Assistenz der Geschäftsführung

Über den Job

Assistenz der Geschäftsführung

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine talentierte und hocheffiziente Assistenz der Geschäftsführung, die einen unserer leitenden Führungskräfte bei seinen täglichen Aktivitäten unterstützt. Diese wesentliche Rolle trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des leitenden Geschäftsführers und seines Verantwortungsbereichs umfassend erfüllt werden und alle notwendigen Aktivitäten und Interaktionen mit der erforderlichen Vertraulichkeit erledigt und abgeschlossen werden.

Hauptverantwortlichkeiten

End-to-End-Organisation und Priorisierung der Agenda eines Mitglieds der Geschäftsführung, Ausbalancierung der Präsenz und Zeit des Mitglieds der Geschäftsführung für die Bedürfnisse, die sich aus verschiedenen Rollen und Aufgaben ergeben (institutionelle Rolle als Mitglied der Geschäftsführung sowie Mandate in Governance-Gremien anderer Einheiten, Lenkungsausschüsse usw.)

Priorisierung und Kategorisierung von Meeting-Anfragen basierend auf den Vorgaben des Mitglieds der Geschäftsführung und in Abstimmung mit dem Office Manager des Mitglieds der Geschäftsführung

Regelmäßige Aktualisierung des Meeting-Protokolls (Informationen in die Datenbank eingeben und aktualisieren)

Sicherstellung der Verfügbarkeit von unterstützenden Dokumenten und Hintergrundmaterialien für die Meetings (Hochladen im dedizierten Unternehmens-Tool oder, falls gewünscht, Vorbereitung von Handouts)

Überwachung von Fristen und Sicherstellung ausreichender Vorbereitungszeit für wichtige Präsentationen, Meetings, Projekte, Reisen und bevorstehende Geschäftsinitiativen

Einrichtung und Verwaltung von Papier- oder elektronischen Ablagesystemen, Erfassung von Informationen, Aktualisierung von Unterlagen oder Pflege von Dokumenten wie Anwesenheitslisten, Korrespondenz oder anderem Material

Mitwirkung bei der Überwachung von Fristen in Zusammenarbeit mit dem Office Manager des Mitglieds der Geschäftsführung

Organisation von Buchungen und Geschäftsreisen für das Mitglied der Geschäftsführung (einschließlich enger Nachverfolgung von Transfers, Check-in und allen relevanten Arrangements)

Abwicklung der Spesenabrechnungen für das Mitglied der Geschäftsführung

Überprüfung des internen Abwesenheits- und Reisegenehmigungssystems (als Delegierter des Mitglieds der Geschäftsführung im Unternehmens-Tool)

Bearbeitung/Prüfung der täglich eingehenden Post an das Mitglied der Geschäftsführung: Öffnen, Sichten und Weiterleitung an die zuständigen Einheiten/Verantwortlichen oder Sammlung relevanter Informationen zur Sicherstellung zeitnaher Antworten und interner Informationsflüsse

Fähigkeiten und Erfahrung

Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung mit direkter Berichtslinie an das obere Management

Starke organisatorische Fähigkeiten, Projektmanagement und Problemlösungskompetenz mit tadellosen Multitasking-Fähigkeiten

Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten, Zeitmanagement, starke Kommunikations- und aktives Zuhörvermögen, Flexibilität

Freundliches und professionelles Auftreten

Teamfähigkeit und Zusammenarbeit

Sprachen: Englisch ist Pflicht, Italienisch & Französisch und/oder Deutsch sind von Vorteil

Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse mit der Fähigkeit, sich firmenspezifische Programme und Software anzueignen