeitigen Integration der Programmdetails in die Konferenzwebsite und den Online-Agenda. 
• Leitung der Durchführung vor Ort, Koordination der Freiwilligen, Unterstützung der Organisatoren und Lösung von Problemen in Echtzeit. 
• Beitrag zur Bewerbung dieser Sitzungen durch Newsletter, gezielte Mailings und Social-Media-Beiträge.

• Entwurf und Koordination der sozialen und Networking-Aktivitäten der Konferenz zusammen mit dem Sozialkomitee.
• Identifikation und Zusammenarbeit mit lokalen Partnern, Veranstaltungsorten und Lieferanten, um ansprechende Teilnehmererlebnisse zu bieten. 
• Verwaltung von Anmeldungen, Kommunikation und Teilnehmerinformationen (Zeitpläne, Logistik, Updates) 
• Überwachung der Aktivitäten vor Ort, fungierend als Hauptansprechpartner für Teilnehmer, Partner und Freiwillige.

• Überwachung der Beschaffung, Produktion und Lieferung von Konferenzmaterialien (Taschen, Beschilderung, Werbegeschenke, Aufkleber etc.) 
• Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam, um sicherzustellen, dass Materialien und visuelle Elemente den Marken- und Zeitvorgaben entsprechen. 
• Bearbeitung der Kommunikation mit Teilnehmern und Stakeholdern für zugewiesene Bereiche (wissenschaftliche Sitzungen und soziales Programm). 
• Bereitstellung strukturierter Programmfortschritts-Updates für das Veranstaltungsteam und den Vorgesetzten. 
• Beitrag zu Nachveranstaltungsaktivitäten: finanzielle Abrechnung, Feedbackanalyse und Berichterstattung.

• Universitätsabschluss in Kommunikation/Eventmanagement oder einem verwandten Bereich oder gleichwertig 
• Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Organisation von Großveranstaltungen oder Konferenzen, idealerweise im wissenschaftlichen Kontext 
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Interessengruppen — einschließlich Komitees, Lieferanten und Teilnehmer — während aller Veranstaltungsphasen (Planung, vor Ort und Nachbereitung) zu koordinieren. 

• Ausgezeichnete Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern. 
• Kenntnisse in Office- und Kollaborationstools (Excel, Teams, SharePoint, Outlook). 
• Fähigkeit, Website-Inhalte mit einem Content-Management-System zu aktualisieren und zu pflegen. 
• Erfahrung in der Mitwirkung an Social-Media- und Newsletter-Kommunikation für Veranstaltungen. 
• Gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau C1). 
• Vertrautheit mit Konferenzmanagement-Plattformen (z. B. EasyChair) von Vorteil.

• Starke organisatorische und methodische Fähigkeiten mit ausgeprägter Detailgenauigkeit. 
• Autonom und zuverlässig, in der Lage, zugewiesene Projekte eigenständig von Anfang bis Ende zu planen, zu priorisieren und durchzuführen.
• Belastbarkeit und Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und enge Fristen einzuhalten.
• Proaktive, reaktionsschnelle und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Wohlfühlen in einem schnelllebigen, kollaborativen Umfeld. 
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und starker Teamgeist. 
• Flexibel und engagiert.