Verwaltungsassistent (BE-ASR-ADM-2026-28-LD)

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit aufeinanderprallen. Dieser Prozess liefert den Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze.

Stellenbeschreibung

Einführung:

• Sie werden an der täglichen Verwaltung des Sekretariats der Controls Software & Services Gruppe (BE-CSS) mit besonderem Schwerpunkt auf Informations-, Kommunikations- und Organisationsdiensten mitwirken. 
• Die CSS-Gruppe stellt einer großen Nutzergruppe die Fernsteuerungen für verschiedene wissenschaftliche Einrichtungen bereit. Diese vielfältige Gruppe besteht aus bis zu 65 Mitgliedern aus 20 Nationen, darunter Studenten, Berufseinsteiger und erfahrene Fachkräfte.

Aufgaben:

• Erbringung von Front-Office-Dienstleistungen für alle Personalkategorien der Gruppe bei Ankunft, Abreise und während ihrer Anstellung, um die Einhaltung der Regeln und Verfahren der Organisation sicherzustellen. 
• Mitwirkung an den Aktivitäten des BE-CSS-Managementteams in Bezug auf Organisation und Teilnahme an regelmäßigen Sitzungen, Protokollführung und Pflege unterstützender Aktionslisten. 
• Persönliche Assistenz des Gruppenleiters (Termin- und Postfachverwaltung, administrative Unterstützung wie das Beantworten von Nachrichten in seinem Namen, Sammeln und Voranalysieren von Informationen, Nachverfolgung von Maßnahmen und Organisation von Meetings). 
• Verarbeitung oft vertraulicher Informationen in Form von E-Mails, Briefen, Verfahren, Präsentationen. 
• Organisation offizieller Dienstreisen und Veranstaltungen (Konferenzen, Workshops usw.). 
• Mitwirkung an der Inhaltsverwaltung der Website der Gruppe. 
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit der Gruppe. 
• Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungsassistenten und Vertretung dieser während deren Abwesenheit.

Qualifikationen

Höherer technischer Abschluss oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Allgemeine Verwaltung oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung im Multitasking als erste administrative Anlaufstelle für eine große Kundengemeinschaft. 
• Nachgewiesene Erfahrung in selbstständiger Arbeit sowie als aktives Mitglied eines Teams. 
• Nachgewiesene Erfahrung in der persönlichen Assistenz für eine Führungskraft.

Technische Kompetenzen:

• Kundenservice.
• Kenntnisse administrativer Regeln und Verfahren.
• Organisation und Management von Veranstaltungen.
• Sekretariatsarbeit.
• Umgang mit Office-Softwarepaketen.

Verhaltenskompetenzen:

• Ergebnisorientierung: strukturierte und organisierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben mit Blick auf Ergebnisse zu planen.
• Verantwortungsbewusstsein: gewissenhaftes und zuverlässiges Arbeiten; Einhalten von Zusagen.
• Effektive Kommunikation: rechtzeitige Informationsweitergabe an andere.
• Teamarbeit: Aufbau und Pflege konstruktiver und effektiver Arbeitsbeziehungen.

Sprachkenntnisse:

Gesprochene und geschriebene Englischkenntnisse mit der Bereitschaft, Französisch zu lernen.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsfrist:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 02.03.2026 um 23:59 CET erreichen.

Beschäftigungsbedingungen:

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Vollständig vor Ort

Jobgrade: 3-4

Referenznummer: BE-ASR-ADM-2026-28-LD

Arbeitsbereich: Unterstützende Dienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/r Assistent/in / Teamassistent/in

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt  (steuerfrei), das mit Ihren relevanten Berufsjahren steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Absicherung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen je nach individueller Situation.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten) je nach individueller Situation.
• Möglichkeit, den Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Anstellung.

Überblick über CERN – Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich wird!

Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu bahnbrechender Forschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, wobei jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zielstrebigkeit stärkt. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu werden, die die Grenzen des Wissens erweitert, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Werden Sie Teil unserer Mission, das Herz des Universums zu entdecken! MACHEN SIE MIT!

Mehr Informationen über uns hier: careers.cern