Administrative Assistenz

Besuchen Sie unsere Karriereseite , um mehr über unsere aktuellen Stellenangebote zu erfahren und Ihre vielversprechende Zukunft zu gestalten.

Für unseren Standort in Glattbrugg Zürich suchen wir derzeit eine/n

Administrative Assistenz

Unter der Leitung der Senior Executive Assistant bietet die Administrative Assistenz umfassende administrative Unterstützung, um einen reibungslosen Tagesablauf für ein Team oder eine Abteilung sicherzustellen. Diese Rolle umfasst die Verwaltung von Kalendern, die Koordination von Reisen, die Organisation von Meetings sowie die Vorbereitung von Dokumenten und Berichten. Die Assistenz fungiert als wichtiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder, bearbeitet Korrespondenz, pflegt Ablagesysteme und unterstützt bei Onboarding-Aktivitäten. Starke organisatorische Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und Kenntnisse in MS Office sind für den Erfolg in dieser Position unerlässlich. Diese Rolle berichtet an: Senior Executive Assistant.

Administrative Unterstützung 

• Verwaltung von Kalendern, Terminplanung über mehrere Zeitzonen hinweg, Vorbereitung von Agenden, Reservierung von Besprechungsräumen und Organisation von Catering bei Bedarf. Koordination mit anderen administrativen Mitarbeitern und Teilnehmern zur Bestätigung der Verfügbarkeit. 

Event- & Projektkoordination 

• Planung und Verwaltung von Sonderprojekten und Veranstaltungen, einschließlich globaler Meetings und projektbezogener Sitzungen. 
• Organisation von Räumlichkeiten, Catering, Einladungen und Reisen für interne und externe Teilnehmer. 
• Überwachung und Kontrolle von Veranstaltungsbudgets. 
• Vorbereitung von visuellen Präsentationen und Meetingmaterialien nach Bedarf. 

Meeting-Unterstützung                                                                                    

• Organisation und Unterstützung von Führungstreffen, einschließlich Vorbereitung von Materialien, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen. 

Projektunterstützung

• Erfassung und Organisation von Projektdaten, Nachverfolgung offener Punkte und fungieren als Schnittstelle zwischen den Teams. 

Besucherkoordination 

• Begrüßung von Besuchern, Verwaltung des Zugangs und Sicherstellung angemessener Vorkehrungen. 
• Ausführung weiterer zugewiesener Aufgaben. 

Ausbildung 

• Abitur oder gleichwertige berufliche oder technische Ausbildung. 
• Bachelor-Abschluss oder Abschluss einer Fachhochschule von Vorteil. 

Erfahrung 

• 1-2+ Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung, vorzugsweise in der Pharmaindustrie. 

Kompetenzen 

• Technische Kenntnisse: Fähigkeiten im Umgang mit der Microsoft Office Suite und die Fähigkeit, Systeme/Datenbanken zu erlernen. 
• Zeitmanagement: Nachgewiesene Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren. 
• Fähigkeit, mehrere laufende Aktivitäten zu managen und selbstständig oder im Team zu arbeiten. 
• Detailorientiert.
• Starke Kundenorientierung mit der Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung. Bewerbungen müssen ein Motivationsschreiben und einen Lebenslauf sowie Referenzschreiben und Kopien relevanter Zeugnisse und/oder Diplome in der Originalsprache enthalten. Bitte fügen Sie alle diese Dokumente zusammen mit dem Lebenslauf in einem Dokument bei.

Was wir bieten

Wir möchten, dass Sie sich bei CSL wohlfühlen. Das ist wichtig und Sie sind es auch. Erfahren Sie mehr darüber, was wir bei CSL bieten .

Über CSL Behring

CSL Behring ist ein weltweit führendes Unternehmen, das hochwertige Therapeutika für Menschen mit seltenen und ernsten Krankheiten entwickelt und vertreibt. Mit unseren Medikamenten für die Therapiegebiete Immunologie, Hämatologie, Herz-Kreislauf und Stoffwechsel, Atemwegserkrankungen und Transplantationsmedizin halten wir unser Versprechen, die Lebensqualität von Patienten in mehr als 100 Ländern zu verbessern. Erfahren Sie mehr über CSL Behring .

CSL soll so vielfältig sein wie die Welt, in der wir leben

Als globales Unternehmen mit Mitarbeitenden in über 35 Ländern steht CSL für Vielfalt, Fairness und Inklusion. Erfahren Sie mehr über Vielfalt, Fairness & Inklusion bei CSL.

Machen Sie mit Ihrer Arbeit bei CSL einen Unterschied!