Administrative Koordinator/in für Kart-Events

Über den Job

Administrative Koordinator/in für Kart-Events (Genf - Schweiz)

Schließen Sie sich der FIA an und tragen Sie zum erfolgreichen Ablauf von erstklassigen Kart-Meisterschaften bei. Als Administrative/r Koordinator/in für FIA Kart-Events spielen Sie eine zentrale Rolle bei der reibungslosen Vorbereitung und Durchführung von FIA Kart-Events und fungieren als wichtige Verbindung zwischen Verwaltung, Veranstaltern, Lieferanten und dem operativen Event-Team.

In dieser Rolle überwachen Sie die administrative Koordination internationaler Kart-Events und stellen sicher, dass alle regulatorischen, logistischen und organisatorischen Elemente den FIA-Standards entsprechen. Sie arbeiten in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld, unterstützen das operative Team und gewährleisten hohe Genauigkeit, Kommunikation und Stakeholder-Management.

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:

EVENT-VERWALTUNG, TEILNEHMER-VERWALTUNG & VORBEREITUNG

• Vorbereitung der Sportbestimmungen, Veranstaltervereinbarungen, Event-Dokumentation und Akkreditierungen.
• Validierung der Meldungen und fungieren als Hauptansprechpartner/in für Fahrer, Teilnehmer und ASN.
• Koordination der Event-Vorbereitung mit internen FIA-Abteilungen (Sport, Technik, Kommunikation, Kommerz).
• Leitung von Vorbereitungstreffen mit Veranstaltern und wichtigen Lieferanten zur Sicherstellung der vollständigen Event-Bereitschaft.

OFFIZIELLE & LIEFERANTEN-MANAGEMENT

• Fungieren als zentrale/r administrative/r Ansprechpartner/in für ernannte Offizielle und Koordination ihrer Reisen mit FIA Travel.
• Vorbereitung von Beraterverträgen und Pflege der Kommunikation mit Offiziersgruppen.
• Koordination mit Lieferanten und Dienstleistern, einschließlich Nachverfolgung und Ausschreibungsaktivitäten.

ALLGEMEINE ADMINISTRATIVE UNTERSTÜTZUNG

• Tägliche administrative Unterstützung der FIA Karting-Abteilung.
• Beitrag zur Verbesserung von Prozessen, Dokumentation und operativer Effizienz.

PROFIL:

• Abschluss in Sportmanagement, Management, Betriebswirtschaft oder vergleichbar.
• 2-4 Jahre Erfahrung in Event-Koordination oder allgemeiner Verwaltung, idealerweise im Motorsport oder einem internationalen Sportumfeld.
• Versiert im Umgang mit Office- und Kollaborationstools (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams).
• Hervorragende Organisationsfähigkeit, detailorientiert und in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.
• Klare und professionelle Kommunikation, sicher im Umgang mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern.
• Fließendes Englisch (schriftlich und mündlich) ist unerlässlich; weitere Sprachen sind von Vorteil.

Diese Position ist in den FIA-Büros in Genf angesiedelt und kann internationale Reisen zu 3 Veranstaltungen pro Jahr erfordern.

Bewerbungsschluss: 27. Februar 2026

Wenn Sie an dieser Position interessiert sind, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf und Ihr Motivationsschreiben im PDF-Format.

Die FIA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für den Aufbau einer vielfältigen und inklusiven Belegschaft einsetzt. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten.