Stellvertretende Sekretärin oder stellvertretender Sekretär der Pflegeleitung - 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und sehen Sie sich unseren Rückblick 2025 an, indem Sie hier klicken.

Mit fast 1.400 Mitarbeitenden bildet die Abteilung für Rehabilitation und Geriatrie einen medizinischen Schwerpunkt, der sich auf ältere Menschen konzentriert und aus 6 Diensten an 5 Standorten besteht: Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour und Joli-Mont. Sie betreut akute Situationen, insbesondere dank der Notaufnahme des Spitals Trois-Chêne, altersbedingte spezifische Probleme, medizinische Rehabilitation und Palliativmedizin.

Stellenbeschreibung

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten und Ihrer Proaktivität tragen Sie aktiv zum reibungslosen Ablauf des Sekretariats bei. Sie übernehmen eigenständig die Terminverwaltung, die Bearbeitung von Telefonanrufen, der Korrespondenz sowie der Nachrichten des stellvertretenden Pflegeleiters oder der stellvertretenden Pflegeleiterin.

Sie bereiten Sitzungen vor, organisieren diese, verfolgen deren Verlauf und verfassen Protokolle von Kolloquien, Sitzungen und Arbeitsgruppen.

Im Umgang mit Microsoft 365 sind Sie sicher und schlagen Lösungen zur Verwaltung vor, die an die Bedürfnisse der Teams angepasst sind, und sorgen für deren Umsetzung und Nachverfolgung.

Sie sorgen für die Aktualisierung der Dienst-Übersichtstabellen, die Nachverfolgung der Aktivitäten des Personals und für einen reibungslosen Informationsfluss sowohl nach oben als auch nach unten.

Sie beteiligen sich auch an der Verwaltung und Planung von Schulungen, insbesondere durch die Nachverfolgung der Anmeldungen und den Versand der Einladungen.

Schließlich ermöglichen Ihnen Ihr Dienstleistungsbewusstsein und Ihre Vielseitigkeit, sich an die Bedürfnisse der Institution anzupassen und effektiv in verschiedenen Abteilungen tätig zu sein.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder einen Abschluss einer höheren Handelsschule. Eine ECDL-Zertifizierung, Advanced Level für Word und Standard Level für Excel, ist erforderlich.

Sie können auf mehrere Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Funktion zurückblicken.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über ausgezeichnete Schreibfähigkeiten.

Sie sind sehr versiert im Umgang mit Microsoft 365 sowie den HUG-Anwendungen; Kenntnisse der Software Vision RH sind von Vorteil. Sie sind auch mit kollaborativen Tools wie Teams, SharePoint und OneDrive vertraut.

Selbstständig und proaktiv sind Sie bekannt für Ihre Flexibilität, Ihr Organisationstalent und Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.

Sie können unvorhergesehene Situationen effizient bewältigen und gehen gelassen mit Stresssituationen um.

Schließlich zeichnen Sie sich durch ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit aus.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.05.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 11
• Vertrag: 6-monatiger befristeter Vertrag
• Bewerbungsfrist: 30.04.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau Christine Violet, stellvertretende Pflegeleitung, Tel. 0799 553 62 48

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG fördern Bewerbungen von Personen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen, im Rahmen ihres Engagements gegen Arbeitslosigkeit.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.