Junior Paralegal - Teilzeit 50 % (6 Monate)

VF Corporation sucht eine außergewöhnliche Junior Paralegal Teilzeit 50 % (6 Monate), die unser Legal Team mit Sitz in Stabio, Schweiz, verstärkt.

Lassen Sie uns über die Rolle sprechen!

Der Junior Paralegal bietet operative Unterstützung für das EMEA Legal Team, damit sich die Anwälte auf hochwertige juristische Arbeit konzentrieren können. Die Rolle ist Hauptverantwortlicher für die Vertragsabwicklungsprozesse – die Verwaltung eines hohen Volumens von etwa 70–90 Verträgen pro Woche end-to-end über Docusign – und ist verantwortlich für die Budgetverwaltung, einschließlich aller über Coupa erstellten Bestellungen für externe Anwaltskanzleien. Die Rolle pflegt zudem die Dokumentenmanagement-Infrastruktur des Teams, unterstützt bei juristischer Recherche und Gesellschaftsverwaltungsaktivitäten und fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen der Rechtsabteilung und internen Geschäftspartnern in der EMEA-Region.

Wie Sie einen Unterschied machen werden

Hauptverantwortlichkeiten:

Vertragsabwicklungsmanagement

• Verantwortung für den end-to-end Vertragsabwicklungsprozess via Docusign, Bearbeitung von ca. 70–90 Verträgen pro Woche mit Genauigkeit und innerhalb der vereinbarten Bearbeitungszeiten.
• Vorbereitung von Verträgen für die elektronische Unterschrift: Überprüfung der Routing-Logik, Zuweisung der Unterschriftenreihenfolge, Festlegung von Ablaufdaten und Auslösung der Ausführungszyklen.
• Überwachung des Unterschriftsstatus, Nachverfolgung ausstehender Unterzeichner, Lösung von Routing-Problemen und rechtzeitige Eskalation von Blockaden an den zuständigen Anwalt.
• Archivierung vollständig ausgeführter Vereinbarungen im vorgesehenen Dokumentenmanagementsystem (SharePoint / Vertragsarchiv) unter Einhaltung konsistenter Benennungs- und Metadaten-Standards.
• Koordination von Unterschriften in Papierform sowie Beglaubigung / Legalisierung von Dokumenten, wenn elektronische Ausführung nicht akzeptiert wird.
• Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung des Docusign-Workflows, einschließlich der Erstellung von Vorlagen und Prozessdokumentation.

Verwaltung des Rechtsbudgets & Bestellmanagement

• Hauptanwender von Coupa in der Rechtsabteilung für alle externen Anwaltsmandate: Erstellung von Bestellungen, Verwaltung von Bestelländerungen und Überwachung der Ausgaben im Rahmen genehmigter Budgets.
• Koordination mit der Finanzabteilung und externen Kanzleien zur Sicherstellung einer zeitnahen und korrekten Rechnungsstellung, Codierung und Genehmigung gemäß Unternehmensrichtlinien.
• Pflege eines Ausgaben-Trackers für externe Rechtskosten; regelmäßige Berichterstattung zum Budgetstatus an den General Counsel und relevante Budgetverantwortliche.
• Koordination der Aufnahme neuer externer Kanzleien in Beschaffungssysteme (Lieferantenanlage, Lieferantenformulare, Datenschutzvereinbarungen nach Bedarf).
• Unterstützung des jährlichen Rechtsbudgetplanungszyklus durch Konsolidierung historischer Ausgabendaten und Vorbereitung von Budgetvorlagen.

Kenntnisse & Anforderungen:

• Bachelor-Abschluss.
• Berufserfahrung als Assistent oder in einer ähnlichen Funktion.
• Praktische Erfahrung mit Docusign (oder einer gleichwertigen eSignature-Plattform) ist erforderlich; Erfahrung mit Coupa oder einem anderen P2P-/Beschaffungssystem ist sehr wünschenswert.
• Gut organisiert, mit starken Zeitmanagementfähigkeiten und der Fähigkeit, selbstständig zu handeln.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Italienisch.
• Diskretion und Vertraulichkeit.

Über VF

VF ist ein globales Bekleidungsunternehmen, das Menschen durch unsere Familie ikonischer Marken mit den Lebensstilen verbindet, die sie schätzen. Im Zentrum unserer Reise steht unser Zweck: Wir fördern Bewegungen nachhaltiger und aktiver Lebensstile zum Wohle der Menschen und unseres Planeten. Das ist unser Zweck. Er ist der Grund, warum wir jeden Tag zur Arbeit kommen. Unser Zweck vereint uns und führt uns dazu, unsere Ziele gemeinsam zu verfolgen. Das ist unsere Berufung. Erfahren Sie mehr unter vfc.com

Was wir Ihnen bieten

Wir setzen auf das Potenzial der Menschen, angetrieben von den Ideen, der Energie und dem Engagement unserer Mitarbeitenden. Deshalb bieten wir umfassende Leistungen, die das mentale, körperliche und finanzielle Wohlbefinden aller VF-Mitarbeitenden fördern. Wenn es um Benefits geht, sind wir das Rundum-Paket.

• Eine unterstützende, feedbackorientierte Kultur, in der Respekt und Integrität unser Handeln leiten
• Ein inklusives internationales Umfeld, in dem Menschen unterschiedlicher Herkunft, Lebensstile und Nationalitäten gerne zusammenarbeiten
• Teil einer ikonischen Lifestyle-Marke in einer Multi-Brand-, Multi-Länder-Organisation sein
• Firmeninternes Fitnessstudio mit Gesundheits- und Wellnessangeboten
• Eine Rabattkarte mit 50 % auf alle VF-Marken
• Breakout-Bereiche mit kostenlosen Heißgetränken

Free to Be, Inklusion & Diversität

Als zweckorientiertes, leistungsgetriebenes Unternehmen streben wir danach, eine Kultur der Zugehörigkeit zu fördern, die auf Respekt, Verbindung, Offenheit und Authentizität basiert. Wir verpflichten uns, einen Arbeitsplatz zu schaffen und zu erhalten, der die Vielfalt unserer Mitarbeitenden feiert und es ihnen ermöglicht, jeden Tag ihr authentisches Selbst einzubringen.

Wenn Ihnen gefällt, was Sie gelesen haben, und Sie Teil unseres Teams werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!