Leiter oder Leiterin des Sekretariats - 80% bis 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken.

Die Stelle ist der Chirurgieabteilung zugeordnet. Diese Abteilung gewährleistet die Betreuung der Patientinnen und Patienten sowohl elektiv als auch in Notfällen. Sie stellt ein Exzellenzzentrum dar, nicht nur in der Schweiz, sondern auch in Europa in mehreren Bereichen und chirurgischen Fachgebieten.

Stellenbeschreibung

Als Leiter oder Leiterin des Sekretariats steuern Sie die administrativen Aktivitäten der Abteilungen für Herzchirurgie, plastische und rekonstruktive Chirurgie, Kiefer-Gesichtschirurgie, Thoraxchirurgie, Transplantation sowie des Abteilungspools und übernehmen die Führung und Koordination eines interdisziplinären Teams. Sie sind dem administrativ-finanziellen Leiter der Abteilung unterstellt und verantwortlich für die Organisation, Überwachung und den reibungslosen Ablauf der Sekretariate von fünf Abteilungen unter Einhaltung der abteilungs- und institutionellen Richtlinien.

In Ihrer Funktion als Leiter oder Leiterin des Sekretariats gewährleisten Sie die Gesamtleitung und den ordnungsgemäßen Betrieb des Sekretariats, indem Sie Qualität, Effizienz und Kontinuität der administrativen Leistungen sicherstellen. Sie führen, begleiten und motivieren mehrere Teams von Mitarbeitenden, die insbesondere aus medizinischen Sekretärinnen und Sekretären, medizinischen Assistentinnen und Assistenten sowie Verwaltungspersonal bestehen, und fördern dabei ein kooperatives Arbeitsklima und eine positive Teamdynamik.

In enger Zusammenarbeit mit den ärztlichen Abteilungsleitern tragen Sie zu einer reibungslosen Kommunikation zwischen den medizinischen und administrativen Teams bei und informieren diese regelmässig über Verfahren und Entwicklungen, die die Sekretariate betreffen. Sie gewährleisten die ordnungsgemässe Verwaltung der medizinischen Patientendossiers von deren Erstellung bis zur Aktualisierung und Ablage, einschließlich externer Dokumentation. Sie überwachen die Kontrolle und Fertigstellung der klinischen Dokumentation sowie die Einhaltung der institutionellen Anforderungen und Fristen.

Sie führen, motivieren und begleiten die Ihnen unterstellten Mitarbeitenden. Sie sorgen für die Angemessenheit der Ressourcen in Bezug auf die Arbeitsbelastung, verwalten die Dienstpläne und Vertretungen. Sie leiten Teamsitzungen, führen Beurteilungsgespräche und fördern die Kompetenzentwicklung des Teams, während Sie bei Bedarf operative Unterstützung leisten.

Sie überwachen die Kodierung, Abrechnung und den Kontakt mit den Versicherungen in Koordination mit den verantwortlichen Ärzten. Als administrative Ansprechperson sind Sie die Kontaktperson für den Kodierungsdienst bei allen Fragen zur klinischen Dokumentation. Sie beteiligen sich aktiv an Projekten der Abteilung oder Institution und tragen zur Schulung und Begleitung neuer Mitarbeitender sowie von Praktikanten und Lernenden bei.

Sie spielen auch eine zentrale Rolle bei der kontinuierlichen Verbesserung der Praktiken und Prozesse, indem Sie Massnahmen zur Steigerung der Effizienz des Sekretariats vorschlagen und umsetzen. In diesem Zusammenhang entwickeln und überwachen Sie relevante Leistungsindikatoren und sorgen für die Aktualisierung von Verfahren, Arbeitsmethoden und Referenzdokumenten.

Schliesslich fungieren Sie als bevorzugte Ansprechperson zwischen den medizinischen, paramedizinischen und administrativen Teams, um die Kommunikation, Koordination und den reibungslosen Austausch zu erleichtern. Sie können auch an bereichsübergreifenden Projekten teilnehmen, neue Mitarbeitende begleiten und das Team je nach Bedarf operativ unterstützen.

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination und Steuerung der medizinischen Sekretariate der fünf medizinischen Abteilungen sowie eines Abteilungspools unter Ihrer Verantwortung innerhalb dieses Aufgabenbereichs mit Entwicklungspotenzial.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine kaufmännische Matura oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ); ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär ist von Vorteil.

Sie haben eine Managementausbildung (CAS oder gleichwertiger Titel) absolviert.

Sie können auf mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Sekretariatsfunktion, vorzugsweise im medizinischen Bereich, zurückblicken.

Sie verfügen über 3 Jahre Erfahrung in der Teamleitung.

Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in IT-Anwendungen (ECDL Advanced Niveau für Word, Standard für Excel und Web). Kenntnisse in Software wie DPI, DPA, Opale, Winscribe und GRECO sind ein wichtiger Vorteil.

Sie beherrschen die französische Sprache in Wort und Schrift ausgezeichnet. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Sie verfügen ebenfalls über sehr gute Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich).

Sie besitzen ausgezeichnete Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten, die es Ihnen ermöglichen, in Notfallsituationen mit gutem Stressmanagement zu agieren.

Sie verfügen über eine gute Analysefähigkeit und Synthesefähigkeit. Sie sind eine durchsetzungsfähige, flexible und aufmerksame Persönlichkeit. Sie sind dynamisch und zeigen Anpassungsfähigkeit sowie Eigeninitiative, um den Sekretariaten der Abteilung Kohärenz zu verleihen. Für Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Verantwortungsbewusstsein anerkannt, wissen Sie Prioritäten zu setzen, mehrere Aktivitäten gleichzeitig zu koordinieren und ein Team in einem anspruchsvollen Umfeld zu begleiten. Ihre Führungsqualitäten, Ihre soziale Kompetenz und Ihre Fähigkeit, zu vereinen, fördern ein kooperatives und konstruktives Arbeitsklima.

Sie teilen auch Werte wie Vertrauen, Respekt, Teamgeist, Anerkennung sowie Gleichheit und Inklusion.

Der Aufgabenbereich der Stelle wird derzeit evaluiert und kann sich weiterentwickeln.

Zusätzliche Informationen

• Eintritt: nach Vereinbarung
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80% bis 100%
• Funktionsklasse: 14
• Vertrag: 12 Monate befristet (verlängerbar)
• Bewerbungsfrist: 15.06.2026
• Auskunft: Frau C. Rosset, Leiterin Administration und Finanzen, Tel. 022 372 77 70

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüssen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.