Executive Assistant - EMEAC

Galderma ist der aufstrebende reine Dermatologie-Kategorie-Führer, der in etwa 90 Ländern präsent ist. Wir bieten ein innovatives, wissenschaftlich fundiertes Portfolio von Premium-Flaggschiffmarken und Dienstleistungen, die das gesamte Spektrum des schnell wachsenden Dermatologiemarktes durch Injectable Aesthetics, dermatologische Hautpflege und therapeutische Dermatologie abdecken. Seit unserer Gründung im Jahr 1981 widmen wir unseren Fokus und unsere Leidenschaft dem größten Organ des menschlichen Körpers – der Haut – und erfüllen individuelle Verbraucher- und Patientenbedürfnisse mit überlegenen Ergebnissen in Partnerschaft mit Gesundheitsfachkräften. Weil wir die Haut verstehen, die unser Leben prägt, treiben wir die Dermatologie für jede Hautgeschichte voran.

Wir suchen Menschen, die ergebnisorientiert sind, Lernen annehmen und positive Energie mitbringen. Sie müssen Initiative mit Teamgeist und Zusammenarbeit verbinden. Vor allem müssen sie leidenschaftlich daran interessiert sein, etwas Sinnvolles für Verbraucher, Patienten und die Gesundheitsfachkräfte zu tun, denen wir täglich dienen. Wir wollen jeden Mitarbeiter befähigen und sein persönliches Wachstum fördern, während wir sicherstellen, dass die Geschäftsanforderungen jetzt und in Zukunft erfüllt werden. In unserem Unternehmen schätzen wir Vielfalt und respektieren die Würde, Privatsphäre und persönlichen Rechte jedes Mitarbeiters.

Bei Galderma geben wir unseren Teams aktiv Gründe, an unsere kühne Ambition zu glauben, das weltweit führende Dermatologieunternehmen zu werden. Bei uns haben Sie die ultimative Gelegenheit, neue und herausfordernde Arbeitserfahrungen zu sammeln und einen unvergleichlichen, direkten Einfluss zu schaffen.

Bei Galderma sind wir einzigartig und wir schätzen Unterschiede.

Ob es die einzigartige Breite unseres integrierten Angebots ist, das Ästhetik-, Verbraucher- und verschreibungspflichtige Produkte abdeckt, oder unser Engagement, Menschen für ihren Beitrag anzuerkennen und zu belohnen – hier zu arbeiten ist anders als überall sonst.

Bei Galderma geben wir unseren Teams aktiv Gründe, an unsere Ambition zu glauben, das weltweit führende Dermatologieunternehmen zu werden. Bei uns haben Sie die ultimative Gelegenheit, neue und herausfordernde Arbeitserfahrungen zu sammeln und einen unvergleichlichen, direkten Einfluss zu schaffen.

Stellenbezeichnung: Executive Assistant Region Head EMEAC & LATAM

Standort: Zug, Schweiz

Galderma sucht eine erfahrene Executive Assistant, die die administrativen, sekretariats- und operativen Funktionen innerhalb unserer dynamischen, multikulturellen Region EMEAC unterstützt. Diese Rolle mit Sitz in unserem Hauptsitz in Zug sorgt für den reibungslosen Tagesablauf der Region EMEAC und berichtet direkt an unseren Head of Region EMEAC & LATAM.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung und Koordination der Agenda und Telefonate, inkl. Meetings und Meetingvorbereitung
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Filterung aller eingehenden Anrufe, Optimierung der Agenda und Bereitstellung angemessener Nachverfolgung.
• Bereitstellung der erforderlichen Dokumente und Informationen für jeden bestätigten Termin oder jede Besprechung.
• Koordination der Spesenabrechnungen und Einreichungen monatlich gemäß Unternehmensrichtlinien.
• Pflege eines ordnungsgemäßen Dokumentenablage- und Archivierungssystems.
• Organisation von Meetings und Veranstaltungen, einschließlich logistischer Aktivitäten wie Hotelbuchungen und Catering.
• Koordination von Reisevorbereitungen, einschließlich Buchungen, Visa und Unterkunft für lokale und Auslandsreisen.
• Verwaltung von kurzfristigen Reiseänderungen, Stornierungen und Neuplanungen.
• Bereitstellung von Backup-Unterstützung für andere Administrative und Executive Assistants nach Bedarf.
• Unterstützung bei Ad-hoc-Aufgaben und Projekten unter Wahrung von Vertraulichkeit und effizientem Dokumentenzugriff.
• Unterstützung des Projektmanagements innerhalb der Region zur Sicherstellung der Zielerreichung.

Fähigkeiten & Qualifikationen

• Diplom in Sekretariatswesen, Tourismus oder Hotelmanagement oder eine relevante Qualifikation.
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle innerhalb einer internationalen Matrixorganisation.
• Fließend in Englisch (mündlich und schriftlich); eine weitere europäische Sprache ist von Vorteil.
• Kenntnisse in MS Office (Excel, PowerPoint, SharePoint); Vertrautheit mit Concur oder anderer Finanzsoftware ist ein großer Vorteil.
• Fähigkeit zum Multitasking, Priorisieren und eigenverantwortlichen Arbeiten. Selbststarterqualitäten sind ein sehr großer Pluspunkt.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Agilität und selbstständige Arbeitsweise mit Initiative und Zuverlässigkeit.
• Positive, dynamische Einstellung mit Engagement für erstklassigen internen und externen Kundenservice, Diskretion und Vertraulichkeit.
• Zuverlässige, engagierte Persönlichkeit mit hoher Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Selbstmotiviert mit der Fähigkeit, sich an ein sich schnell veränderndes Umfeld anzupassen.
• Erfahrung in dynamischen, veränderungsorientierten Umgebungen und komplexen Strukturen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Arbeit effizient zu planen und zu organisieren.
• Fähigkeit, auch in arbeitsreichen, hochvolumigen Zeiten ruhig und professionell zu bleiben.
• Erfahrung in einer komplexen und schnelllebigen regionalen kommerziellen Organisation ist ein großer Vorteil.

Was wir im Gegenzug bieten
Sie arbeiten für eine Organisation, die Vielfalt & Inklusion lebt und davon überzeugt ist, dass wir bessere Ergebnisse erzielen, wenn wir die Perspektiven unserer vielfältigen Kundenbasis widerspiegeln.

Diese Rolle bietet die Möglichkeit, eng mit Top-Führungskräften in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld zusammenzuarbeiten und wichtige Unterstützung zu leisten, um den reibungslosen Betrieb unserer Region sicherzustellen. Als Teil von Galderma sind Sie an der Spitze innovativer Projekte, sammeln wertvolle Erfahrungen und tragen zum Erfolg eines führenden Unternehmens in der Dermatologiebranche bei.

Nächste Schritte
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unsere Unternehmenswebsite CAREERS | Galderma . Wenn Sie derzeit Mitarbeiter bei Galderma sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser internes Karrieresystem via Workday. Der Auswahlprozess läuft.

• Wenn Ihr Profil passt, laden wir Sie zu einem ersten virtuellen Gespräch mit dem Recruiter ein.
• Der nächste Schritt ist ein virtuelles Gespräch mit dem einstellenden Manager 
• Der letzte Schritt ist ein Gespräch im Panel mit dem erweiterten Team

Unsere Mitarbeiter machen den Unterschied 

Bei Galderma arbeiten Sie mit Menschen, die wie Sie sind. Und Menschen, die anders sind. Wir schätzen, was jedes Teammitglied einbringt. Professionalität, Zusammenarbeit und eine freundliche, unterstützende Atmosphäre sind das perfekte Umfeld, damit Menschen gedeihen und in dem, was sie tun, exzellent sind.