Facility Assistant

Schellenberg Wittmer SA ist eine führende Schweizer Anwaltskanzlei mit über 160 Anwälten und Rechtsexperten. Unser Genfer Büro sucht derzeit eine/n:

Facility Assistant (Vollzeit, 8:00 bis 18:00 Uhr)

Die Stelle ist sofort oder nach Vereinbarung verfügbar.

Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Ablauf der Einrichtungen und Logistikdienste und spielen unter der Aufsicht unseres Facility Managers eine Schlüsselrolle bei der Aufrechterhaltung eines angenehmen und hochfunktionalen Arbeitsumfelds für unsere über 130 Mitarbeiter in Genf sowie der Qualität des angebotenen Service für unsere Kunden.

Ihre Aufgaben:

• Sortieren und Verteilen der gesamten eingehenden Post.
• Verwaltung des Büromateriallagers: Kontrolle und Organisation des Bestands, Bestellung von Materialien und Annahme von Lieferungen unter Einhaltung und Optimierung der Ihnen zugewiesenen Budgets (einschließlich Büromaterial und sonstiger Verbrauchsmaterialien).
• Mitwirkung bei der Instandhaltung des Gebäudes und seiner Ausstattung durch kleinere Reparaturen und Wartungsarbeiten oder Koordination von Arbeiten durch externe Dienstleister.
• Sicherstellung der Qualität der von der Firma erbrachten Dienstleistungen für die Gebäudepflege und Organisation spezieller Arbeiten.
• Als einer der Hauptansprechpartner für die Hausverwaltung fungieren und Interventionen koordinieren.
• Zusammenarbeit mit Ihrem Vorgesetzten zur Sicherstellung der Gebäudesicherheit und Zugangskontrolle.
• Zusammenarbeit mit Ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung zur Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften für die Mitarbeiter am Arbeitsplatz.
• Unterstützung bei der Organisation interner Veranstaltungen (Einrichtung von Besprechungsräumen, spezielle Materialien, Empfang usw.).
• Vorbereitung der Büros für neue Mitarbeiter und Verwaltung von Büroumzügen.
• Verwaltung von Archivierungsarbeiten (Transport physischer Akten an vorgesehene Orte, Erstellung jährlicher Vernichtungslisten) und Sicherstellung der Optimierung und Sicherheit der Archivflächen.
• Mitwirkung an Projekten im Bereich Gebäudesicherheit, Logistik und Implementierung interner Dienstleistungen für unsere Mitarbeiter.
• Ausführung aller weiteren Aufgaben im Zusammenhang mit allgemeinen Dienstleistungen, die oben nicht erwähnt wurden.

Ihr Profil:

• Ein Diplom in Betriebswirtschaft (EFZ oder gleichwertig).
• Erste erfolgreiche Erfahrungen im Bereich allgemeine Dienstleistungen und/oder gehobener Concierge-Service.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office: insbesondere Word, Excel und Outlook.
• Sicherer Umgang mit Zahlen (Budgetverfolgung, Preisverhandlungen, Überwachung usw.).
• Französische Muttersprache (oder mindestens C1-Niveau) mit guten Kenntnissen in gesprochenem und geschriebenem Englisch (mindestens B2).
• Handwerklich geschickt, autodidaktisch und vertraut mit verschiedenen Bautechniken.

Persönlich:

• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Dienstleistungs- und Verfügbarkeitsbewusstsein.
• Sie sind organisiert, präzise und engagiert, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
• Sie wissen, wie man Prioritäten erkennt und verwaltet und arbeiten selbstständig.
• Sie arbeiten gerne im Team und kooperieren leicht.

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben, Arbeitszeugnisse und/oder Empfehlungsschreiben), adressiert an Frau Jennifer Funk, HR Specialist, per E-Mail: jennifer.funk@swlegal.ch.

Es werden nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt, die dem oben beschriebenen Anforderungsprofil entsprechen.