Koordinator/in für Verwaltung & Back Office (m/w/d) 100%

Über den Job

Halten Sie die Verwaltung, Finanzen, Personal und Büroabläufe reibungslos am Laufen – mit einer abwechslungsreichen Rolle, viel Verantwortung und direktem Kontakt zum Management.

Koordinator/in für Verwaltung & Back Office (m/w/d) 100%

Standort: Lausanne | 100% | Vor Ort | Beginn: So bald wie möglich oder nach Vereinbarung

Für einen unserer Kunden, ein dynamisches Unternehmen im Biotech- / Gesundheitssektor, suchen wir eine zuverlässige und gut organisierte/n Koordinator/in für Verwaltung & Back Office (m/w/d). In dieser vielseitigen Rolle sind Sie ein zentraler Ansprechpartner für administrative, finanzielle und organisatorische Angelegenheiten und sorgen dafür, dass der tägliche Betrieb reibungslos und effizient läuft.

• Verwaltung der täglichen administrativen und Back-Office-Aktivitäten, einschließlich Firmenunterlagen, Verträge und interne Dokumentation

• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen sowie Vorbereitung der Unterlagen für Buchhaltung, Treuhanddienstleistungen und Schweizer Mehrwertsteuerberichterstattung

• Unterstützung der Personalverwaltung und Koordination von Onboarding und Offboarding, einschließlich Zugänge, Ausstattung und Dokumentation

• Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs und Koordination von Lieferanten, Einkäufen, Ausstattung, Wartung und externen Dienstleistern

• Unterstützung des Managements bei Meetings, Terminplanung, Reiseorganisation und allgemeiner Koordination

• Aktualisierung von Website-Inhalten, Präsentationen und Firmenmaterialien sowie Unterstützung von LinkedIn und anderen Kommunikationskanälen

• Überwachung von Fristen, offenen Aufgaben, Verträgen und laufenden administrativen Themen, um sicherzustellen, dass nichts untergeht

• Sie verfügen über Erfahrung in Verwaltung, Back Office, Buchhaltung, Office Management oder einer ähnlichen Funktion

• Sie haben gute praktische Kenntnisse in Rechnungsstellung, Spesen, Buchhaltung und Kostenverfolgung

• Sie haben Erfahrung mit Personalverwaltung und Mitarbeitereinführung

• Sie sind sicher im Umgang mit Excel oder Google Sheets und fühlen sich im Umgang mit digitalen Tools wohl

• Sie sind strukturiert, proaktiv, selbstständig und detailorientiert und können mehrere Themen gleichzeitig managen

• Sie verfügen über starke schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; Französisch ist sehr wünschenswert

• Erfahrung in einem Startup, Biotech, Medtech, Gesundheits- oder technischen Umfeld ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position, die Verwaltung, Finanzen, Personal, Office Management und Kommunikation abdeckt

• Ein hohes Mass an Autonomie und Verantwortung mit der Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsabläufe aktiv mitzugestalten

• Direkte Zusammenarbeit mit Management und einer Vielzahl interner und externer Stakeholder

• Eine zentrale bereichsübergreifende Rolle mit Einblick in verschiedene Geschäftsbereiche

• Ein dynamisches und modernes Arbeitsumfeld in Lausanne

• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und administrative Prozesse zu verbessern

• Eine Rolle, in der Ihre Organisation, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative direkten Einfluss auf das Unternehmen haben

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einer vielseitigen Rolle einzubringen und einen direkten Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäfts unseres Kunden zu leisten. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!