Office Manager:in 20-40%

Über den Job

Du liebst es, wenn alles rund läuft, das Büro glänzt und die Technik einfach funktioniert? Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, hast einen Blick fürs Detail und möchtest der gute Geist hinter den Kulissen eines dynamischen Unternehmens sein? Dann bist du bei Yousty genau richtig.

Yousty.ch ist das führende Berufsbildungsportal der Schweiz. Wir bringen Schüler:innen, Eltern und Lehrbetriebe zusammen und begleiten junge Menschen auf ihrem Weg in die Berufswelt.

Als Office Manager:in (20–40%) übernimmst du eine zentrale Rolle an der Schnittstelle zwischen Facility Management, IT-Basissupport und allgemeiner Organisation. Du sorgst dafür, dass unsere Büroinfrastruktur perfekt organisiert ist, unser Team optimal arbeiten kann und sich alle, von Mitarbeitenden bis zu Gästen, im Büro rundum wohlfühlen.

Dabei suchen wir keine Person, die nur nach Checkliste arbeitet. Wir suchen eine mitdenkende, zuverlässige und lösungsorientierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, gerne Dinge selbstständig anpackt und auch einmal über den eigenen Aufgabenbereich hinausblickt.

Deine Aufgaben 💥

Office-, Infrastructure- & Facility Management

• Tägliches Wohlfühl-Klima: Du stellst Sauberkeit, Ordnung, Materialverfügbarkeit und eine einladende Atmosphäre im gesamten Büro sicher.
• Partner- & Dienstleister-Koordination: Du koordinierst die Büroreinigung, die Verpflegung/Küche (Hygiene & Ablaufdaten) sowie die Wartung und Instandhaltung der Büroinfrastruktur.
• Vertrags- & Dokumentenverwaltung: Du verwaltest Mietangelegenheiten, Verträge und relevante Firmenunterlagen mit einer übersichtlichen, zugänglichen Struktur (physisch & digital).
• Lager- & Materialmanagement: Du steuerst Bestände von Büromaterialien, Kücheninventar und Verbrauchsgütern effizient und vorausschauend.

IT-Asset Management & Tech Support (1st Level)

• Geräte- & Hardware-Verwaltung: Du betreust unser IT-Equipment (Mac-Geräte, Zubehör, Drucker) von der Ausgabe über Inventarisierung und Wartung bis zur Rücknahme.
• Meeting-Technologie: Du übernimmst die Verwaltung, Einrichtung und den Support für unsere Logitech-Meeting-Systeme und hybriden Konferenzräume.
• Hands-on IT-Support: Du bist die erste Ansprechperson bei EDV-Fragen, kleineren technischen Problemen und organisierst Updates oder Reparaturen.

Das bringst du mit 🧠

Fachlich

• Du hast ein KV EFZ oder eine vergleichbare kaufmännische/administrative Ausbildung (z. B. im Bereich Office Management, Facility Management oder Administration).
• Du bringst Erfahrung in der Betreuung von IT-Hardware (Mac-Systeme, Drucker) und Videokonferenzsystemen (z. B. Logitech) mit.
• Du bist versiert im Umgang mit Google Workspace, MacOS und hast idealerweise Erfahrung mit digitalen Organisationstools wie Asana.
• Du hast praktische Kenntnisse im Vertragsmanagement, Dokumentenorganisation sowie Lager- und Mobilitätsverwaltung (SBB GA, Poolauto).
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und arbeitest sorgfältig und stilsicher.

Persönlich

• Ordnung & Organisation liegen dir: Du arbeitest selbstständig, extrem strukturiert und behältst auch bei vielen parallelen Pendenzen stets den Überblick.
• Du bist eine Macher:in: Du siehst, wo etwas fehlt oder Optimierungsbedarf besteht, und suchst direkt nach einer tragfähigen Lösung.
• Serviceorientierung: Mit deinem freundlichen, aufgeschlossenen Auftreten bist du eine geschätzte Ansprechperson für Teammitglieder, Gäste und externe Partner.
• Du denkst mit: Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern agierst vorausschauend und fragst bei Unklarheiten gezielt nach.
• Kommunikationsstärke & Teamgeist: Du denkst nicht in „Das gehört nicht zu meinen Aufgaben“, sondern in „Wie halten wir das Büro gemeinsam am Laufen?“.

Was dich bei uns erwartet 💙

Bei Yousty erwarten dich:

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum im Office Management
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und moderne Arbeitsplatzstrukturen aktiv mitzugestalten
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Du-Kultur
• Ein junges, motiviertes und unkompliziertes Team sowie regelmässige Teamevents
• Ein moderner Arbeitsplatz direkt am Hauptbahnhof Zürich
• Flexible Teilzeit-Möglichkeiten (20–40%), ideal vereinbar mit weiteren Projekten, Studium oder Familie

Bereit für den nächsten Schritt? 🎯

Wenn du Ordnung liebst, gerne Verantwortung übernimmst und Lust auf eine vielseitige Rolle in einem jungen, dynamischen Unternehmen hast, möchten wir dich kennenlernen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!