Verantwortliche medizinische Sekretärin

Über den Job

Im Rahmen des Betriebs unseres medizinischen Bildgebungszentrums suchen wir eine verantwortliche Standortsekretärin, die operative Exzellenz mit Näheführung verbinden kann. Als wahres organisatorisches Rückgrat gewährleisten Sie die Leistungsfähigkeit des Sekretariats und vereinen Ihr Team um einen tadellosen Patienteneingang und ein hohes Serviceniveau.

Als Führungskraft vor Ort sind Sie für den reibungslosen Ablauf des Sekretariats im Zentrum sowohl organisatorisch als auch personell verantwortlich. Sie arbeiten eng mit der leitenden Radiologin und der leitenden TRM des Standorts zusammen, um eine reibungslose Patientenbetreuung und eine optimale Koordination der Aktivitäten sicherzustellen.

Das Team der Sekretärinnen um die Ziele des Zentrums zu leiten, zu mobilisieren und zu vereinen

Ein klares, wohlwollendes und anspruchsvolles Arbeitsumfeld schaffen

Teammeetings organisieren, für eine reibungslose Kommunikation sorgen und sensible oder konfliktträchtige Situationen managen

Ressourcen planen (Arbeitszeiten, Urlaub, Vertretungen) und die Servicekontinuität gewährleisten

Am Recruiting teilnehmen, die Integration sicherstellen und die Kompetenzentwicklung begleiten

Ziele setzen, Jahresgespräche führen und regelmäßiges, konstruktives Feedback geben

Die tägliche Arbeit des Sekretariats organisieren und überwachen

Wichtige Kennzahlen verfolgen (Telefonannahmequote, Wartezeiten, Patientenzufriedenheit, Terminkalenderfüllung)

Störungen erkennen und Korrekturmaßnahmen einleiten

Aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Werkzeugen beitragen.

Eine professionelle, persönliche und wohlwollende Begrüßung garantieren

Delikate Situationen und Patientenbeschwerden managen

Terminplanung optimieren und die Koordination mit den medizinischen Teams verbessern.

Die Qualität der Patientendossiers und die administrative Nachverfolgung kontrollieren

Die Abrechnung und Bearbeitung spezieller Fälle (Unfälle, Versicherungen) überwachen

Für den korrekten Gebrauch der Fachsoftware und die Einhaltung der Verfahren sorgen.

Die Teilnahme des Teams am Gruppen-Callcenter organisieren

Eng mit den Verantwortlichen des Zentrums zusammenarbeiten

Zur laufenden Verwaltung des Standorts beitragen (Organisation, Logistik, Arbeitsumfeld).

Diplom als medizinische Sekretärin oder gleichwertige Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wird akzeptiert

Managementausbildung von Vorteil.

Mindestens 5 Jahre Erfahrung im medizinischen Sekretariat, idealerweise in der Radiologie

Nachgewiesene Erfahrung in der Teamleitung oder ausgeprägtes Führungspotenzial.

Führungskompetenz ist für diese Position entscheidend:

Fähigkeit zu vereinen, zu entscheiden und zu delegieren

Sicher im Feedback, Konfliktmanagement und Veränderungsbegleitung

Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und vorbildliche professionelle Haltung

Ihr Profil wird ergänzt durch:

Exzellente Beherrschung der Abläufe im medizinischen Sekretariat

Patientenorientierung und tadellose Kommunikation

Organisationstalent, Genauigkeit, Stressresistenz und Prioritätensinn

Beherrschung von IT-Tools und Fachsoftware

Kenntnisse des Schweizer Gesundheitssystems.

Sie führen nicht nur ein Sekretariat: Sie geben die Richtung vor, strukturieren die Organisation und schaffen die Voraussetzungen für einen leistungsfähigen und menschlichen Service. Ihre Fähigkeit, operative Steuerung und Teamführung zu verbinden, wirkt sich direkt auf die Qualität des Patientenwegs und die Dynamik des Zentrums aus.