P&C / AS Assistent (w/m/d), 90-100 %, mit Sitz in Zürich

Über den Job

P&C / AS Assistent (w/m/d), 90-100 %, mit Sitz in Zürich

Helvetas ist eine Organisation, die auf Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe spezialisiert ist und in der Schweiz verankert ist. Unsere Vision ist eine gerechte Welt, in der alle Menschen den Verlauf ihres Lebens in Würde und Sicherheit selbst bestimmen und Umweltressourcen nachhaltig nutzen.

Für unsere Teams People & Culture (P&C) und Advisory Services (AS) mit Sitz in Zürich suchen wir ab 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung eine/n P&C / AS Assistent/in zur Verstärkung unserer Organisation.

IHRE HAUPTAUFGABEN

Wenn Sie gerne Struktur in abwechslungsreiche Arbeit bringen, Menschen und Teams unterstützen und wichtige Prozesse am Laufen halten, bietet Ihnen diese Rolle die Möglichkeit, in zwei dynamischen Abteilungen einer internationalen, sinnorientierten Organisation mitzuwirken.

Als P&C / AS Assistent/in werden Sie:

• hochwertige HR-Administration und Koordination über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus im Hauptsitz leisten und eine wichtige Rolle als Berufsbildner/in in unserem Ausbildungsprogramm übernehmen
• Advisory Services bei (inter)departementalen Prozessen, Informationsmanagement, digitalen Tools und Kommunikation unterstützen.

Sie erhalten eine abwechslungsreiche Rolle mit sinnvollem Verantwortungsbereich, engem Kontakt zu Mitarbeitenden und Führungskräften sowie anderen Assistent/innen und die Chance, praktische Verbesserungen mitzugestalten. Die Arbeit in P&C und Advisory Services verschafft Ihnen breite Einblicke in eine internationale Organisation, während interdepartementale Projekte und die Entwicklung von Auszubildenden Raum zum Lernen und Wachsen bieten. Sie werden Teil eines kollegialen Teams, das Initiative, Zuverlässigkeit und einen unterstützenden Teamgeist schätzt.

People & Culture Unterstützung (60 %):

• Mitarbeiteradministration: Erstellung von Arbeitsdokumenten, Pflege von Mitarbeiterdaten und -akten sowie Beantwortung administrativer Anfragen.
• Onboarding und Offboarding: Koordination von Eintritten, Austritten und internen Wechseln, inklusive Welcome Day, Onboarding-Plänen, Einführungsgesprächen und relevanten Informationen für Vorgesetzte.
• Unterstützung bei der Rekrutierung: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Verwaltung von Bewerbungen und Pflege der Rekrutierungsunterlagen für Schweizer Stellen.
• Ausbildung und Betreuung von Auszubildenden: Tätigkeit als Praxisbildner/in für Auszubildende während ihres Einsatzes in der P&C-Abteilung und als Berufsbildner/in am Standort Zürich, Koordination von Ausbildungsplänen, praktischen Einsätzen und Beurteilungen, Zusammenarbeit mit relevanten internen und externen Partnern sowie tägliche Anleitung und konstruktives Feedback.
• Teamunterstützung: Übernahme vereinbarter administrativer Vertretungen und Unterstützung bei der operativen Koordination.

Advisory Services Unterstützung (30–40 %):

• Abteilungs- und Direktionsunterstützung: Operative Unterstützung der AS-Direktion, Kalender- und Rechnungsmanagement, Planung von Veranstaltungen und Meetings, Koordination administrativer Angelegenheiten.
• Prozesse und Informationen: Pflege von Abteilungsprozessen und Plattformen; Unterstützung bei Leistungsbeschreibungen, Qualitätssicherung sowie Mitarbeiter-On- und Offboarding.
• Digitales Lernen: Mitleitung des globalen digitalen Onboarding-Projekts, Ansprechperson für FABO (E-Learning-Plattform) und Unterstützung der Helvetas-Mitarbeitenden.
• Kommunikation: Koordination des Newsletters, der Website-Aktualisierungen, Beraterprofile und weiterer Inhalte; Beantwortung interner und externer Anfragen und Anliegen.

IHRE QUALIFIKATIONEN

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation; Weiterbildung in HR, Berufsbildung, Administration oder Projektkoordination von Vorteil
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, inklusive erster Erfahrungen in der HR-Administration oder einer vergleichbaren Mitarbeiterdienstleistungsfunktion
• Serviceorientierte, kooperative und lösungsorientierte Persönlichkeit, die selbständig und effektiv in zwei Abteilungen arbeiten kann
• Starke Planungs- und Organisationsfähigkeiten mit strukturierter, präziser und proaktiver Herangehensweise an Prioritäten, Fristen und Nachverfolgung
• Erfahrung in der Erstellung von Dokumenten, Koordination von Prozessen und Umgang mit vertraulichen Informationen mit gesundem Urteilsvermögen und Diskretion
• Fähigkeit und Interesse, Auszubildende im Arbeitsalltag anzuleiten; frühere Betreuungserfahrung oder Bereitschaft zur Erlangung der erforderlichen Zertifizierung von Vorteil
• Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse, ergänzt durch gute Französischkenntnisse; Spanisch oder Italienisch sind von Vorteil
• Gute Microsoft 365-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint, sowie Sicherheit im Umgang mit neuen HR- und Kollaborationssystemen
• Erfahrung mit Rekrutierungsadministration, Mitarbeiterlebenszyklusprozessen, digitalen Lernplattformen, Intranets oder Wissensmanagementsystemen von Vorteil
• Interesse an internationaler Entwicklungszusammenarbeit und an der Zusammenarbeit mit Kolleg/innen aus unterschiedlichen beruflichen und kulturellen Hintergründen

UNSER ANGEBOT

Bei Helvetas sind Sie Teil einer sinnorientierten Organisation, deren Arbeit globalen Mehrwert schafft. Wir fördern eine fürsorgliche und kollaborative Kultur, die auf Vertrauen, Flexibilität und Verantwortlichkeit basiert. Sie wachsen in einem professionellen Umfeld, das Integrität, Empathie und kontinuierliches Lernen schätzt. → Wir kümmern uns. Wir engagieren uns.

Wir bieten eine abwechslungsreiche und sinnvolle Tätigkeit in einem motivierten Team mit attraktiven Arbeitsbedingungen. Sie können einen modernen Arbeitsplatz in einem multikulturellen Umfeld im Zentrum von Zürich erwarten.

BEREIT FÜR IHRE BEWERBUNG?

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) über unser Online-Portal ein. Für Fragen zu dieser Stelle wenden Sie sich bitte an Manuela Häfeli, Direktorin People & Culture, Tel. +41 44 368 65 99, oder besuchen Sie unsere Webseite www.helvetas.org.

Bitte beachten Sie, dass der Vertrag auf Schweizer Bedingungen basiert. Aufgrund der Schweizer Arbeitserlaubnisbestimmungen können nur Bewerbungen von Schweizer Staatsangehörigen, EU-Bürger/innen sowie aktuellen Inhabern einer Arbeitserlaubnis für die Schweiz berücksichtigt werden.