Executive Assistant des Global Head of C&BD

Hauptverantwortlichkeiten: 

• Eigenständige Durchführung komplexer administrativer und organisatorischer Tätigkeiten, einschließlich operativer Berichterstattung, vertraulicher Dokumentenverwaltung, Datenbankadministration und Koordination von Meetings.
• Überwachung und Koordination der Managementunterstützung für das C&BD Leadership Team, Sicherstellung einer effektiven Nachverfolgung von Meilensteinen, Fristen und Ergebnissen.
• Planung und Durchführung globaler und lokaler Veranstaltungen  (Townhalls, Schulungen, Workshops), Gewährleistung einer nahtlosen Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern.
• Verwaltung von Finanz- und Beschaffungsprozessen, einschließlich Rechnungen, Bestellungen, monatlichen Rückstellungen, Querverrechnungen und Lieferantenanlage/-pflege in Ariba.
• Bereitstellung operativer Unterstützung für die Strategische Assistenz des Global Head of C&BD, Sicherstellung einer reibungslosen Umsetzung strategischer und administrativer Prioritäten.
• Sicherstellung der geschäftskritischen Abdeckung im erweiterten C&BD Business Support Team, einschließlich Betreuung und Schulung des kaufmännischen Auszubildenden.
• Anleitung und Koordination der Aktivitäten des C&BD-Administrations-Teams, Sicherstellung einheitlicher Standards und effizienter Aufgabenverteilung.
• Aufrechterhaltung einer hochwertigen Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung der Abstimmung über Funktionen und alle Managementebenen hinweg, einschließlich ECN und Board Office.
• Verwaltung temporärer Insider-Anfragen und Unterstützung der Vertraulichkeitssteuerung bei M&A- und BD&L-Projekten, einschließlich Durchführung des C&BD-Vertraulichkeitsprozesses.

Wesentliche Anforderungen: 

• Sehr starke Erfahrung als Executive Administrative Assistant in einem interkulturellen Umfeld, vorzugsweise bei Novartis oder einer ähnlich komplexen Organisation
• Nachgewiesene Expertise im Management komplexer Kalender und Reiseplanungen
• Erfahrung und Sicherheit im Umgang mit der Führungsebene des Executive Committee (ECN), Aufbau starker Beziehungen zum Netzwerk der ECN Executive Assistants, Erfahrung in der Koordination und Unterstützung von Führungsteam-Meetings und Veranstaltungen
• Außergewöhnliche organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten, Belastbarkeit und Fähigkeit, unter Druck gut zu arbeiten und konkurrierende Prioritäten zu managen
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten (Englisch und Deutsch)
• Fortgeschrittene Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Copilot, Chat GPT und andere KI-Tools)
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit höchster Diskretion zu behandeln
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit

Leistungen und Vergütungen: 

Lesen Sie unser Handbuch, um alle Möglichkeiten kennenzulernen, wie wir Sie persönlich und beruflich unterstützen: 

https://www.novartis.com/careers/benefits-rewards  

Engagement für Vielfalt & Inklusion:

Wir setzen uns für den Aufbau eines herausragenden, inklusiven Arbeitsumfelds und vielfältiger Teams ein, die die Patienten und Gemeinschaften, denen wir dienen, repräsentieren.

Barrierefreiheit und Unterstützung: 

Novartis verpflichtet sich, mit allen Personen zusammenzuarbeiten und angemessene Unterstützung bereitzustellen. Wenn Sie aufgrund einer medizinischen Erkrankung oder Behinderung eine angemessene Unterstützung für einen Teil des Einstellungsprozesses benötigen oder detailliertere Informationen zu den wesentlichen Funktionen einer Position erhalten möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an inclusion.switzerland@novartis.com und teilen Sie uns die Art Ihrer Anfrage sowie Ihre Kontaktdaten mit. Bitte geben Sie die Job-Requisitionsnummer in Ihrer Nachricht an. 

Warum Novartis: Menschen mit Krankheiten und ihre Familien zu unterstützen, erfordert mehr als innovative Wissenschaft. Es braucht eine Gemeinschaft von klugen, leidenschaftlichen Menschen wie Sie. Zusammenarbeit, Unterstützung und gegenseitige Inspiration. Gemeinsam Durchbrüche erzielen, die das Leben der Patienten verändern. Bereit, gemeinsam eine bessere Zukunft zu schaffen? https://www.novartis.com/about/strategy/people-and-culture

Leistungen und Vergütungen: Erfahren Sie, wie wir Sie persönlich und beruflich unterstützen.
Lesen Sie unser Handbuch (PDF 30 MB)