Direktions- und Verwaltungsratsassistenz (80 - 100 %)

Direktions- und Verwaltungsratsassistenz (80 - 100 %)

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Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Position der Direktionsassistenz, um das Team der Informatik ICT Aarau-Baden zu verstärken. In dieser abwechslungsreichen Rolle übernimmst du sowohl administrative Aufgaben zur Unterstützung der Geschäftsleitung im Bereich IT (ca. 80 %) als auch Assistenzaufgaben für den Verwaltungsrat der Informatik (ca. 20 %). Diese Stelle vergeben wir gerne auch an zwei Personen im Jobsharing, mit jeweils 40 % bis 60 %.

Wer sind wir?

Die ICT Aarau-Baden ist IT-Dienstleister im öffentlich-rechtlichen Umfeld für Städte, Gemeinden und Schulen. Gemeinsam mit den Verantwortlichen der digitalen Transformation unserer Kunden realisieren wir Informatik-Lösungen und stellen Betrieb sowie Support sicher. Unser Team besteht aus 24 Mitarbeitenden und 2 Lernenden.

Direktions- und Verwaltungsratsassistenz (80 - 100 %)

Deine Aufgaben umfassen:

Mit deinen sehr guten organisatorischen Fähigkeiten übernimmst du anspruchsvolle Kommunikations-, Informations- und Administrationsaufgaben sowie delegierte Aufgabenbereiche selbstständig und routiniert.

• Terminplanung und –verwaltung für die Direktion und den Verwaltungsrat (VR)
• Verantwortung der Direktions- und VR Korrespondenz (E-Mails, Anrufe)
• Verantwortung Postmanagement, Mitarbeit im Vertragsmanagement
• Erstellung und Ablage von Präsentationen für Direktion und VR
• Vorbereitung und Organisation von Kommunikation an verschiedene externe Stakeholder
• Mitarbeit bei der Erstellung von Dokumentationen, Kundenangeboten und Ausschreibungen
• Erarbeitung und Pflege von Inhalten der Webseite
• Organisation, Aufbau und Durchführung von Firmenanlässen
• Unterstützung bei der Organisation und Überwachung laufender Initiativen
• Empfang von Besuchern, Bereitstellung von Räumen
• Verantwortung administrativer Aufgaben bspw. Bestellung von Büromaterial, Bearbeitung von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei der Ausarbeitung von Controlling- und Jahresberichten

Anforderungen:

• Berufsausbildung und Erfahrung in der Administration mit ähnlichen Aufgaben
• Umfangreiche Kenntnisse in MS Office sowie in der Gestaltung von Präsentationen und Dokumenten
• Gute konzeptionelle Fähigkeiten, analytisches und vernetztes Denken mit technischer Affinität
• Hohe Kundenorientierung und Teamfähigkeit
• Diskretion, Zuverlässigkeit, selbstständige Arbeitsweise sowie gewandtes Auftreten sind für diese Tätigkeit unerlässliche Voraussetzungen

Was bieten wir:

• Gute Erreichbarkeit des Arbeitsorts in Aarau mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto
• Fairer Arbeitgeber mit Jahresarbeitszeit und weiteren Benefits
• Ein dynamisches und herzliches Team