Assistent für Mobilitätsprojekte

Über den Job

Assistent für Mobilitätsprojekte (Genf - Schweiz)

Schliessen Sie sich der FIA im Herzen von Mobilität und Governance an und übernehmen Sie eine Rolle, in der administrative Exzellenz internationalen Fortschritt beeinflusst!

Als Assistent für Mobilitätsprojekte sind Sie das entscheidende administrative Rückgrat der Abteilung für Mobilität, Nachhaltigkeit & Tourismus. Dies ist eine Schlüsselrolle, in der Ihre Präzision sicherstellt, dass offizielle Prozesse eingehalten, Statuten befolgt und die grundlegende Verwaltung, die die globalen Mobilitätsentscheidungen der FIA vorantreibt, fehlerfrei ausgeführt wird.

Mit Sitz in Genf in einem dynamischen und internationalen Umfeld arbeiten Sie an den administrativen Lebenszyklen von Ausschüssen, koordinieren wirkungsvolle globale Arbeitsgruppen und unterstützen das Team mit einem umsetzungsorientierten, proaktiven Ansatz.

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:

Unterstützung der Governance und des Kommissionssekretariats

• Koordination der sorgfältigen administrativen Vorbereitung wichtiger Kommissions- und Satzungssitzungen, einschließlich WCAMT, ProCom, CHI und FMC.
• Vorbereitung, Zusammenstellung und Qualitätskontrolle offizieller Tagesordnungen, Geschäftspapiere, Präsentationen und mehrsprachiger Sitzungsunterlagen in enger Übereinstimmung mit internen Statuten und Prozessen.
• Erstellung von Sitzungs-Retroplänen, wobei während der intensiven Vorbereitungsphasen ein konzentrierter Fokus beibehalten wird, um eine rechtzeitige Verteilung der Unterlagen sicherzustellen.
• Koordination der Sitzungslogistik für virtuelle, hybride und persönliche Treffen.
• Pflege von Kommissionsunterlagen, Archiven, Anwesenheitslisten und Governance-Dokumentationen.
• Unterstützung bei Abstimmungsverfahren sowie Nachverfolgung von Entscheidungen und Aktionspunkten.
• Überprüfung und Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen und Aufzeichnungen.

Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams

• Administrative Unterstützung des Executive Assistant und des Führungsteams für Mobilität & Nachhaltigkeit.
• Unterstützung bei Reiseplanung, Terminplanung und Kalenderkoordination des Generalsekretärs für Automobilmobilität und Nachhaltigkeit.
• Hilfe bei der Vorbereitung von Konferenzplänen, Briefing-Materialien und logistischen Arrangements.
• Koordination der administrativen Aktivitäten des Teams.
• Unterstützung bei Ad-hoc-Administrationsanfragen und dringenden Prioritäten.

Koordination der Jugendarbeitsgruppe

• Koordination der Jugendarbeitsgruppe der Internationalen Historischen Kommission (CHI) und Unterstützung bei der Umsetzung ihres Arbeitsplans.
• Organisation monatlicher Sitzungen sowie Vorbereitung von Tagesordnungen und unterstützenden Materialien.
• Verfolgung des Fortschritts bei Initiativen der Arbeitsgruppe und Koordination der Mitwirkenden.
• Unterstützung bei der Entwicklung jugendorientierter Werkzeuge, Datenbanken, Gemeinschaften und Engagement-Initiativen.

Operative Verwaltung

• Koordination der Rechnungsverfolgung und Genehmigungsverfahren.
• Pflege von SharePoint-Seiten, Dokumentenarchiven und Team-Trackern.
• Unterstützung beim Wissensmanagement und der Dokumentenorganisation innerhalb der Abteilung.
• Koordination mit Finanzen, Veranstaltungen, Rechtsabteilung, Kommunikation und anderen internen Stakeholdern nach Bedarf.

PROFIL:

• Masterabschluss in Betriebswirtschaft, internationalen Beziehungen oder einem verwandten Bereich
• 2 bis 3 Jahre relevante Erfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder projektunterstützenden Rolle in einer internationalen Organisation oder einem mitgliedsbasierten Umfeld.
• Starke Organisationsfähigkeiten und aussergewöhnliche Detailgenauigkeit.
• Fortgeschrittene MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook.
• Erfahrung in der Koordination von Governance-Prozessen, Ausschüssen oder Sitzungen auf Führungsebene.
• Fähigkeit, grosse Dokumentationsmengen genau, termingerecht und vertraulich zu verwalten.
• Starke Fähigkeiten in der Koordination von Stakeholdern und Nachverfolgung.
• Komfortables Gleichgewicht zwischen routinemässigen administrativen Aufgaben und projektbasierten Initiativen.
• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich, Französischkenntnisse sind von Vorteil.

Bewerbungsschluss: 18. Juni 2026

Gewünschter Eintrittstermin: 1. August 2026

Wenn Sie interessiert sind, senden Sie uns bitte Ihre Bewerbung im PDF-Format!

Die FIA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für den Aufbau einer vielfältigen und inklusiven Belegschaft einsetzt. Wir begrüssen und ermutigen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten.