Sachbearbeiter/in Lohn- und Sozialversicherungsakten - Ärztliche Einheit (12116-AD-100-2025)

Verwaltung

Sachbearbeiter/in Lohn- und Sozialversicherungsakten - Ärztliche Einheit

Die Personalverwaltung des CHUV sucht zur Verstärkung ihres Teams eine/n Sachbearbeiter/in für Lohn- und Sozialversicherungsakten (80% - 100%) mit Eintritt ab 1. Oktober 2025 oder nach Vereinbarung.

Kontext

Die Personalabteilung des CHUV (DRH) arbeitet mit den 11 dezentralen HR-Teams zusammen, um einen qualitativ hochwertigen Service für fast 13.000 Mitarbeitende zu gewährleisten.

Die Hauptaufgaben der Personalverwaltung (ARH) bestehen darin, eine gerechte und regelkonforme Vergütung sicherzustellen, einschließlich der Verwaltung von Löhnen, Prämien und Beförderungen sowie der Personalakten, Arbeitsverträgen, Abwesenheiten, Ferien und Rentenangelegenheiten.

Die betreffende Stelle ist Teil eines Teams, das der ärztlichen Einheit gewidmet ist (eine Leitung, drei Sachbearbeiter/innen und zwei Lernende), welches die Akten der Assistenz- und Oberärzte verwaltet. Die Einheit, der Sie angehören, betreut administrativ über 1.400 Ärzte. Sie überwacht und implementiert Karriereakte (Einstellungen, Austritte, Beförderungen oder sonstige Vertragsänderungen).

Parallel dazu berät sie Ärzte sowie Partner oder Führungskräfte präzise zu Fragen bezüglich Lohn, Sozialleistungen und Arbeitsrecht unter Einhaltung der Vereinbarung über Arbeits- und Ausbildungsbedingungen der Assistenz- und Oberärzte (C-CTMédAss).

Das Universitätsspital Waadt (CHUV) ist eines der fünf Schweizer Universitätsspitäler. Dank der Zusammenarbeit mit der Fakultät für Biologie und Medizin der Universität Lausanne und der EPFL spielt das CHUV eine führende Rolle in den Bereichen medizinische Versorgung, medizinische Forschung und Ausbildung.

Aufgaben

• Sie verwalten die Erstellung und Nachverfolgung der Personalakten, die Korrespondenz, die Feststellung der Anspruchsberechtigung auf Familienzulagen sowie die Ablage und Archivierung
• Sie tragen zur Vorbereitung und Auszahlung der Löhne bei, verwalten die Daten zu Sozialversicherungen, kontrollieren Änderungen, recherchieren Informationen und bereiten Formulare im Zusammenhang mit Vertragsänderungen vor
• Sie beraten Ärzte und Partner zu Fragen rund um Lohn, Sozialleistungen und Arbeitsrecht; Sie bereiten Korrespondenz und Bescheinigungen vor und erfassen Abwesenheiten
• Sie erstellen Vertragsdokumente zu Karriereakten und sorgen für deren rechtliche Konformität
• Sie erledigen Ihre Aufgaben selbstständig, halten sich an die Verwaltungsverfahren und legen besondere Fälle der ARH-Leitung vor
• Sie führen diverse administrative Sonderaufgaben aus, unterstützen und vertreten Ihre Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf und aktualisieren interne Verfahren
• Sie schlagen aktiv Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung vor.
• Sie betreuen einen Lernenden, je nach Bedarf der Hierarchie.

Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder eine gleichwertige Ausbildung in Verwaltung oder Personalmanagement
• Idealerweise besitzen Sie das Zertifikat als HR-Fachperson. Das AVEAS-Zertifikat "Generalist/in Sozialversicherungen" und das Zertifikat "Ausbildner/in Lernende" sind ebenfalls von Vorteil
• Sie bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung im Personalwesen mit, was Ihnen fundierte Kenntnisse in der Personaladministration und einen schnellen Einstieg ermöglicht
• Sie beherrschen die gängigen Bürosoftwareprogramme (Outlook, Word, Excel) perfekt. Kenntnisse in PeopleSoft sind von Vorteil
• Sie verfügen über C2-Niveau in Französisch, mündlich und schriftlich. Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Sie sind in der Lage, eine hohe Arbeitsbelastung zu bewältigen und zeichnen sich durch ausgezeichnete Stressresistenz aus
• Sie schätzen Teamarbeit und sind für Ihre sozialen Kompetenzen bekannt. Sie passen Ihre Kommunikation leicht an Ihre Gesprächspartner an und haben einen ausgeprägten Servicegedanken
• Sie sind sorgfältig, organisiert und diskret.

Wir bieten

Als Mitarbeiter/in des Universitätsspitals Waadt profitieren Sie von:

• Erstklassigen Sozialleistungen, 20 Tagen Vaterschaftsurlaub und 4 Monaten Mutterschaftsurlaub (mit der Möglichkeit eines zusätzlichen Monats Stillzeiturlaub)
• Regelmäßigen und verantwortungsgerechten Lohnanpassungen
• Einem 13. Monatslohn und 25 Urlaubstagen pro Jahr
• Mindestens drei Tagen Weiterbildung pro Jahr mit Zugang zu einem vielfältigen Angebot im CHUV-Bildungszentrum und den Partnerbildungszentren des Kantons Waadt
• Erleichtertem Zugang zu einem der 500 möblierten Wohnungen in den umliegenden Quartieren für Personen, die aus dem Ausland in die Schweiz ziehen
• Sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen Vorteilen für Mitglieder des Vereins H-Oxygène
• Vorteilen im Rahmen des Mobilitätsplans (Rabatte auf öffentliche Verkehrsmittel, Förderung von "Mobility"-Fahrzeugen und Rabatte beim Kauf von E-Bikes)
• Qualitätsgastronomie in den Betriebsrestaurants in jedem Krankenhausgebäude zu Vorzugspreisen.

Kontakt und Bewerbung

Kontakt für Auskünfte zur Funktion: Frau Anne-Laure Etter, Tel. 021 314 52 80

Da alle Bewerbungen elektronisch bearbeitet werden, bitten wir Sie, sich ausschließlich online zu bewerben, indem Sie unten auf die Schaltfläche "BEWERBEN" klicken.

Bei Schwierigkeiten mit der Online-Bewerbung können Sie unsere Anleitung zum Online-Bewerbungsverfahren konsultieren. Sollten Sie aus technischen Gründen nicht online bewerben können, wenden Sie sich bitte an unsere Rekrutierungseinheit, die Sie per E-Mail an e.recrutement@chuv.ch oder telefonisch unter 021 314 85 70 unterstützt.

Das CHUV wendet die höchsten Qualitätsanforderungen bei seinen Rekrutierungsprozessen an. Zudem legen wir großen Wert auf die Förderung der Vielfalt unserer Mitarbeitenden, achten auf unterschiedliche Lebenswege und setzen alles daran, Gleichbehandlung zu gewährleisten und Diskriminierung zu vermeiden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bitten Personalvermittlungsagenturen, zu beachten, dass Bewerbungen, die direkt über unsere Rekrutierungsplattform eingereicht werden, nicht akzeptiert werden und keine Abrechnung erfolgen kann. Vielen Dank für Ihr Verständnis.