Chef-fe d'Unité de secrétariat pour le Département femme-mère-enfant

Administration

Chef-fe d'Unité de secrétariat pour le Département femme-mère-enfant

Le Département femme-mère-enfant (DFME) recherche un-e Chef-fe d'unité de secrétariat à 80% responsable des secrétariats médicaux et des desks de gynécologie-obstétrique.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le Département femme-mère-enfant (DFME) regroupe les Services de gynécologie, d'obstétrique, de néonatologie, de pédiatrie et de chirurgie de l'enfant et de l'adolescent. Plus de 1'500 professionnel-le-s travaille au sein de ce département. Nous prenons en charge les femmes tout au long de leur vie sur les plans gynécologiques, obstétricaux et psychosociaux, ainsi que les enfants de leur naissance à leur adolescence

Le secrétariat médical est le point de rencontre de nombreux professionnels autour de la prise en charge des patients. Votre mission est d'assurer la gestion, la coordination et le développement des secrétariats sous votre responsabilité, mais également d'assurer le lien indispensable entre les différents intervenants médicaux et services. A côté de cela vous participez au développement de l'organisation et aux démarches d'amélioration continue des services.

Mission

• Gérer les activités des secrétariats et desks sous votre responsabilité : organiser les tâches, suivre les délais, piloter les processus
• Diriger l'équipe de secrétaires : gérer le planning, les remplacements, les relations de travail et identifier les besoins et attentes des collaborateurs et développer leurs compétences
• Gérer le budget des collaborateurs de sa ligne hiérarchique
• Favoriser la communication : au sein du secrétariat et avec les autres services du département
• Garantir les bonnes pratiques dans sa ligne hiérarchique, analyser les processus et placer et proposer des améliorations.
• Participer aux différents projets de services.

Profil

• Expérience confirmée dans la gestion d'équipe dans le milieu de la santé
• Bonne connaissance de l'activité du secrétariat médical
• Fort esprit d'analyse et de synthèse
• Sens aigu du service, esprit d'ouverture et capacité d'écoute, excellentes facultés à communiquer
• Personnalité dynamique, autonome, orientée solutions et apte à s'intégrer rapidement dans une structure complexe
• Diplôme HES ou universitaire ou titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce, maturité commerciale et/ou diplôme de secrétaire médical, complété parfaitement par une formation en gestion ou gestion d'équipe de niveau universitaire
• Expérience exigée de quelques années dans un poste similaire (5 ans)
• Aisance rédactionnelle et orthographe sûre
• Maîtrise des outils informatiques usuels et intérêt à l'utilisation de nouveaux logiciels
• La connaissance des activités du CHUV et de ses outils informatiques institutionnels.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Mme Adeline Masson, Responsable des secrétariats et desks du DFME, au 021 314 07 04.

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce. Si pour des raisons techniques vous ne pouvez pas postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre unité Recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche au 021 / 314-85-70 de 08h30 à 12h00 et de 14h00 à 16h30.

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.