Learning & Talent Development Operations Officer (Befristeter Vertrag über 6 Monate)

Ihr Team

Corporate Functions umfasst die nicht-bankbezogenen Aktivitäten der Gruppe und beschäftigt mehr als 600 Mitarbeitende. Diese Funktionen werden von Spezialisten mit Fachwissen in allen Geschäftsbereichen ausgeführt und umfassen die Abteilungen Kommunikation, Compliance, Finanzen, Personalwesen, Informationssicherheit, Interne Revision, Recht, Risiko, Strategie & Projekte sowie Steuern.

Sie berichten an den Learning & Talent Development Operations Manager und arbeiten für die Pictet Academy in der Personalabteilung. Das Team unterstützt die Entwicklung der Mitarbeitenden der Gruppe und der Unternehmenskultur an unseren Standorten weltweit, indem es Bedarfe ermittelt und Lernlösungen umsetzt, um diese zu erfüllen. 

Ihre Rolle

Sie bieten operative und administrative Unterstützung für Schulungsprogramme und Initiativen innerhalb der Pictet Academy und der Learning & Talent Development (LTD) Gemeinschaft der Gruppe. Als zentrale Ansprechperson für lernbezogene Aktivitäten sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Lernprogramme, unterstützen Stakeholder, verwalten das LMS, erstellen Berichte und übernehmen das Kostenmanagement.

Diese Rolle bietet die Möglichkeit, zur Bereitstellung von Lernlösungen in der gesamten Gruppe beizutragen und dabei eng mit einem vielfältigen Netzwerk interner Stakeholder und externer Partner zusammenzuarbeiten.

Operationen, Administration und Berichterstattung
• Verwaltung des SAP SuccessFactors Learning Management Systems (LMS), einschließlich Kurs- und Klassenanlage, Einschreibungsmanagement, Lernenden-Support und Systemadministration.
• Tätigkeit als LMS-Koadministrator, Bereitstellung von First-Level-Support für Nutzer, Fehlerbehebung und Sicherstellung einer positiven Lernerfahrung.
• Zentrale Ansprechperson für lernbezogene Anfragen und administrative Anliegen, Gewährleistung eines hohen Serviceniveaus für interne Stakeholder.
• Unterstützung der LTD-Manager bei Kursplanung, Terminierung und Koordination.
• Umsetzung von Kommunikationsplänen für Schulungsprogramme und Nachverfolgung von Bewertungen und Feedback.
• Organisation der Schulungslogistik, einschließlich Raumreservierungen, Catering und Pflege gemeinsamer Dateien auf SharePoint.
• Erstellung und Pflege von Schulungsberichten, Dashboards und operativen Kennzahlen.
• Technische Unterstützung für Nutzer von Lern- und Kollaborationsplattformen, darunter Klaxoon, Easygenerator und DataCamp.

Rechnungsstellung und Kostenmanagement
• Verwaltung des vollständigen Rechnungsprozesses, einschließlich Sammlung, Prüfung, Codierung und Weiterleitung an die Buchhaltungsabteilung.
• Überwachung des Rechnungsstatus und der Zahlungen über ESKER sowie Nachverfolgung offener Rechnungen bei Lieferanten.
• Erstellung von Kostenvoranschlägen und Kommunikation mit externen Schulungsanbietern und Lieferanten.
• Mitarbeit im Rechnungsprüfungsprozess für alle Ausgaben der Pictet Academy und Überprüfung der SAP-Berichterstattung.
• Beitrag zu vierteljährlichen Budgetüberprüfungen und Kostenverfolgungsaktivitäten.

Ihr Profil

• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer operativen Support-, HR-Administrations-, Lernadministrations- oder ähnlichen Funktion.
• Praktische Erfahrung in der Verwaltung eines Learning Management Systems (LMS) ist erforderlich.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Excel (SVERWEIS/XVERWEIS, Pivot-Tabellen, Datenvalidierung und Berichterstattung).
• Frühere Erfahrung im Bereich Learning & Talent Development, Trainingsadministration oder HR-Operations ist von Vorteil.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Erbringung eines kundenorientierten Services und der Unterstützung von Stakeholdern.
• Starke Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten effektiv zu managen.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, konkurrierende Anforderungen zu priorisieren und genaue Ergebnisse in einem schnelllebigen Umfeld zu liefern.
• Erfahrung im Rechnungsmanagement, Budgetverfolgung und Kostenschätzung.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.
• Hervorragende Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Teamorientiert, proaktiv und serviceorientiert.
• Erfahrung mit Reporting- und Datenanalysetools.
• Erfahrung mit Unternehmenssystemen und digitalen Lernplattformen. Kenntnisse in SAP SuccessFactors Learning, JIRA, ESKER und SharePoint sind von Vorteil.
• Schriftliche und mündliche Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch.
• Wohnsitz in der Schweiz.

Die erfolgreiche Kandidatin/der erfolgreiche Kandidat ist agil, vielseitig und hoch organisiert, um Fristen einzuhalten, und verfügt über gute Problemlösungsfähigkeiten. Sie/Er ist bestrebt, ihre/seine Erfahrung in einem Team einzubringen, das ihre/seine vielfältigen Fähigkeiten und proaktive Herangehensweise schätzt. 

Hinweis

Referenz: LTDOO/CB/NF

Wir akzeptieren keine Lebensläufe über Agenturen.

Vielfalt & Inklusion

Pictet ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für ein diverses Umfeld einsetzt. Wir respektieren alle Individuen und streben deren Einbeziehung am Arbeitsplatz an.