Sekretärin / Sekretär der Einheit 60 %

Einleitung

Die UNIL ist eine international führende Bildungs- und Forschungseinrichtung mit fast 5'000 Mitarbeitenden und 17'000 Studierenden, verteilt auf den Campus Dorigny sowie die Standorte CHUV und Epalinges. Als Arbeitgeber fördert sie Exzellenz, Anerkennung der Personen und Verantwortung.

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Vorstellung

Da die bisherige Stelleninhaberin in den Ruhestand tritt, sucht die Fakultät für Sozial- und Politikwissenschaften für ihr Institut für Politikwissenschaft (IEP) eine:

SEKRETÄRIN / SEKRETÄR DER EINHEIT 60 %

Stellenbezogene Informationen

Arbeitsbeginn: 01.09.2026 oder nach Vereinbarung

Vertragsdauer: Unbefristet

Beschäftigungsgrad: 60 %

Arbeitsort: Gebäude Géopolis - UNIL-Mouline - Lausanne

Ihr Profil

Inhaber/in eines kaufmännischen EFZ (oder eines als gleichwertig erachteten Titels) mit etwa 5 Jahren Berufserfahrung in einem dynamischen Umfeld, idealerweise im akademischen Bereich, zeichnen Sie folgende Stärken aus:

• ausgeprägter Dienstleistungssinn und leichter Umgang mit Menschen unterschiedlicher Herkunft;
• gutes Prioritätenmanagement, strukturierte Arbeitsweise, Genauigkeit und Flexibilität bei der Ausführung sehr unterschiedlicher und oft gleichzeitiger Aufgaben;
• Vielseitigkeit: Sie fühlen sich sowohl mit Zahlen als auch mit Worten wohl, arbeiten gerne selbstständig wie im Team;
• Dynamik und intellektuelle Neugier: Sie möchten neue Kompetenzen erwerben und sich ständig über Verfahren und Innovationen im Zusammenhang mit Arbeitsmitteln informieren;
• Beherrschung der IT-Tools (Word Suite, SAP, Jahia, FMPro, DépôtDoc, DocSeries);
• Freundlichkeit und Bereitschaft, sich mit Kolleginnen und Kollegen zu engagieren;
• Englisch in Wort und Schrift erforderlich. Eine weitere Sprache ist von Vorteil.

Ihre Tätigkeiten

Sie sind Teil eines vierköpfigen Teams, das die administrative Unterstützung unseres Instituts sicherstellt. Sie sind die Ansprechperson für alle administrativen Belange des Instituts, der Fakultät und der Universität.

Sie übernehmen zudem die administrative Betreuung der Ihnen zugeteilten vier Forschungseinheiten (UR) (CRHIM, CWP, OVPR, OBELIS).

Ihr Engagement umfasst vielfältige administrative Aufgaben in Verbindung mit:

• dem allgemeinen Sekretariat: Empfang des Sekretariats und Bearbeitung administrativer Fragen für den reibungslosen Betrieb des Instituts: Postverteilung, Empfang und Auskunftserteilung für Mitarbeitende, Organisation der Papier- und elektronischen Ablage verschiedener Dokumente (GED, Sharepoint), Aktualisierung von Anschlagtafeln, Teilnahme an Sitzungen, Protokollführung, Layout von Dokumenten usw.;
• der Kommunikation: Aktualisierung von Webseiten, Veröffentlichung von Neuigkeiten für die betreffenden UR, Mitorganisation wissenschaftlicher Veranstaltungen, Organisation von Aufenthalten, Hotelbuchungen usw.;
• den Finanzen: Erstellung, Kontrolle oder Prüfung von Spesenabrechnungen, Rechnungen, Entschädigungen, Buchungen, Erstellung von Finanzprojektionen für die Ihnen anvertrauten UR-Fonds und deren Nachverfolgung mit den Projektverantwortlichen, Überprüfung von Konten und laufenden Rechnungszahlungen;
• der Lehre: Überprüfung von Einschreibungen, Aktualisierung der Datenbanken für Lehrassistenz (SylviaAcad, Unisciences), Sammlung, Vorbereitung, Zusammenführung und fristgerechter Druck von Prüfungsunterlagen für die Dekanatsübermittlung, Vorbereitung oder Aktualisierung von Aufsichtstabellen, diverse Aufgaben im Zusammenhang mit der Prüfungsorganisation usw.;
• der Verwaltung des Instituts: Verwaltung des Wirtschaftsbetriebs, der Kopierer, des kleinen elektronischen Leihmaterials, Zugang zu Räumen, Beschilderung. Aktualisierung des Inventars. Verwaltung der Cafeteria des Instituts und der Reservierungen der Konferenzräume.

Ihre Vorteile

Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem multikulturellen und vielfältigen akademischen Umfeld.
Weiterbildungsmöglichkeiten, eine Vielzahl von Aktivitäten und weitere Vorteile warten darauf, entdeckt zu werden.

Weitere Informationen unter unil.ch/travailler

Für weitere Auskünfte

Frau

Martine Kläy

Administratorin

Tel.: 0041 21 692 31 40

Ihre Bewerbungsunterlagen

Bewerbungsschluss: 25.05.2026

Wir bitten Sie, Ihre vollständigen Unterlagen im Word- oder PDF-Format einzureichen.
Berücksichtigt werden nur Bewerbungen, die über diese Webseite eingereicht werden.

Wir danken für Ihr Verständnis.

Die vom Auswahlkomitee für ein Gespräch ausgewählten Personen werden direkt von uns kontaktiert, um einen Termin am Donnerstag, 4. Juni 2026, zu vereinbaren.

Stellenbeschreibung

Klicken Sie hier , um die Stellenbeschreibung anzuzeigen.

Bemerkungen

Die UNIL verpflichtet sich:
•    Für Gleichstellung, Vielfalt und Inklusion innerhalb ihrer Gemeinschaft;
•    Ein offenes, respektvolles und förderliches Umfeld für Entfaltung zu gewährleisten;
•    Günstige Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit der verschiedenen Lebensbereiche zu bieten.

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