Assistent/in des General Counsel & Corporate Secretary

Über den Job

Assistent/in des General Counsel & Corporate Secretary

Zürich, CH, 8005

Über die Rolle

Wir suchen eine erfahrene Assistenz, die wertvolle administrative Unterstützung für den General Counsel & Corporate Secretary, die Vorstandsmitglieder und das Rechtsteam bietet. Darüber hinaus ist diese Rolle Teil des größeren Zurich Assistant Network, dessen Ziel es ist, Best Practices auszutauschen, das Wissen über Geschäftsthemen zu vertiefen, Fähigkeiten zu entwickeln und gegenseitige Unterstützung zu bieten, um unseren Führungskräften zu helfen, ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Hauptverantwortlichkeiten umfassen

• Organisation von Vorstandssitzungen im In- und Ausland, einschließlich der Vorbereitung der Agenda, Formatierung der Protokolle und Bereitstellung von Vorstandsunterlagen im Diligent Board Book
• Organisation der Reisen der Vorstandsmitglieder, einschließlich Buchung von Flügen, Hotels, Transfers, Restaurants und Stadtrundfahrten
• Unterstützung bei der jährlichen Hauptversammlung der Aktionäre
• Organisation der jährlichen Chairman’s Awards
• Komplexes Terminmanagement und Reiseplanung
• Verwaltung von Rechnungen (Anlegen von Lieferanten, Erstellen von Bestellanforderungen und Codierung von Rechnungen) und Spesen (Einreichen von Spesenabrechnungen)
• Teamreisen, Visumanträge und Urlaubsfreigaben
• Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint
• Onboarding neuer Teammitglieder, einschließlich neuer Vorstandsmitglieder
• Unterstützung und Assistenz des General Counsel & Corporate Secretary in allen administrativen Angelegenheiten
• Ansprechpartner/in für die Rechtsabteilung
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen im In- und Ausland (Konferenzen und Teamevents, Aktivitäten & Abendessen), Organisation von Geschenken
• Aktive Teilnahme an den Treffen des Zurich Assistant Network

Über Sie

• Idealerweise 5-7 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle in einem internationalen Umfeld
• Erfahrung in der Unterstützung mehrerer Stakeholder mit ähnlicher Priorität
• Sehr gute Englischkenntnisse, weitere Sprachen sind von Vorteil
• Hohe Computerkenntnisse mit Erfahrung in der vollständigen Microsoft Suite, Success Factors, SAP, Concur und ServiceNow bevorzugt
• Fähigkeit zur Organisation, Multitasking und Arbeiten unter Druck
• Leidenschaftlich, schnell denkend, kreativ und effektiver Problemlöser
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zwischen Aufgaben zu wechseln, um Fristen einzuhalten
• Unabhängige, effiziente und serviceorientierte Arbeitsweise mit hoher Organisationsfähigkeit
• Affinität zu Personalthemen
• Starkes Stakeholder-Management – Erfahrung im Umgang mit Personen auf verschiedenen Ebenen der Organisation, menschenorientierte Denkweise
• Detailorientiert und präzise in der Ausführung
• Der/die Mitarbeiter/in muss ein hohes Maß an Vertraulichkeit wahren
• Guter Lösungsfinder, Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit

Job Segment: Administrative Assistenz, General Counsel, Sekretariat, Recht, Verwaltung, Legal