Administrative Assistenten - auf Abruf

Über den Job

Administrative Assistenten - auf Abruf

Die 1924 gegründete Internationale Schule Genf (Ecolint) beherbergt 4.500 Schüler im Alter von 3 bis 18 Jahren aus über 130 Nationen. Unsere 1.250 Mitarbeiter aus aller Welt verteilen sich auf unsere drei Campus (La Grande Boissière und der Campus des Nations in Genf, La Châtaigneraie im Kanton Waadt).

In unseren 7 Schulen profitieren unsere Schüler von einer internationalen Ausbildung und einer zweisprachigen Betreuung von sehr hoher Qualität.

Um unsere Mission „Schüler zu Weltbürgern zu erziehen, die den Mut und die Fähigkeit haben, gemeinsam eine gerechte und freudige Zukunft zu schaffen“ zu erfüllen, kann sich jedes Personalmitglied auf unsere hundertjährige Erfahrung, unseren ständigen Innovationswillen sowie unsere starken humanitären Werte stützen. Dank unseres Ecolint-Instituts engagieren wir uns, unserem Personal ausgezeichnete Weiterbildungsmöglichkeiten anzubieten.

Stiftung

ADMINISTRATIVE ASSISTENTEN - AUF ABRUF

Möglicher Einsatz auf einem der drei Campus für jede Mission (Dauer der Einsätze kann von einigen Stunden bis zu einigen Wochen/Monaten variieren).

Ziel der Stelle

Integration in ein Team innerhalb des administrativen Sekretariats der Primar- oder Sekundarschulen, unter der Verantwortung der/ des Sekretariatsleiters/in, der/ des Campusleiters/in oder der Stiftungsdienste.

Aufgaben

Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des Sekretariats durch administrative Aufgaben:

• Aufnahme- und Austrittsverfahren der Schüler
• Unterstützung bei den Aufnahmeakten der Schüler
• Schulische Korrespondenz (Briefe, Zeugnisse, E-Mails usw.)
• Organisation der Eltern-Lehrer-Treffen
• Bestellung von Material für die Abteilung und Nachverfolgung der Bestellungen
• Weitere administrative Aufgaben, insbesondere Übersetzungen, Erstellung von Tabellen und Präsentationen
• Und alle weiteren vom Sekretariat delegierten Aufgaben

Betreuung und Unterstützung der Kinder:

• Verfügbarkeit und Bereitschaft, bedürftige Kinder mit einer fürsorglichen Persönlichkeit zu begleiten
• Mitwirkung bei der Aufnahme der Schüler (Erstellung und Aktualisierung der Schülerakten)
• Erstellung und Pflege der elektronischen Akten aller neuen Schüler, einschließlich der Zeugnisse und weiterer ergänzender Dokumente

Erstellung von Anmeldebestätigungen und Zeugnissen

Sicherstellung der Aktualisierung und des ordnungsgemäßen Funktionierens der Technologien:

• Aktualisierung der verschiedenen Verteilerlisten
• Erstellung und Aktualisierung von Handbüchern

Unterstützung der Kommunikationsverwaltung und der Beziehungsentwicklung:

• Mitwirkung bei der Organisation von Schulveranstaltungen: Eltern-Lehrer-Treffen, Diplomverleihungen, Zeremonien, pädagogische Tage usw.

Erwartete Anforderungen an die Kandidaten

• Ausbildung im Sekretariat / Technisches Diplom im entsprechenden Bereich.
• Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung als administrativer Assistent.
• Bilingual Französisch/Englisch. Weitere Sprachen sind von Vorteil.
• Aufmerksame Persönlichkeit und Freude an der Arbeit mit kleinen Kindern.
• Teamfähigkeit und aktives Zuhören.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
• Beherrschung der ITK (Google-Umgebung).
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten zur Steigerung der Serviceleistung.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, Arbeit zu bewerten und Feedback zu geben.
• Initiative und Fähigkeit zur Lösung komplexer Probleme.

Die Bewerber werden gebeten, sich online zu bewerben und ihren Lebenslauf, drei Referenzen (darunter eine vom aktuellen oder letzten Arbeitgeber, der im Falle einer Einladung zum Gespräch kontaktiert werden kann) sowie ein Motivationsschreiben beizufügen. Die Bewerbung ist bis zum 27. Oktober 2025 an den Personalservice der Internationalen Schule Genf zu richten, unter Angabe der Referenz 100 008.

Hinweis

Die Internationale Schule Genf schätzt und fördert die Vielfalt ihres Personals. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Kandidaten mit unterschiedlichen Hintergründen und Erfahrungen. Die Schule verpflichtet sich sehr ernsthaft, das Wohl der Kinder zu schützen und zu fördern. Für jede ausgewählte Bewerbung werden strenge Verhaltens- und Kindesschutzprüfungen entsprechend der Stelle durchgeführt. Diese Kontrollen umfassen Vorabprüfungen bei früheren Arbeitgebern und Behörden.