Fachspezialist:in PhD Office (m/w/d)

Über den Job

Für das PhD Office der Universität St. Gallen wird per 1. Mai 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte, organisationsstarke und proaktive Persönlichkeit als Mitarbeiter:in zur Verstärkung unseres Teams gesucht. Die Stelle wird mit 50% ausgeschrieben, jedoch mit der Option der späteren Aufstockung auf 80% ab dem 1.1.2027.

Das PhD Office ist die Anlaufstelle für Doktoratsinteressierte und Doktorierende der Universität St.Gallen. Es begleitet die Doktorierenden von der Zulassung bis zur Promotion in administrativen Belangen. Es koordiniert zudem die verschiedenen Doktoratsprogramme und ist auch Anlaufstelle für die Referent:innen.

Wir bieten eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und internationalen Hochschulumfeld. In einem motivierten und kollegialen Team werden Ihre Ideen und Ihr Einsatz wertgeschätzt. Die zunehmende Digitalisierung von Prozessen und Nutzung von KI verändern die Arbeitsweise in den nächsten Jahren grundlegend, weshalb sich der Bereich sehr dynamisch entwickeln wird.

• Umfassende und eigenverantwortliche Bearbeitung aller administrativen Schritte des Doktorats, von der Zulassung bis zur Promotion
• Korrespondenz und Kommunikation mit Doktorierenden, Professor:innen und internen Schnittstellen in Deutsch und Englisch
• Koordination und Zusammenarbeit mit den administrativen Leitungen der Doktoratsprogramme
• Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung von Projekten zur strategischen Weiterentwicklung des PhD Office und der Doktoratsstrukturen (z.B. Digitalisierung von Prozessen)
• Übernahme von Verantwortlichkeiten und Aufgabenpaketen in gegenseitiger Vertretung im Team

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungs- und Kommunikationskompetenz, mündlich und schriftlich, in Deutsch und Englisch
• Berufserfahrung: 3 Jahre
• Kenntnisse der Hochschulverwaltung von Vorteil, idealerweise im Bereich Doktorat oder Studienadministration
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Affinität zur Digitalisierung
• Proaktive, lösungsorientierte und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Teamfähigkeit

"Ein Ort, der Wissen schafft" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung."