Spezialist für Dokumentenmanagement

Ihr Team

Die Abteilung Operations deckt die Verarbeitung und Nachverfolgung aller Arten von Finanzinstrumenten ab und sorgt für die Verwaltung der Anlagefonds. Sie unterstützt die anderen Abteilungen und bietet den Kunden einen erstklassigen Service, basierend auf modernen und robusten Infrastrukturen. 

Als Mitglied des Information Delivery-Teams innerhalb unserer Abteilung Operations werden Sie in das Team Records Management integriert. Sie treten somit einem Dienst bei, der Output & Delivery Management und Multimedia-Produktion vereint. 
Als Produktions- und Projektkoordinator arbeiten Sie eng mit unseren internen Partnern zusammen, um die effiziente und qualitativ hochwertige Erstellung der Vertragsdokumente der Gruppe sicherzustellen. Ihre Rolle besteht auch darin, Projekte im Zusammenhang mit den Formularen der Gruppe zu überwachen und so eine sorgfältige Nachverfolgung zu gewährleisten. Sie spielen eine Schlüsselrolle als zentraler Ansprechpartner für alle vertraglichen Bedürfnisse von Pictet und sorgen für einen reibungslosen und effizienten Ablauf unserer Prozesse.

Ihre Rolle

Verwaltung der Produktion der Vertragsdokumente der Gruppe.
-    Anfragen für neue Dokumente oder Änderungen von Dokumenten von internen Stakeholdern (Front Office, Compliance und Rechtsabteilungen auf Gruppenebene) erhalten und verwalten
-    Zusammenarbeit mit unserem Sprachendienst für notwendige Übersetzungen, um Konsistenz und Klarheit der gesamten Dokumentation zu gewährleisten. 
-    Überwachung des Formatierungsprozesses der Dokumente, um unsere Qualitätsstandards einzuhalten.
-    Erleichterung des Genehmigungsprozesses mit den Antragstellern vor der Veröffentlichung.
-    Parallele Nachverfolgung mehrerer Dokumentenerstellungsprojekte. 
-    Kontrollen der Ausführung und Qualität während des gesamten Prozesses.

Projektverfolgung bezüglich der Formulare und der Dokumentationsgovernance der Gruppe
-    Verfolgung von Projekten bezüglich der Formulare der Gruppe (Erstellung von Zeitplänen, Nachverfolgung der verschiedenen Ansprechpartner).
-    Verfolgung von Entwicklungsprojekten der verschiedenen Dokumenten-Tools und Plattformen der Gruppe, die die Vertragsdokumente betreffen (in Zusammenarbeit mit der IT).
-    Koordination und Nachverfolgung des Lebenszyklus der Archive bei den verschiedenen Einheiten der Gruppe.

Ihr Profil

-    Universitätsabschluss, HES, HEG oder als gleichwertig angesehene Ausbildung.
-    Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit analytischem Denken, Serviceorientierung und Organisationstalent.
-    Ausgezeichnete Kenntnisse der Bürosoftware, insbesondere Excel und PowerPoint.
-    Gute Kenntnisse der Bankdokumentation: ein Plus.
-    Gute Kenntnisse der HTML-Sprache: ein Vorteil.
-    Erfahrung mit Software zur Erstellung von Dokumentvorlagen (Communications Management): ein Vorteil.
-    Diskretion und Respekt vor Vertraulichkeit.
-    Französisch: fließend; Englisch: fließend.
-    Wohnsitz in der Schweiz erforderlich.

Hinweis

Wir akzeptieren keine Lebensläufe über Agenturen

DMS/DD/LC

Diversität & Inklusion

Pictet ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für ein vielfältiges Umfeld einsetzt. Wir respektieren alle Individuen und streben deren Einbeziehung am Arbeitsplatz an.