Event- & Gruppenkoordinator - Ollon, Schweiz

Vor der Ankunft der Kunden

• Administrative Nachverfolgung der Gruppen- und Veranstaltungsakten sicherstellen, indem die Erfassung, Aktualisierung und Übereinstimmung der Informationen unter der Aufsicht des Events & Groups Executive gewährleistet wird.

• Vorbereitung und Erstellung aller vertraglichen und operativen Dokumente (Verträge, technische Datenblätter, Dienstanweisungen, Zimmerlisten) unter Einhaltung der internen Standards und Kundenanforderungen.

• Aktualisierung der Zimmerkontingente, Allokationen und aller Kundendaten im Buchungssystem (Opéra Cloud oder Äquivalent), um die Zuverlässigkeit der an die operativen Teams übermittelten Informationen sicherzustellen.

• Koordination der abteilungsübergreifenden Kommunikation, um die klare, vollständige und rechtzeitige Verbreitung wesentlicher Informationen für die gute Vorbereitung der Veranstaltungen zu gewährleisten.

• Aktive Mitwirkung bei der Erstellung und Übermittlung der Dienstanweisungen unter Einhaltung der vorgegebenen Fristen und internen Verfahren.

• Beitrag zur Erstellung von Veranstaltungsmaterialien (Menüs, Beschilderung, Papeterie), wobei deren Übereinstimmung mit den Kundenwünschen und der visuellen Identität der Einrichtung garantiert wird.

Während der Veranstaltung

• Unterstützung des Events & Groups Executive bei der täglichen operativen Überwachung der Veranstaltungen vor Ort, um einen reibungslosen Ablauf der Leistungen und Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

• Als operative Schnittstelle zwischen Kunden und internen Teams fungieren, die Kommunikation erleichtern und schnelle Antworten auf geäußerte Bedürfnisse geben.

• Verwaltung von Last-Minute-Anpassungen (Zeitpläne, Räume, zusätzliche Leistungen) und Sicherstellung, dass diese von den zuständigen Abteilungen berücksichtigt werden.

• Überwachung der Qualität und ordnungsgemäßen Ausführung der Leistungen unter Einhaltung der Servicestandards und vertraglichen Verpflichtungen.

• Kontinuierliche Aktualisierung der für die Abrechnung notwendigen Elemente in Abstimmung mit der Finanzabteilung, um die Genauigkeit der übermittelten Daten zu gewährleisten.

Nach der Veranstaltung

• Mitwirkung bei der Vorbereitung der Abschlussrechnungen durch Kontrolle der erbrachten Leistungen und Sicherstellung der Vollständigkeit der Abrechnungselemente.

• Teilnahme an der Sammlung und Analyse von Kundenfeedback zur Unterstützung der kontinuierlichen Serviceverbesserung und Zufriedenheitsüberwachung.

• Aktualisierung der Kundendatenbank und statistischen Werkzeuge unter Gewährleistung der Zuverlässigkeit der gesammelten Informationen.

• Unterstützung der Abteilungsinitiativen zur Kundenbindung und Akquise durch Mitwirkung bei der Hervorhebung von Kundenrückmeldungen und Geschäftsmöglichkeiten.

In Zusammenarbeit mit seinen/ihren Vorgesetzten

• Tägliche administrative Unterstützung der Abteilung sicherstellen, indem an der Dokumentenverwaltung, Ablage und Nachverfolgung interner Akten mitgewirkt wird.

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, Monatsberichten und Aktivitätsanalysen gemäß den Erwartungen der Hierarchie.

• Aktive Teilnahme an der Schulung und Integration neuer Mitarbeiter und Praktikanten, um die Weitergabe bewährter Praktiken und interner Standards zu gewährleisten.

• Überwachung der Einhaltung interner Verfahren und Qualitätsstandards durch regelmäßige Kontrolle der Prozesse und deren kontinuierliche Verbesserung.