Executive Assistant CPCO

Über den Job

Executive Assistant CPCO

Zürich, CH, 8005

Über die Rolle

Die Executive Assistant des Chief People & Culture Officer (CPCO) und VP Global Total Reward bietet hochrangige administrative und organisatorische Unterstützung, um eine effektive Führung und reibungslose tägliche Abläufe zu ermöglichen. Als vertrauenswürdige Partnerin sorgt diese Rolle für eine effiziente Koordination, klare Kommunikation und starke Einbindung der Stakeholder.

Über die Unterstützung des CPCO hinaus leitet die Executive Assistant das Zurich Assistant Network, fördert Best Practices, betreut Kolleginnen und Kollegen und fungiert als zentrale Koordinationsstelle für interne Stakeholder.

Wesentliche Verantwortlichkeiten umfassen

Executive Support

• Verwaltung und Optimierung der Agenda des CPCO, um sicherzustellen, dass Zeit den Prioritäten mit dem höchsten Wert zugewiesen wird
• Koordination komplexer Terminplanungen, Vorbereitung von Briefing-Materialien und Sicherstellung rechtzeitiger Nachverfolgungen
• Organisation aller Reisevorbereitungen, einschließlich Flüge, Unterkunft, Transport und Visabestimmungen
• Verwaltung von Rechnungen, Lieferantenanmeldung und Spesenabrechnung für den CPCO
• Vorbereitung von Materialien, Präsentationen und Dokumentationen für interne und externe Anlässe

Stakeholder- & Kommunikationsmanagement

• Fungieren als professionelle und vertrauenswürdige Ansprechperson für interne und externe Stakeholder
• Aufbau starker Arbeitsbeziehungen auf allen Organisationsebenen
• Sicherstellung klarer, zeitnaher und effektiver Kommunikation zwischen dem CPCO, Führungsteams und wichtigen Partnern
• Wahrung höchster Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen HR- und Organisationsangelegenheiten

Betriebliche & Teamunterstützung

• Organisation der jährlichen Chairman’s Awards
• Unterstützung bei der Organisation von Teamevents, Führungstreffen und Offsites
• Koordination des Onboardings für neue Mitarbeitende, einschließlich Agenda und Integrationsunterstützung
• Verfolgung wichtiger Ergebnisse, Nachverfolgung von Aufgaben und Förderung operativer Exzellenz innerhalb des HRLT

Führung innerhalb der Assistant Community

• Leitung des Zurich Assistant Network, Förderung von Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung
• Mentoring von Kolleginnen und Kollegen, Teilen von Best Practices und Beitrag zum Aufbau einer starken, zusammenhängenden Assistant Community
• Fungieren als zentrale Koordinationsstelle für Assistentinnen und Assistenten, die Führungskräfte unterstützen

Über Sie

• Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung als Executive Assistant (Direktionsassistentin) oder gleichwertig
• Mindestens 7–10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in schnelllebigen, multinationalen Umgebungen
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von C-Suite-Führungskräften, idealerweise im HR- oder mitarbeiterzentrierten Bereich
• Fließend in Deutsch und/oder Schweizerdeutsch sowie Englisch; weitere Sprachen sind von Vorteil
• Starke IT-Kenntnisse, insbesondere im Microsoft 365-Umfeld
• Erfahrung in komplexen, matrixorganisierten Unternehmen mit mehreren Stakeholdern
• Erfahrung mit Concur, SAP, SuccessFactors und ServiceNow
• Vertrautheit mit HR-Prozessen, Terminologie und Organisationsdynamiken
• Erfahrung in der Leitung oder Mitarbeit in einem Assistant Network oder einer Community of Practice

Job Segment: Administrative Assistenz, Executive Assistant, Sekretariat, Zweisprachig, Administration